Altijd en overal kunnen werken brengt ook risico's met zich mee
22 oktober 2019 -
Hoewel de meningen nog verdeeld zijn, lijkt de flex- en thuiswerktrend er eentje die onomkeerbaar is. Uit recente cijfers blijkt dat steeds meer mensen graag thuiswerken, bovendien blijken flexplekken ook steeds minder als hinderlijk te worden ervaren.
Maar het werken buiten de kantoormuren brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee.
Of uw medewerkers nu IT’ers, communicatiemedewerker of grafisch vormgevers zijn: wanneer zij vaak buiten het traditionele kantoor werken, zijn ze gegarandeerd aan hun laptop gekluisterd. Daarbij hebben ze waarschijnlijk een smartphone van het werk, mogelijk nog een tablet en eventueel nog enkele accessoires. Hoewel het door al deze flexibiliteit mooi is dat er op kantoor bespaard kan worden op vierkante meters – al gebeurt dat lang niet altijd – nemen met de mobiliteit ook de risico’s toe. Het is dus zaak om preventief maatregelen te nemen. Mona Kroon van Targus geeft vier tips om schade of diefstal van mobiele apparatuur te voorkomen en zo (onnodige) kosten te besparen.
1. Goed beleid is het halve werk
Veel werkgevers verschaffen hun medewerkers een laptop en daarmee is de kous af. Dat is eigenlijk best gek, want waarom zou u iemand een duur apparaat geven, zonder daarbij in de bijbehorende bescherming – en belangrijker nog: regels – te voorzien? De investeringskosten van de aanschaf wilt u immers maar een keer hoeven maken. Zonder een helder beleid omtrent apparatuur en hoe ermee om te gaan, weet een werknemer niet waar hij of zij aan toe is, en is er achteraf niets om op terug te vallen. Stel dus huisregels op; laat iemand tekenen voor de do’s en don’ts omtrent apparatuur en toebehoren. Hierbij hoort gedrag en bescherming, maar ook privacy en veiligheid, zoals het wel of niet mogen inloggen op openbare wifi-netwerken. Zo is het voor zowel u als werkgever, maar zeker ook voor de werknemer volledig duidelijk wat wel en niet toegestaan is en wie waarvoor verantwoordelijk is.
2. Sleeve it up
Een laptop, tablet of smartphone reist al snel stad en land af, zij het met het openbaar vervoer, zij het met de auto – en een kras, stoot of ongeluk zit in een klein hoekje. Goede bescherming is dus essentieel: voor elk apparaat is wel een veilige opbergmogelijkheid beschikbaar. Een laptop kan worden vervoerd in een laptoptas, rugzak, koffer of trolley. Er zijn rugzakken of portemonnees met anti-skimmingtechniek, snijbestendig materiaal en een extra stevige bodem om een val op te vangen. Ook tablethoezen zijn tegenwoordig verkrijgbaar in extra robuust materiaal. Wanneer u uw personeel niet alleen voorziet in apparatuur maar ook in de bijbehorende beschermers, hoeft een valpartij geen dure gevolgen te hebben.
3. Houd het privé
Wanneer u regels opstelt, is het ook verstandig om beleid omtrent privacy mee te nemen. Want hoezeer u zich als werkgever ook inspant om zorgvuldig met bedrijfsgegevens om te gaan; als uw werknemers vervolgens zakelijke telefoontjes in de trein voeren, of mede-koffiebar-bezoekers laten meekijken op hun scherm, vallen al uw inspanningen daarbij in het niet. Afhankelijk van uw branche en bedrijfsgrootte, kan dit dure gevolgen hebben. Een manier om dit te voorkomen en het opgestelde beleid op de juiste manier te faciliteren is bijvoorbeeld het gebruik van privacyscreens. Hierbij kan alleen degene die recht voor het scherm zit zien wat er op de laptop gebeurt. Een buurman ziet er niets op – hoe dichtbij hij ook zit. Bovendien is het door de beperking van lichtinval ook nog ergonomisch verantwoord èn is het scherm extra beschermd tegen vallen, krassen of stoten.
4. Safety first
Hoewel uw medewerker op dit moment al helemaal op de hoogte is van de regels, hij of zij een goede tas en stevige tablethoes heeft, plus een privacyscreen, kan het nog steeds gebeuren dat er op een onbewaakt moment iemand met grijpgrage vingers voorbij glipt. In dat geval is het essentieel dat de gegevens op het apparaat beveiligd zijn. De kans op diefstal is buiten kantoor nou eenmaal groter dan daarbinnen. Zorg dus als IT-afdeling dat de apparatuur met een wachtwoord en de juiste software is beveiligd. Zo krijgt een onbevoegde in ieder geval niet zomaar toegang tot de gegevens. Niet alleen dit virtuele slot is nodig; een laptop kan ook fysiek aan de ketting worden gelegd met een laptopslot. Klinkt logisch, maar het wordt nog vaak vergeten.
