IT op de werkvloer: vloek of zegen voor de productiviteit?
Ga slim om met de technologie en vermijd afleiding
18 oktober 2019 -
Productiviteit. Het blijft een woord dat continu terugkomt; op uw werk, in functioneringsgesprekken, tijdens evaluaties en als u zelf kijkt naar hoe uw dag is verlopen. Hoeveel hebt u gedaan in die paar uur? En was het genoeg?
Met alle prikkels, van onder andere technologie, wil onze productiviteit nog wel eens te wensen over laten. En nu uit onderzoek van Workfront, ‘The State of Work 2020’, blijkt dat 41 procent van de ondervraagden vindt dat IT vaker een belemmering dan een toegevoegde waarde is voor hun productiviteit, is het een uitdaging om op een juiste manier met IT op de werkvloer om te gaan.
Zo worden social media, de bergen e-mails en de talloze tools en programma’s als belemmerend ervaren. Maar toch kunnen specifieke IT-programma’s en handige tools ook rust en overzicht brengen. Xavier Biermez, Managing Director van Konica Minolta Business Solutions, deelt vijf praktische tips (en tools) om structuur aan te brengen in werk- en denkprocessen en productiviteit een boost te geven, zónder dat u daarin wordt belemmerd door IT. En een tipje van de sluier; het gaat niet om het verbannen van technologie, maar om de gebruikswijze ervan.
Tip 1: Structuur aanbrengen en organiseren
Door alle taken die we dagelijks moeten uitvoeren en de overload aan mails die we dagelijks ontvangen, willen we nog wel eens de structuur en het overzicht verliezen. Kies daarom voor handige tools zoals EverNote of OneNote: online systemen waarin alle ideeën, notities, belangrijke documenten en online knipsels opgeslagen kunnen worden. Vanuit dit overzicht kun u gemakkelijk een actie-document samenstellen dat gesynchroniseerd wordt met al u apparaten.
Als uw taken en verantwoordelijkheden vervolgens overzichtelijk zijn genoteerd, is het zaak om prioriteiten te stellen en het overzicht te behouden in de volgorde van werken. Daarom zijn er tools zoals Wunderlist. Online takenlijsten waar u, punt voor punt, u taken kunt afvinken en weg kunt werken.
Tip 2: Verbeter u focus en train u aandacht
Het behouden van focus, vooral in een kantoortuin of de ‘werkplek van de toekomst’, kan een uitdaging zijn. Maar, geen zorgen. Door het aanpassen van diverse slimme details kunt u uw focus al verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan geluid, kleur of licht. Het horen van rustgevende geluiden kan een positieve uitwerking hebben op onze productiviteit en concentratie. Daarom is er de app Noisli: een app waarmee u een eigen geluidenset kunt creëren om daarmee uw focus te verbeteren.
Naast het doorvoeren van kleine aanpassingen om u focus te verbeteren, kunt u ook aandacht trainen. Mindfulness-technieken kunnen hier van toegevoegde waarde zijn, evenals een geheugentrainer.
Tip 3: Overzicht in de mogelijkheden buiten u kantoor
Buiten kantoor werken of werken op een moment dat het u uitkomt helpt bij het verhogen van u productiviteit. Door flexibel te zijn (zowel u als uw werkgever) verminder u de afleidingen die u op kantoor ervaart daarmee ook uw dagelijkse stress, met als gevolg dat u vaak sneller en beter uw werk kan doen. De flexibiliteit om out of office te werken is al een belangrijke stap, maar wanneer u out of office bent moet u natuurlijk wel aan uw projecten kunnen werken en wáár u dat precies kunt doen (behalve thuis). Want meetings en afspraken gaan natuurlijk gewoon door, ook buiten de deur. Daarom zijn er tools zoals Work Hard Anywhere die u een overzicht geven van diverse kantoren, cafés en zakelijke meeting-locaties. Hierdoor kun u snel zien van welke meetingrooms of flexplekken u gebruik kunt maken.
Tip 4: Vermijd afleiding
Eén van de grootste afleidingen, zowel op kantoor als thuis, is het altijd online ‘moeten’ zijn. Het merendeel van de werkende mensen heeft het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn, voor zowel hun collega’s als klanten. Het gevolg? Een overprikkeld brein, stress tijdens werk en in sommige gevallen zelfs de keuze om ontslag te nemen. Om dergelijke afleiding en overload aan prikkels te voorkomen zijn er apps die helpen om ‘stilte’ te creëren. Offtime, Flipd of Moment zijn hier goede voorbeelden van. Deze tools dempen u notificaties, of laten enkel notificaties zien die prioriteit hebben. Zo kunt u beter en langer focussen.
Tip 5: Ga slim om met de technologie
Technologie laat ons sneller, efficiënter en beter werken. Mits we er goed mee omgaan. Veel mensen zijn verslaafd geraakt aan notificaties, hun smartphone of het checken van het nieuws of mail. Op het moment dat u zich dat realiseert én leert hoe u goed met de technologie kan omgaan, zal het uw (werkende) leven verbeteren en merkt u vanzelf dat u stukken productiever wordt. Dit kunt u vaak doen door kleine, praktische en slimme aanpassingen in uw structuur. Zo checkt u bijvoorbeeld niet meer elke vijf minuten u mail, maar maximaal drie keer per dag, op vaste tijdstippen. Of leg uw telefoon in uw tas, in plaats van op uw bureau. Maar vooral: maak (slim!) gebruik van alle technologische oplossingen die nog zullen komen.
