Een supportprofessional van het hoogste niveau: dit moet u weten
Welke vaardigheden en kwaliteiten heeft de perfect support professional nodig?
29 oktober 2019 -
Het lijkt zo eenvoudig; het vervullen van een ondersteunende rol als werk. U vraagt wij draaien, toch? Daar denkt managementopleider Schoevers anders over. Om te laten zien welke vaardigheden en kwaliteiten hiervoor nodig zijn en hoe u deze kunt trainen, gaf de managementopleider een kijkje in de keuken.
Zo kregen professionals tijdens het event Schoevers in één dag in BCN Amsterdam de kans om aan te schuiven bij vier interactieve sessies met elk een unieke invalshoek. In de masterclasses werden belangrijke thema’s in het managementsupport-vak besproken. Tijdens de interactieve sessies konden deelnemers ervaringen, kennis en tips delen. De belangrijkste learnings zijn uiteengezet in dit artikel, geschreven door Rob Rijbroek, directeur Schoevers Opleidingen en Trainingen.
1. Te snel starten zorgt voor vertraging (eerst nadenken, dan doen)
Niet alleen binnen het vak van supportprofessionals, maar in elk beroep zijn projecten een belangrijke onderdeel van het dagelijks werk geworden. Projectteams schieten als paddenstoelen uit de grond en moeten binnen strikte deadlines met resultaten komen. Toch is binnen elke sector te zien dat projecten niet altijd soepel verlopen. Projectmatig werken is namelijk nog niet zo eenvoudig, zeker niet wanneer verschillende type mensen met elkaar moeten samenwerken. Dus hoe start u een project goed op en hoe wordt het een succes? Een ding is zeker: niet door direct al aan de uitvoering te denken. Het overslaan van cruciale aspecten aan het begin, zoals rolverdeling en doelbepaling, is een veelgemaakte fout. Te snel in actie komen zorgt voor te weinig tijd om goed na te denken over de benodigde stappen, met als risico dat het daadwerkelijke doel uit het zicht verdwijnt. Begin daarom eerst met het uitwerken van het idee en maak het daarna pas concreet. Vervolgens is het tijd voor het maken van een prototype voordat het definitieve plan op tafel komt. Pas daarna volgt de uitvoering. Op deze manier is de kans op een succesvol project het grootst.
2. Passiviteit is verleden tijd
Achterover leunen en wachten tot het werk vanzelf binnenstroomt, is niet meer van deze tijd. Hoewel het niet altijd mogelijk is om invloed uit te oefenen op de eigen werkzaamheden, bepaalt u wel zelf hoe daarmee om te gaan. Leidinggevenden zien graag proactieve werknemers die hun verantwoordelijkheid nemen. Daarnaast vraagt het uitgebreide takenpakket van supportprofessionals om een efficiënte manier van werken. Een proactieve werknemer initieert niet alleen veranderingen voor het bedrijf, maar ook voor zichzelf. Voor meer grip op uw werk, om uiteindelijk proactief te kunnen handelen, helpt het om dingen waar u geen invloed op hebt los te laten. Hierdoor hoeft er niet langer energie verspild te worden aan zaken die toch niet veranderd kunnen worden. De beste manier dus om energievreters aan te pakken en niet langer passief te zijn.
3. Ken de Nederlandse taal
Niets staat zo onprofessioneel als een mail vol spellingsfouten. Of een tekst die niet goed leesbaar is waardoor de boodschap niet op de juiste manier overkomt. Goed communiceren, in woord en geschift, mag niet worden onderschat. Bij het kiezen van een extra opleiding of bijscholing staat het volgen van een spellingscursus niet direct hoog op de agenda. Toch is het één van de meest gevraagde vaardigheden tijdens een sollicitatieprocedure. Vergeet daarom niet om naast de eigen skills en vaardigheden ook taalvaardigheid te blijven trainen. Een goed geschreven tekst is immers het visitekaartje van de organisatie waar iemand werkzaam is en dus ook uw eigen verantwoordelijkheid.
4. Doelgericht communiceren is key
Het eigen gedrag en de manier van communiceren zijn van invloed op het succes als supportprofessional. Hoe zorgt een supportprofessional ervoor dat bepaalde taken ook echt gedaan worden? En hoe om te gaan met lastige situaties? De manier van vragen is hierbij essentieel. Een goed voorbeeld is wanneer iemand echt op tijd weg moet maar de vergadering erom uitloopt. Enerzijds bestaan er de keuze om dwingend te communiceren waarbij geen weerwoord mogelijk is, anderzijds bestaat er een meer twijfelende aanpak. Hierbij wordt de oplossing meer opengelaten zodat collega’s hun mening kunnen geven. Een derde mogelijkheid is simpelweg het stellen van een vraag met de gewenste uitkomst erin verwerkt. Het belangrijkste is om altijd te zorgen voor gelijkwaardigheid binnen de communicatie en om de communicatie af te stemmen op de gesprekspartner. Op deze manier voelt de ander zich gehoord. Zo wordt er een positieve draai gegeven aan het gesprek en bereikt u eerder het communicatiedoel.
5. Zelfpresentatie
Wist u dat er maar enkele seconden zijn om een eerste indruk te maken? Het ‘Halo-effect’ staat voor de tijd waarin een persoon onbewust een beeld vormt van degene die hij of zij zojuist heeft ontmoet. Mannen vormen in zeven seconden een beeld, vrouwen hebben hier zelfs maar drie seconden voor nodig. Het gevormde beeld, en dus de eerste indruk, wordt voor 63 procent bepaald door kledingstijl, uiterlijke verzorging en hygiëne. Daarom zet stijlcoach Nynke Politiek zich in voor het belang van een goede zelfpresentatie. Dit doet zij door het geven van stijladvies aan professionals. Het kan namelijk dat iemand beschikt over een enorme hoeveelheid aan kennis, maar wordt deze professionaliteit ook uitgestraald? Zo niet, hoe wordt dasn de juiste vertaalslag naar de buitenkant gemaakt? Door allereerst na te gaan wat iemand wil uitstralen, om vervolgens te bepalen welke kledingstijl daar het beste bij past. De buitenkant sluit dan naadloos aan op de binnenkant. De beste combinatie voor een goede eerste indruk.
Om de perfecte supportprofessional te zijn moeten alle bovengenoemde ingrediënten samen komen. Het vergt een proactieve houding, een juiste manier van communiceren, hoogstaand projectmanagement en niet te vergeten het schrijven van foutloze teksten. En dit alles gecombineerd met de juiste professionele uitstraling. Alleen dan is een supportprofessional volledig in balans.
