HR-afdeling zoekt naar eenvoud in steeds complexere wereld
28 juni 2018 -
De nieuwe privacywet, de flexibilisering van de arbeidsmarkt, nieuwe organisatiestructuren, globalisering en een aantrekkende economie. Het zijn een paar voorbeelden van de veranderingen waarmee veel HR- en salarisafdelingen nu te maken krijgen.
Er ontstaat een grotere complexiteit in de wereld. En hoe complexer de wereld wordt, hoe meer behoefte er ontstaat aan eenvoud om met die veranderingen om te kunnen gaan. Wat hebben deze trends voor invloed op de manier van werken voor deze afdelingen? Bart Hoogenraad, Marketing en Portfolio Manager bij Unit4, vertelt hier graag meer over.
Het zijn dus woelige tijden voor HR- en salarisafdelingen, omdat de bovenstaande trends veel impact hebben in de manier waarop zij werken. Mogen ze door de verscherpte privacyregels bijvoorbeeld nog wel een smoelenboek maken, hoe moet de communicatie verlopen en mogen ze nog wel een loonstrook met de mail versturen? Wat verandert er in contractbeheer wanneer ZZP'ers de werkvloer betreden en hoe kan zelfredzaamheid van mensen worden verhoogd als het gaat om HR-processen, zoals het aanvragen van vrije dagen?
Geloven in de kracht van eenvoud
Hoogenraad: "Deze veranderingen spelen natuurlijk al wat langer, maar ze komen allemaal nu samen. Het leven van HR- en salarisprofessionals wordt dus moeilijker, maar met moderne technologieën zijn die moeilijkheden weg te nemen. De kracht zit hem namelijk juist in eenvoud. Eenvoud is de weigering om zaken of processen te compliceren. Een HR- of salarisafdeling is namelijk niet geholpen met softwaresystemen met steeds meer toeters en bellen. Het gaat juist om het vereenvoudigen van de software, zodat de professionals veel eenvoudiger hun werk kunnen doen.
Die eenvoud betekent niet dat het simpele systemen zijn, maar dat ze gebruiksvriendelijk werken en er geen lange trainingen nodig zijn om met de software te kunnen werken. Het moet eenvoudig uit te rollen zijn. Medewerkers moeten het graag willen gebruiken. Dat betekent dat de softwareontwikkelaar niet mee moet doen aan de race naar meer (weinig gebruikte) functionaliteit. In tijden van vele veranderingen draait het ontwikkelen van software om één vraag: wat heeft u echt nodig? "
Relevante software binnen de sector
Hoogenraad: "Als softwareontwikkelaars constant in overleg blijven met klanten en gebruikers, wordt duidelijk waar de behoeften liggen. Het is belangrijk om met gebruikers te sparren om te kijken wat ze echt nodig hebben en om te bepalen of dat eenvoudiger kan. Zo ontstaat relevante software voor ondernemers, accountants en administratiekantoren in plaats van dat er van bovenaf bepaald wordt wat ze nodig hebben. Voor veel bedrijven waar ondernemers nog aan het hoofd staan, is het helemaal niet nodig om allerlei onnodige toeters en bellen in de software te implementeren. Zij zoeken no-nonsense software, met functionaliteiten die aansluiten op hun manier van werken.
Zij willen niet dat hun medewerkers veel tijd moeten spenderen aan moeilijke trainingen en systemen. Ondernemers willen hun tijd kunnen spenderen aan ondernemen terwijl hun mensen hun werk moeten kunnen uitvoeren zonder lastiggevallen te worden met onnodig veel handelingen. Het softwaresysteem moet daarin ondersteunend zijn en niet leidend. Het is natuurlijk simpel om aan te geven wat er niet goed gaat, maar waar moet software dan juist wel aan voldoen?"
Waar voldoet goede software aan?
Hoogenraad: "Het is belangrijk dat de software overzicht en inzicht creëert, zodat HR- en salarisprofessionals direct kunnen zien wat echt van belang is. Voor gebruikers is het belangrijk om geattendeerd te worden op uitzonderlijke situaties. Daarnaast moet de software mensen helpen met het inschatten van de consequenties van voorgenomen stappen en moeten de gebruikers de mogelijkheid krijgen om het zelf te organiseren. Dat komt in feite neer op het geloof om gedoe te minimaliseren; geen complexe en vaak moeilijk te gebruiken modules, maar wel de meest gebruiksvriendelijke en intuïtieve gebruikersomgeving, met goed doordachte en eenvoudig te begrijpen schermen. En dat met software uit de cloud, zonder gedoe met hardware en technisch applicatiebeheer.
Software moet dus terug naar de basis. Dat betekent niet dat een softwareontwikkelaar moeten weglopen van complexiteit, maar juist dat complexiteit eenvoudiger gemaakt moet worden. De software zelf is dus niet simpel, maar het gebruik ervan wel. Die complexiteit van de buitenwereld zal namelijk nooit meer verminderen en het is onmogelijk om nu te bepalen waar we over twee jaar zullen staan. We weten alleen dat verandering in die twee jaar de enige constante is en dus moet software in staat zijn om constant mee te bewegen."
