Jaag talent niet weg door een stroef en langdurig inwerkproces
22 november 2018 -
Bedrijven staan massaal in de rij voor nieuw talent. Het CBS noteerde zelfs een recordaantal openstaande vacatures in Nederland (meer dan een kwart miljoen). Het is voor organisaties dringen op de krappe arbeidsmarkt.
Het kost bedrijven veel moeite om het juiste personeel te vinden en daarom richten zij zich steeds meer op buitenlands talent. Colin van Oosterhout, Principal Solutions Consultant bij Adobe, schreef onderstaand artikel waarin hij op dit onderwerp ingaat. Van Oosterhout: "Zelfs wanneer de juiste werknemer – in binnen- of buitenland – uiteindelijk wordt gevonden, loopt de werkgever het risico dat een stroef, onoverzichtelijk en langdurig inwerkproces (onboarding) roet in het eten gooit: de kandidaat verliest na lang wachten zijn of haar enthousiasme en is daardoor eerder geneigd om tussendoor met een concurrent te praten. Dit is een situatie die een bedrijf te allen tijde wil voorkomen."
Kandidaat belangrijker dan het proces
Een positieve onboarding ervaring na een succesvolle sollicitatie is voor een kandidaat daarom van essentieel belang. Natuurlijk weten de meeste werkgevers dat ook wel, maar het wordt zelden in de praktijk toegepast. Het inwerkproces wordt immers gezien als een van de vele interne processen, terwijl de aandacht veel meer moet liggen op de beleving van de kandidaat. Het is van belang om goed te kijken naar gebieden die mogelijk frictie veroorzaken in de relatie tussen een kandidaat en de werkgever.
Een van die gebieden is het aanmeldingsproces. Zoals gezegd, door de krapte op de arbeidsmarkt gaan bedrijven steeds meer op zoek naar internationaal talent uit de EU. Dit betekent ook dat organisaties automatisch te maken krijgen met lokale regelgeving en bureaucratische rompslomp. Het ondertekenen van een contract alleen al laat lang op zich wachten omdat de fysieke papieren na een mondeling akkoord nou eenmaal lang onderweg zijn.
Geldig in alle EU-lidstaten
Dit proces kan simpelweg korter door over te stappen van fysieke naar digitale documentatie. Door regelgeving die een paar jaar geleden is ingegaan (eIDAS-verordening) worden digitale handtekeningen tegenwoordig in alle EU-lidstaten geaccepteerd. Dat betekent dat een document eenvoudig digitaal kan worden opgestuurd, waarna de kandidaat direct zijn of haar handtekening kan zetten zonder daar nieuwe software voor te hoeven downloaden. Daarna belandt het contract direct zonder extra inspanning in de database van de werkgever.
Het is namelijk van belang dat het contract niet alleen op de juiste manier wordt ondertekend, maar ook op de juiste manier wordt opgeslagen. Dit gebeurt via de digitale ondertekening automatisch. Daarbij is het goed om te weten dat het document in een beveiligde omgeving is opgeslagen (de handtekening en document worden versleuteld opgeslagen via een beveiligde verbinding) en onbeperkt houdbaar is. Ook is het contract altijd en overal beschikbaar (voor zowel ontvanger als ondertekenaar), vanaf ieder device, via de juiste verificatie (zowel ontvanger als ondertekenaar worden geverifieerd via e-mail, wachtwoorden of tweestapsverificatie waarbij een unieke code wordt verzonden via bijvoorbeeld een SMS.
Afstappen van omslachtige papieren contracten
Er zijn dus verschillende redenen voor bedrijven om af te stappen van omslachtige papieren contracten, waardoor de tijd die nodig is om contracten te ondertekenen kan worden teruggebracht van weken naar een paar dagen (of zelfs nog korter). Dat levert niet alleen aanzienlijke tijdswinst op, maar het geeft aanstormende talenten geen gelegenheid om van gedachten te veranderen. Dat is met de huidige krappe arbeidsmarkt van essentieel belang.
