Hoe werkt dat eigenlijk, het structureren van ongestructureerde data?
DAM-software is een soort virtueel laken dat u over de bestaande infrastructuur legt
15 februari 2019 -
Als u er goed over nadenkt, dan zit de belangrijkste informatie over uw organisatie opgesloten in verschillende documenten op ontelbaar veel plekken.
En dan gaat het niet over de financiële cijfers in jaarverslagen, maar over de belangrijke informatie in PowerPoint-presentaties van kwartaalbesprekingen, klachten via online chat én Twitter of offertes in een Word-document op een server.
Hoeveel tijd en geld zou uw organisatie kunnen besparen als deze informatie eenvoudig te vinden is? De grootste uitdaging hierin is het structureren van ongestructureerde data - zowel tekst als beeld. Maar hoe werkt dat in de praktijk? Hoe kunt u van al deze bits en bytes doorzoekbare informatie maken?
De uitdaging
Alle eerdergenoemde bestanden hebben een ander bestandsformaat en horen op verschillende – soms meerdere – plekken in de organisatie thuis. Dit maakt het onmogelijk om een immense berg aan data, die ook nog eens gestaag groeit, handmatig te structureren en centraliseren. Toch kunt u grip krijgen op deze overweldigende hoeveelheid data, met Digital Asset Management (DAM). Jörgen Burgering, Digital Asset Management specialist bij OpenText, zette drie stappen op een rij om alle data in uw organisatie te structureren.
Geautomatiseerd taggen
DAM-software is een soort virtueel laken dat u over de bestaande infrastructuur legt. Bestaande en nieuwe ‘assets’ – of bestanden – worden automatisch opgepikt. Met behulp van kunstmatige intelligentie worden de bestanden ‘getagd’. Taggen betekent in dit geval het identificeren van de media aan de hand van het bestandstype, afbeelding (kleur, vorm), bestandsbeschrijving, en ga zo maar door.
Volgens Burgering werd er met de eerste DAM-programma’s ng flink in het duister getast. "Alleen wanneer de omschrijvingen, zoals de bestandstitel en metatekst, extreem duidelijk waren, kon de kunstmatige intelligentie software achterhalen wat er op een bestand stond. In de praktijk werd dit natuurlijk bijna niet gedaan; wie slaat er nu ieder bestand op onder een bestandsnaam die alle kenmerken van het bestand bevat? Laat staan vergezeld door een metatekst," aldus Burgering
Inmiddels is er DAM-software met functionaliteiten als videoanalyse, speech-to-text en gezichtsherkenning. Deze mogelijkheden zetten het licht aan in de DAM-omgeving; zij versnellen de workflow door metadata vooraf op te stellen en toe te kennen aan de bestanden. Hierdoor worden de bestanden op een – voor de DAM-software – logische plek bewaard en zijn ze bereikbaar voor de werknemers die ermee moeten werken. Bovendien kan er vanuit een centraal punt gezocht worden naar bestanden, zonder handmatig te hoeven scrollen door talloze mappen.
Bereik opaque content: het ongrijpbare goud
DAM-software verhoogt de efficiëntie van alledaagse bedrijfsprocessen aanzienlijk. Dat is natuurlijk een aanwinst op zich, maar wat is nu de échte toegevoegde waarde van zo’n systeem?
"Ooit gehoord van het fenomeen ‘opaque content’?" vraagt Burgering. "Dit is de verzamelnaam van bestanden waarvan de datastructuur niet duidelijk is. In andere woorden: bestanden waarvan u niet weet dat
u ze hebt."
Wanneer de opslagruimte zo ontzettend groot is als bij veel internationale organisaties het geval is, bestaat er vaak veel opaque content. Door deze immense omvang loont het een DAM-systeem te gaan gebruiken. Burgering: "DAM-software herkent deze datastructuren, kent automatisch metadata toe en neemt ook deze bestanden mee bij een centrale zoekopdracht. Zo vindt u bestanden waarvan u niet eens wist dat u ze had en hebt u dat eerder ongrijpbare goud in handen."
Iedereen de laatste versie
DAM-software zorgt dus voor gemakkelijke bereikbaarheid van álle digitale bestanden. Maar hoe zit het met de werkbaarheid van deze bestanden?
Burgering benadrukt dat het grootste voordeel van DAM-software zit in dat de centralisatie van de bestanden niet alleen geldt voor zoekopdrachten, maar ook voor de werkbaarheid. "Dit betekent dat wanneer de Marketing en Legal afdeling samenwerken aan een campagne, of Finance en Sales samen een presentatie ontwikkelen, zij altijd de laatste versie tot hun beschikking hebben. Geen eindeloos over en weer sturen van de laatste versies. Iedereen werkt vanuit dezelfde centrale bibliotheek, met exact hetzelfde bestand. Het is vergelijkbaar met Google Drive en Microsoft Sharepoint, maar dan organisatie breed uitgerold en niet alleen in de cloud, maar ook in hybride vorm of uitsluitend on-premise beschikbaar," aldus Burgering.
