Met deze vijf stappen laat u datavisualisatie werken voor uw hele organisatie
16 oktober 2018 -
Grote organisaties investeren veel in manieren om zoveel mogelijk data te verzamelen. Maar deze ‘Big Data Rush’ is niet het antwoord op de vraag hoe u met data betere bedrijfsresultaten kunt behalen.
Informatie destilleren uit de data en dit omzetten naar toepasbare acties voor elke afdeling en medewerker binnen de organisatie, is dat wel. Deze stap wordt vaak gezien als een lastige horde, want hoe pakt u dat aan?
Victor Perret, Data Storyteller bij Toucan Toco geeft aan dat datavisualisatie kan helpen informatie en de daaropvolgende actiepunten, voor alle medewerkers in een oogopslag helder te krijgen. In dit artikel geeft hij vijf stappen waarmee organisaties het proces hiervoor succesvol kunnen inrichten.
Rapportages
Veel grote organisaties zijn bekend met het maken van rapporten om de resultaten bij te houden. Deze rapportages worden echter uiteindelijk vaak door maar een klein deel van de organisatie bekeken en gebruikt. Perret: "De voornaamste reden hiervoor is dat het gebruik van business intelligence-tools waarmee deze rapportages worden gemaakt, beperkt is tot de IT-medewerkers of data scientist van de organisatie, terwijl het juist voor werknemers met operationele taken heel nuttig kan zijn om direct vanuit de data te zien waar ze zich op moeten focussen. Dit is waar datavisualisatie van grote waarde kan zijn."
Hoe bezorgt u data bij uw medewerkers?
Maar hoe zorgt u er nu voor dat data op een eenvoudige manier bij uw medewerkers terecht komt, zodat ze complexe onderwerpen snel begrijpen en daarop actie kunnen ondernemen? Het kiezen van de juiste grafieken en tabellen om de informatie goed weer te geven is volgens Perret echt geen rocket science, maar behoeft wel degelijk wat aandacht. Onderstaande vijf stappen helpen u op weg.
Stap 1. Kies de juiste indicatoren
Een datavisualisatie moet duidelijk en eenvoudig te begrijpen zijn. "Dat klinkt misschien als een open deur, maar bij deze eerste stap gaat het vaak fout, omdat organisaties te volledig willen zijn", vertelt Perret. Grafieken met zoveel mogelijk data zijn de doodsteek voor een goed en leesbaar rapport. De gebruiker raakt dan de weg kwijt door heel ingewikkelde visualisaties. Definieer de doelgroep, hun behoeftes en selecteer de meest geschikte indicatoren. Als de selectie is gemaakt, houd hier dan aan vast. Alle andere interessante informatie die buiten de scope van deze visualisatie valt, moet worden weergegeven in een nieuw rapport.
Stap 2. Maak schema’s en test de grafieken
De tweede stap heeft alles te maken met het testen en valideren van de indicatoren. Focus hierbij niet teveel op het eindresultaat. Het hoeft er nog niet tip-top uit te zien. Stel een testgroep samen en leg ze papieren diagrammen met echte indicatoren voor. Bespreek met deze testgroep waar het beter kan en welke rol de grafieken kunnen krijgen binnen hun dagelijkse werkzaamheden. Perret benadrukt wel dat het niet stopt na een keer testen. "Herhaal het proces zo vaak als nodig is om tot relevant en uitvoerbaar rapport te komen. Houd hierbij de belangrijkste stelregel in het achterhoofd: elke grafiek = een verhaal."
Stap 3. Integreer de data
Zodra de indicatoren zijn bepaald en er grove tekeningen zijn van hoe de grafiek er uit zal komen te zien, is het tijd om de data te integreren. Dit kan verrassende resultaten opleveren en zelfs vraagtekens zetten bij het nut van een bepaalde visualisatie. Mocht dit het geval zijn, dan is het slim om stap 2 te herhalen en feedback op te halen bij de medewerkers testgroep.
Stap 4. Vertel een verhaal
Een datavisualisatie is meer dat wat lijnen en staven in verschillende kleuren. Althans, als een organisatie het goed aanpakt. Als een grafiek ook echt een verhaal vertelt, dan kunt u spreken van data storytelling: "Het doel van data storytelling is om de data te simplificeren, zodat elke werknemer beslissingen kan nemen aan de hand van deze data. In deze stap is er veel aandacht voor de context door het onder andere toevoegen van een legenda, het kiezen van de juiste kleuren en gebruik van bijschriften. Hiermee gaat de data ook leven voor de medewerker en wordt data vertaald naar waardevolle inzichten."
Stap 5. Maak het toepasbaar
Of het nu gaat om het informeren van het managementteam, het monitoren van de bedrijfsresultaten of het communiceren van financiële gegevens, het is belangrijk om de data zo weer te geven dat er op basis daarvan actie kan worden ondernomen. Neem bijvoorbeeld een sales-afdeling die moeite heeft om de doelstellingen te behalen. Hoe kan een organisatie dit onderdeel helpen? Wat waren de resultaten over een langere periode? Is er een seizoensgebonden probleem of loopt de sales achter doordat een belangrijke verkoper er een tijdje niet is? Breng deze data bij elkaar en zorgt dat de verkregen inzichten toepasbaar worden en leiden tot directe acties.
Maak data toepasbaar
Veel organisaties willen data-driven aan de slag, maar missen de boot als het gaat om het toepasbaar maken van de data die ze zo zorgvuldig hebben verzameld. "Of het nu gaat om een belangrijke beslissing vanuit het managementteam, het bepalen van HR-beleid om het ziekteverzuim terug te brengen of een marketing manager die meer inzicht wil in het succes van een campagne; voor iedereen binnen een organisatie kunnen duidelijke datavisualisaties helpen de juiste keuzes te maken. Daarmee kan uw organisatie niet alleen meer data-driven worden, maar ook succesvolle," besluit Perret.
