15 januari 2020 -
Een nieuw jaar is aangebroken en u hebt als manager waarschijnlijk weer eindejaarsgesprekken met uw team gevoerd. Daarmee heb u afgelopen jaar effectief geëvalueerd in één sessie, toch? Of wie weet mag u dit nog deze maand doen en bent u nu de voorbereidingen aan het treffen. Want hoe vat u een jaar samen in maximaal een uurtje?
Dat is onmogelijk en moeten we dan ook gewoon niet meer doen, volgens Rob Rijbroek, directeur van ISBW. Het eindejaarsgesprek mag van hem de prullenbak in, althans als dit het enige beoordelingsmoment van het jaar is.
Manager als coach
Rijbroek: "Verschillende onderdelen en eigenschappen bepalen of iemand een goede manager is. Eén van die eigenschappen is dat de manager een coach moet zijn. Hij weet precies wat de valkuilen van verschillende medewerkers zijn, maar zeker ook wat hun sterke kanten zijn. Het draait om het naar boven halen van de talenten van medewerkers en het stimuleren hiervan. Zet de medewerker in een positie waar zijn talent echt benut wordt en waar valkuilen niet aan de orde van de dag zijn." Als coach van een voetbalteam is het ook niet genoeg om eens per jaar met uw spelers te evalueren. Elke training en wedstrijd wordt aangegrepen om de individuele prestaties en die van het team te optimaliseren. Hetzelfde moet gelden in een kantooromgeving. Rijbroek vult aan: "U kunt niet verwachten dat medewerkers goed functioneren als ze niet gedurende het jaar gestimuleerd worden. Het is dan al helemaal niet te verantwoorden als ze aan het einde van het jaar afgerekend worden op dingen die niet goed zijn gegaan. Tijdig bijsturen is onmisbaar in een organisatie."
Evaluatiegesprekken onder de loep
Er wordt al veel over geschreven, maar toch nemen veel bedrijven dit advies nog niet ten harte. Wellicht is dit omdat er nog weinig empirisch onderzoek is gedaan naar dit onderwerp. De General Electric Company deelde deze mening en liet een onderzoek uitvoeren naar de evaluatiegesprekken. 92 van deze gesprekken werden geëvalueerd. In deze gesprekken werden er in totaal 32 werkgerelateerde topics besproken. Hiervan waren er negentien positief en werd op dertien van deze topics een kritische noot aan de medewerker gegeven. De complimenten werden vooral gegeven op generieke punten, terwijl de kritiek werd behouden voor specifieke eigenschappen. Omdat er weinig constructieve kritiek werd gegeven, stelden de werknemers zich vaak verdedigend op. Rijbroek ergelijkt deze resultaten met die uit eigen onderzoek: "Uit ons Nationale Management onderzoek blijkt dat niet alle medewerkers het gevoel hebben te weinig complimenten te krijgen. Bijna twee op de vijf werkenden vindt dat zijn manager ruimhartig is met het geven van complimenten. Maar een ideale manager zou meer complimenten mogen geven dan de huidige manager doet, volgens veertig procent van de respondenten. Er is dus nog werk aan de winkel."
Rijbroekstelt dat evaluatiegesprekken momenteel vaak demotiverend zijn voor de werknemers. "De negatieve punten blijven toch langer bij dan de positieve punten. Uit het onderzoek van De General Electric Company blijkt dat medewerkers zich daadwerkelijk slechter voelen na een beoordelingsgesprek. Waar ze hun eigen performance vooraf gemiddeld op 77 van de 100 punten schaalden, was dit na het gesprek gemiddeld nog maar 65. Zulke gesprekken hebben dus duidelijk een negatief effect op het zelfvertrouwen en de motivatie van werknemers. Zo wordt in het onderzoek gesteld dat veel kritiek tijdens een evaluatiegesprek leidt tot minder ‘goal achievement’ zelfs tien tot twaalf weken na zo’n gesprek. In sommige gevallen gaat het nog verder: uit ons onderzoek blijkt dat achttien procent van werkend Nederland zijn huidige manager een reden vindt om op zoek te gaan naar een andere baan."
Bewaar de evaluatie niet tot het einde van het jaar
De moraal van het verhaal: coachen als leider doet u iedere dag, niet maar eens per jaar. Evaluatiegesprekken werken vaak demotiverend en als een manager al positieve punten aanstipt, dan worden die snel vergeten. Deze worden enkel gezien als een manier om de pijn te verzachten voor of na de kritiek. Rijbroek geeft enkele tips: "In de gesprekken over het functioneren van een werknemer, die dus vaker dan eens per jaar plaats moeten vinden, is het van belang om samen met de werknemer doelen op te stellen. Zo helpt u hen om hun talenten te ontplooien en plaatst u ze aan het roer van hun eigen carrière. Plan ook genoeg momenten in om hierop bij te sturen. Uit het onderzoek van De General Electric Company blijkt namelijk dat werknemers eerder geneigd zijn iets met de tips van de managers te doen als die tijdens het proces worden gegeven en niet achteraf gebundeld worden in één gesprek."
Een goed voornemen voor 2020: schaf de eindejaarsgesprekken af. Werknemers moeten het hele jaar door begeleid worden en een manager moet vooral als coach optreden. Zo kan er tijdig bijgestuurd worden en hoeft een medewerker niet een jaar zonder complimenten door te komen. Beter voor de werknemer, de sfeer op de werkvloer en het stelt de manager in staat om op een goede manier leiding te geven. Zo worden managers de bondscoach van hun organisatie.
