1 februari 2019 -
Slechte vergaderingen kosten de economie miljarden euro’s per jaar. Hoewel de Britten en Amerikanen als vergaderwinnaars uit de bus komen, blijken we er in Nederland ook wat van te kunnen. Hier zijn we gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan het vergaderen.
Dat is bijna een hele werkdag per week. Als die vergaderingen nu zouden leiden tot vruchtbare ideeën en concrete resultaten, dan was dat nog tot daaraan toe. Maar het gros van de werknemers geeft aan dat de meeste vergaderingen niet zinvol zijn, laat staan productief. Zonde van de tijd dus. Hoe moet vergaderen dan wel?
Vergaderingen duren vaak te lang, deelnemers luisteren niet naar elkaar en zijn voornamelijk geïnteresseerd in hun telefoon. Hoewel de duur van vergaderingen waarschijnlijk best kan worden teruggebracht, zijn deze overlegmomenten toch echt af en toe nodig. Gelukkig zijn er wél nieuwe manieren om vergaderen minder saai – en dus effectiever – te maken. Marijn de Geus, CEO van Faculty of Skills, geeft vier tips.
Samenvatten en bijsturen
De rol van een vergadervoorzitter is er een die vaak wordt onderschat. Allereerst moet hij worden toegekend – zonder gespreksleider wordt een vergadering al snel een ongeleid projectiel en is de structuur ver te zoeken. Een goede voorzitter moet goed kunnen luisteren, de inhoud samenvatten en in context plaatsen. Met deze manier van bijsturen voorkom je dat een gesprek alle kanten op gaat, daarbij mogelijk op een (volledig irrelevant) zijspoor belandt en er nooit een antwoord op de oorspronkelijke vraag komt.
Emotionele check-in
In een bespreking zijn niet alleen veel verschillende karakters in het spel, maar ook nog de invloeden van alledag. Een manier om een betere vergadering te krijgen is het vooraf delen van gezamenlijke emoties. Waarom zou een voorzitter niet, à la Matthijs van Nieuwkerk, de vergadering beginnen met een ‘check-in’? Spreek de deelnemers aan als tafeldames en -heren bij DWDD: vertel maar wat u op uw lever hebt voordat we beginnen. Dat kan iets zijn dat werkgerelateerd is, of wat thuis speelt – hetzij positief of negatief. Het is hoe dan ook belangrijk dat deze onderwerpen meteen worden besproken. Wanneer dat niet gebeurt, is de kans groot dat dit later tijdens de vergadering op een andere manier naar boven komt.
Stilstaan bij beweging
Niet alleen de emotionele kant van het vergaderen verdient een verbeterslag: bij modern vergaderen wordt ook steeds meer aandacht besteed aan het fysieke welzijn van de deelnemers. Probeer bijvoorbeeld eens staand, of zolang het om een klein gezelschap gaat: lopend, te vergaderen. Staan of bewegen heeft vaak een positieve impact op de aandachtsspanne van de deelnemers. Over aandacht gesproken: vergeet ook het nut van pauzes niet. Na een halfuur aandachtig luisteren verliezen mensen vaak hun concentratie. Probeer dus in blokken van 30 minuten te werken en tussendoor te pauzeren. Zo’n pauze is meteen een mooi moment om als leider even te recapituleren.
Trainen
Vergaderen is zo ingebakken in de kantoorcultuur dat we bijna vergeten dat het een vaardigheid is. De grootste vergadervalkuil is dan ook dat we ervan uitgaan dat door het simpelweg formuleren van een probleem en het daarbij betrekken van een aantal mensen, het vanzelf wel goedkomt. Zo simpel werkt het natuurlijk niet. Niet iedereen met een kantoorbaan is vanzelfsprekend ook goed in het leiden van of deelnemen aan een vergadering. Zoals voor elke vaardigheid geldt, is ook dit er eentje die niet iedereen heeft, maar wel iedereen kan (nee, moet) leren.
