De digitale werkomgeving: zo werken de meest geavanceerde bedrijven samen
24 juli 2018 -
Zelfrijdende auto’s, machines die röntgenfoto’s analyseren en algoritmen die reageren op customer service-vragen: het zijn allemaal krachtige, nieuwe vormen van automatisering.
"Ze verhogen de productiviteit en verbeteren onze levens doordat bepaalde taken makkelijk geautomatiseerd kunnen worden," zegt Jeremy Grinbaum, Vice President Enterprise Sales, South Europe, Nordics, Benelux and Middle East bij Box. "Mensen raken in hun dagelijks leven steeds meer gewend aan deze nieuwe technologieën en verwachten dit ook in hun werkomgeving en hun manier van samenwerken. Het dwingt bedrijven dan ook steeds vaker om over te gaan naar een digitale werkomgeving en te investeren in middelen om deze werkomgeving te creëren. Dit blijkt voor veel organisaties echter nog een lastig proces te zijn."
Hoe zou een digitale werkplek er uit moeten zien?
Het is volgens Grinbaum maar net de vraag hoe bedrijven dit aanpakken. Zelf heeft hij wel een duidelijk beeld van hoe zo’n digitale werkomgeving eruit moet komen te zien. "Tegenwoordig werken we lang niet allemaal meer van negen tot vijf op kantoor. Mensen werken op andere werktijden en werkplekken, individueel of met collega’s en partners uit het buitenland. Kortom, we werken op een andere manier samen." De behoefte om altijd en overal te kunnen werken en te allen tijde toegang te hebben tot dat werk wordt dus steeds groter. Voor Grinbaum zijn tools voor cloud content management de oplossing. Deze tools spelen in op de veranderende manier van samenwerken. "Door uw contentbeheer naar de cloud te verplaatsen, faciliteert u samenwerking binnen uw bedrijf. Daarnaast verbetert u de beveiliging van uw content en verlaagt u kosten." Grinbaum ziet dit als de manier waarop iedereen binnen en buiten de organisatie eenvoudig met elkaar kan samenwerken. Met het oog op de toekomst onderscheidt hij drie belangrijke ontwikkelingen die zowel nu als op de langere tijd invloed zullen hebben op onze manier van werken en op het creëren van een digitale werkomgeving.
Realtime en flexibel werken
Uit het Future of Work Report 2018 blijkt dat agile en dynamische teamstructuren de norm gaan worden voor het toekomstige werken. Grinbaum: "Organisaties willen graag plattere organisatiestructuren, zodat werknemers makkelijker kunnen bewegen tussen de organisatielagen en sneller informatie kunnen delen." En die behoefte aan snelle communicatie is er ook op het gebied van samenwerking met partners, legt hij uit. "Bedrijven hebben tegenwoordig veel meer partners, verspreid over de hele wereld. Ze willen direct kunnen sparren, ongeacht waar iemand zich bevindt. Met cloud content management kunnen bedrijven realtime samenwerken op een agile manier want alle content is altijd beschikbaar, waar en wanneer u wilt." Maar Grinbaum identificeerde nog een andere trend: "We zien binnen organisaties ook dat mensen graag flexibel werken. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerkmogelijkheden of ruimere werktijden. In de toekomst zijn teams waarschijnlijk veel flexibeler om zo sneller beslissingen te kunnen nemen. Hierdoor vervagen de grenzen tussen relaties binnen en buiten de organisatie, en delen medewerkers straks net zo makkelijk informatie met een externe partner als met een collega."
Cybercrime en compliance-problemen voorkomen
Hoe digitaler we werken, hoe meer we rekening moeten houden met cybersecuritydreigingen, zo waarschuwt Grinbaum. Volgens het CBS kreeg in 2016 een op de vijf bedrijven in Nederland te maken met een hack of een computervirus. De helft van die bedrijven (met minstens tien medewerkers) zegt daardoor op kosten te zijn gejaagd. Ook is sinds 25 mei 2018 de nieuwe Europese wet over gegevensbeveiliging – de internationale GDPR, ook wel AVG in Nederland – van kracht. Deze strengere wetgeving verplicht bedrijven om te weten welke persoonlijke gegevens ze in huis hebben en hoe deze data is opgeslagen in hun cloudomgeving. Volgens Grinbaum moeten er effectieve controles zijn om veiligheid van data te garanderen. "Cloud content management helpt om gegevens te beveiligen en te beschermen tegen bedreigingen. Het systeem is een combinatie van gecentraliseerde clouddiensten voor content met geavanceerde beveiliging en geavanceerd beheer."
Automatisering en AI inzetten om het meeste uit gegevens te halen
"Artificial Intelligence (AI) gestuurde processen zullen handmatige processen steeds vaker vervangen," zegt rinbaum. Op de vraag hoe we AI kunnen gebruiken om het meeste uit data te halen antwoordt hij: "In dit informatietijdperk is elke organisatie afhankelijk van content, zoals klantgegevens, afbeeldingen, contracten of tekstbestanden. Hoe meer content en data bedrijven hebben, hoe meer inzichten AI-technologie eruit kan halen. Dit maakt gegevens waardevoller en bruikbaarder." Hij gaat verder door uit te leggen dat cloud content management helpt om processen te automatiseren en alle informatie te beheren en te beveiligen. "Zo hebben werknemers er geen werk aan en kunnen ze zich focussen op hun core business."
Grinbaum sluit af met zijn visie op de ideale digitale werkomgeving: "Ik zie een werkomgeving en organisatie voor me waar werknemers altijd toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Ook kunnen ze bestanden eenvoudig delen en samenwerken met iedereen binnen en buiten de organisatie, zonder dat tijd of plaats een belemmering is." Grinbaum is ervan overtuigd dat dit door de inzet van de juiste tools geen probleem hoeft te zijn. "Er zijn continu nieuwe ontwikkelingen, dus het moet nog blijken hoe de toekomst van werken eruit gaat zien en welke ontwikkelingen de meeste invloed gaan hebben. Maar ik geloof dat er altijd een ideale oplossing te vinden is om de werkomgeving mee te laten bewegen."
