13 november 2018 -
Het internet of things, blockchain, kunstmatige intelligentie, big data: deze technologieën domineren de koppen in vakpers. Buiten de schijnwerpers van de media spelen andere trends een rol, zoals consumerisation, agile en nieuwe flexibele verdienmodellen.
Die trends schudden de traditionele markt voor bedrijfssoftware flink op. Richard Groenendijk, general manager van AEB Nederland, geeft in dit artikel zijn visie op het beperkte succes van IT-projecten.
Woensdag 28 oktober 2015 zag Deutsche Post DHL zich genoodzaakt een winstwaarschuwing af te geven. Belangrijkste reden: de afschrijving van € 345 miljoen voor een mislukt softwareproject in de divisie Global Forwarding. CEO Frank Appel sprak later in een interview over te hoge ambities. "Wij wilden te veel te snel. In plaats van een gefaseerde aanpak hadden we ervoor gekozen om de hele IT-omgeving in één klap te vervangen en tegelijkertijd ook nog eens het bedrijf te reorganiseren."
Tijd voor een nieuwe aanpak
Het project van Deutsche Post is bepaald geen uitzondering. Slechts 29 procent van de wereldwijde IT-projecten zijn een onvoorwaardelijk succes volgens de laatste Project Benchmark Report van de Standish Group. Maar liefst 52 procent van de projecten kampte met vertragingen, overschreed het budget of slaagde niet erin alle doelen te realiseren. In negentien procent van de gevallen was het hele IT-project een faliekante mislukking.
Dit soort resultaten maken de weg vrij voor een nieuwe aanpak in IT-projecten: geen langdurige, starre projecten meer, maar agile organisatiemodellen en transparante samenwerkingsvormen met haalbare doelstellingen. De focus ligt niet langer op de oplossing als het eindresultaat van een langdurig, afgerond project. Het gaat om een korte zoektocht naar een goede oplossing als basis voor verdere doorontwikkeling. Een dergelijke aanpak maakt het mogelijk om misstappen snel te signaleren en te herstellen. Dat leidt tot minder risico’s. Een ander voordeel is dat cruciale functionaliteit eerder beschikbaar is, simpelweg omdat daaraan een hogere prioriteit wordt toegekend.
Het doel van de ‘living beta’
De agile aanpak leidt sneller tot resultaat, zodat eerder van de voordelen kan worden geprofiteerd. Hier geldt het Pareto-principe: de laatste twintig procent van een softwareproject kost misschien wel 80 procent van de totale inspanning. Waarom daarop wachten? Kijk naar de wijze waarom millennials omgaan met het gebruik van apps die niet volledig perfect zijn. Zij weten dat het nooit lang duurt voordat er een update komt die de problemen verhelpt.
De beste manier om dit fenomeen te beschrijven is wellicht de uitdrukking ‘living beta’: je accepteert bewust het gebruik van een beta-versie, omdat je weet dat er nooit een finale versie komt. Dus waarom zou je dat niet als het leidende principe hanteren, ook bij IT-projecten? Dat voorkomt oneindig doorlopende softwareprojecten, die een bron van kosten en frustraties zonder een enkel duidelijk voordeel vormen.
Software op maat van het individu?
Dit idee van de living beta vraagt om een nieuw type IT-oplossing. Standaard software alleen is vaak te rigide en inflexibel. Een snel veranderende wereld die vaak wordt aangeduid met de term VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) vraagt met name in internationale handel en logistiek om processen en software die flexibel en eenvoudig aanpasbaar zijn.
Dat kan door gebruik te maken van meerdere standaard componenten waarmee de software kan worden aangepast aan de behoeften van individuele bedrijven. Gebruikers krijgen daardoor een oplossing die gebaseerd is op templates met best practices, maar kunnen diezelfde software tegelijkertijd eenvoudig aanpassen zonder hulp van buiten. Daarvoor bestaat een aanpak die sommige softwareoplossingen al gebruiken: Business Process Model and Notation (BPMN). Daarmee kunnen nieuwe taken eenvoudig worden toegevoegd aan bestaande processen. Veranderingen in de volgorde van processtappen kunnen met een paar eenvoudige muisklikken worden doorgevoerd.
Consumerisation van bedrijfssoftware
Een andere trend is dat de software steeds meer wordt aangepast aan de specifieke rol van de gebruikers. De focus ligt op de taken die in elke processtap moeten worden uitgevoerd en de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Wat moeten deze gebruikers weten? En hoe ziet het ideale scherm eruit? Dit leidt tot minder fouten, meer efficiëntie en een aangenamere gebruikerservaring.
Deze trend komt voort uit het dagelijks leven, waarvan IT een steeds belangrijker onderdeel is. Meer en meer functionaliteit uit consumentensoftware vindt ook zijn weg naar bedrijfssoftware: consumerisation. Waarom is bedrijfssoftware niet net zo gemakkelijk in gebruik als de bankier-app op een smartphone? Dat gaat niet alleen over functionaliteit, integratie en gebruiksvriendelijkheid, maar bijvoorbeeld ook over de aanschaf. Privé zijn mensen gewend om software online te kopen en direct te gebruiken zonder ingewikkelde licentieovereenkomsten. Freemium content en free trial-abonnementen raken ook in zwang bij bedrijfssoftware.
Decentralisatie van IT
Gevolg van dit alles is dat bedrijven steeds meer hard- en software gebruiken die niet wordt ondersteund door de centrale IT-afdeling. Omdat software gemakkelijk te kopen, implementeren en integreren is, gaan steeds meer afdelingen dergelijke oplossingen gebruiken zonder eerst bij de IT-afdeling langs te gaan. Ook omdat die IT-afdeling weinig tijd heeft: het merendeel van hun capaciteit is nodig voor het in de lucht en up-to-date houden van bestaande systemen. Het passeren van de IT-afdeling biedt voordelen. Denk aan de snellere introductie van nieuwe producten en diensten, een snellere respons op nieuwe marktomstandigheden en een grotere vrijheid wat innovatie betreft. Steeds meer afdelingen – zeker de afdelingen logistiek en supply chain management – huren zelf de noodzakelijke IT-experts in en voorzien hen van budget. Volgens onderzoeksbureau Gartner heeft bijna drie kwart van de bedrijven IT-functies in de supply chain-teams gecreëerd.
Kleine revolutie
Concepten zoals living beta, agile projectmanagement en consumerisation vormen en beïnvloeden het IT-landschap van bedrijven. Zij leggen een sterkere nadruk op de mensen die de software in de praktijk gebruiken en op hun klanten. Buiten de schijnwerpers die gericht zijn op de megatrends in technologie, leidt dit tot een kleine revolutie die de bedrijfsvoering ten goede komt.
