17 april 2019 -
Voor veel bedrijven is het begin van een nieuw boekjaar of kwartaal een goede reden om te kijken naar nieuwe doelstellingen en strategieën. Toch zijn er maar weinig organisaties die de kosten-batenanalyse van hun softwarelicenties op de agenda hebben staan.
Door ongebruikte software(licenties) te herkapitaliseren, kan het beschikbare IT-budget worden verhoogd en kan de total cost of ownership (TCO) op Microsoft licentiering tot wel 80 procent worden verlaagd.
"De kosten voor de aanschaf en het onderhoud van softwarelicenties maken een aanzienlijk deel uit van het totale IT-budget," zegt Guus Derckx, Managing Director bij Relicense Benelux. "Slechts enkele bedrijven kijken systematisch naar hun software-activa en missen hierdoor de kans om de operationele kosten te verlagen, processen te stroomlijnen en hun bedrijfsdoelstellingen eenvoudiger te behalen. Als software al is afgeschreven of als een bedrijf is overgestapt op de cloud, hebben ze vaak dubbele licenties welke een waarde vertegenwoordigen of zelfs onnodige kosten met zich meebrengen."
Vijf tips Relicense geeft daarom vijf tips die bedrijven helpen het meeste uit hun software te halen:
1. Actuele status van software
Allereerst is het essentieel om alle softwarelicenties binnen de organisatie inzichtelijk te maken. In de loop van deze analyse moet medewerkers om feedback worden gevraagd over de tevredenheid en welke features van de software ze daadwerkelijk gebruiken. Mogelijke vragen aan de medewerkers zijn:
Zijn gratis softwareversies voldoende?
Is een upgrade naar premium versies noodzakelijk?
Wordt het prestatiespectrum van bepaalde softwareproducten volledig of gedeeltelijk gebruikt?
Kunnen bepaalde oplossingen worden vervangen door goedkopere alternatieven?
Het is belangrijk om de doelstellingen van de onderneming zorgvuldig in kaart te brengen en een lijst op te stellen van de software die nodig is om deze doelstellingen te bereiken.
2. Veranderen van software op elk moment
Als de bedrijfsdoelstellingen niet kunnen worden bereikt met de bestaande software, bijvoorbeeld omdat deze niet meer voldoet aan de eisen of omdat de leverancier stopt met het verstrekken van beveiligingsupdates en/of hotfixes (de zogenaamde ‘extended support’), dan is het einde van het kwartaal een goed moment om de licenties te controleren en, indien nodig, te vervangen. Bedrijven zijn niet verplicht om te wachten tot licenties verlopen. Gebruikte software kan op elk moment worden geherkapitaliseerd en er kan opnieuw worden geïnvesteerd in nieuwe software.
3. Investeren in gebruikte software
Indien de uitgevoerde analyse heeft geleid tot het besluit om de software van het bedrijf te actualiseren, is het zeker de moeite om de aanschaf van gebruikte licenties te overwegen. Tweedehands licenties zijn aanzienlijk goedkoper dan nieuwe, maar ze zijn net zo functioneel, efficiënt en betrouwbaar. Bovendien is het niet altijd nodig om de nieuwste versie te kopen. Vaak is het voldoende om de licenties bij te werken. Daarnaast zijn oudere versies meestal meer volwassen, het platform is vaak stabieler en is het al compatibel met een groter aantal toepassingen.
4. Cloud en on-premise oplossingen
Cloud licentiering is niet altijd de best passende oplossing. In veel gevallen wordt een hybride licentiestrategie aanbevolen, waarbij zowel cloud als on-premise oplossingen worden gebruikt, afhankelijk van de toepassing. Terwijl cloudoplossingen – met name op het gebied van Exchange, OneDrive, Skype for Business en Collaboration – kostenefficiënt kunnen worden ingezet, biedt de licentiering van Office als huurlicentie weinig voordelen. Dit terwijl deze component wel het grootste deel van de kosten vertegenwoordigt. Licenties voor Office 365 zijn nu eenmaal erg kostbaar en door het combineren van licenties voor de basisdiensten van de Microsoft Cloud met tweedehands licenties, kunnen organisaties tot 50 procent besparen over een periode van 36 maanden.
5. Neem een adviseur in de arm
De herkapitalisatie van softwarelicenties is veel complexer dan op het eerste gezicht lijkt. Bedrijven die hun licentiestrategie serieus onder de loep willen nemen om het besparingspotentieel ten volle te benutten, kunnen het beste advies inwinnen bij adviseurs alvorens te kopen en te verkopen. Zij kunnen helpen om het meeste uit software te halen door te kijken wat intern nodig is en advies te geven over aan- of verkoop.
