Een smart kantoor laat iedereen fijner, beter en veiliger werken
21 juni 2018 -
Slimme sensoren, slimme lampen en slimme verwarming. Dat zijn de meest genoemde voorbeelden als u mensen vraagt naar slimme toepassingen op kantoor.
Het blijft echter vaak bij de implementatie van deze afzonderlijke smart toepassingen, waardoor het volledige potentieel van het smart office niet wordt benut. Welke waarde heeft een smart kantoor en welke stappen moet u nemen om daar te komen?
Volgens Egbert Hietberg, commercieel directeur bij 50five.nl, is een echt smart kantoor een ecosysteem waarin al deze slimme apparaten autonoom met elkaar communiceren. "De markt is nog relatief nieuw en mensen ontdekken steeds meer hoe slimme oplossingen in hun voordeel werken. De voordelen worden groter als de afzonderlijke slimme apparaten onderdeel vormen van een smart ecosysteem."
Smart begint met inzicht
Hietberg benadrukt dat een smart kantoor dus verder gaat dan de losse producten die één probleem oplossen, zoals lampen voor licht. "Denk aan de kracht door de combinatie van meerdere producten. De intensiteit van verlichting kan worden aangepast aan de behoefte, zoals feller licht om beter te kunnen concentreren. Dat voordeel verdampt echter weer als het klimaatsysteem niet goed werkt en er niet genoeg zuurstof in de lucht zit. Door het kantoor meetbaar te maken, heeft u inzicht in al die factoren en kunt u er een echt slim kantoor van maken."
Wat de mogelijkheden zijn van een echt slim kantoor wordt aangetoond door het gebouw The Edge in Amsterdam. Dit gebouw was bij de opening in 2015 het meest duurzame gebouw ter wereld, waarbij duurzaamheid werd gekoppeld aan techniek. Het slimme kantoor is uitgerust met energiezuinige LED’s die zijn verbonden aan daglicht-, temperatuur-, infrarood- en bewegingssensoren, zodat alles meetbaar en afzonderlijk instelbaar is. Het is het summum van het smart kantoor, maar voor enorm veel bedrijven is het niet realistisch.
Nieuwe technologie in oude gebouwen
De realiteit is namelijk dat in Nederland veel bedrijven werkzaam zijn in oudere kantoorgebouwen en moeten werken binnen de bestaande faciliteiten. Bij The Edge begon de bouw op de tekentafel en was alles opnieuw te bedenken en te ontwerpen. Hietberg: "Dat zorgt natuurlijk voor veel vrijheid die bestaande kantoorgebouwen niet hebben. Ieder kantoorpand is gebouwd met de kennis en kunde van dat moment, maar inmiddels zijn er natuurlijk veel verouderde gebouwen, terwijl de technologie zich in razend tempo heeft ontwikkeld."
Veel leveranciers van smart oplossingen hebben de afgelopen jaren hun best gedaan om hun producten bij de mensen thuis te krijgen, door ze betaalbaar en eenvoudig in gebruik te maken. Hietberg: "Waar het vroeger vooral speeltjes voor de IT-liefhebbers waren, kan iedereen er nu mee uit de voeten." Steeds meer mensen maken thuis gebruik van een combinatie van slimme apparaten om het leven makkelijker te maken. De volgende stap is om het kantoor smart te maken, want daar zijn ze natuurlijk een aanzienlijk deel van de week en ook op kantoor worden die producten steeds toegankelijker.
Smart mogelijkheden op kantoor
Sensoren, verlichting, beveiligingscamera’s, luchtklimaatsystemen, verwarming en zelfs schoonmaakrobots zijn steeds eenvoudiger te implementeren in bestaande kantooromgevingen en met elkaar te koppelen. Sensoren meten bijvoorbeeld de zuurstof of koolstofdioxide in de ruimte, past het klimaatsysteem aan en stuurt een melding naar de medewerker dat het tijd wordt voor een wandelingetje van een paar minuten om een frisse neus te halen. De ruimten op kantoor zijn allemaal afzonderlijk te beheren, zodat u altijd de juiste temperatuur of lichtintensiteit heeft als de ruimte is gereserveerd. Het systeem weet dat ook wanneer er niemand is en schakelt vervolgens zelf uit, zodat lampen niet onnodig branden en energie wordt bespaard.
Deze slimme toepassingen zijn dus goed voor de productiviteit en de portemonnee, waardoor ze interessant zijn voor veel managers. Naast de financiële voordelen hebben smart oplossingen nog veel meer interessante baten op kantoor, zoals de beveiliging. Met camera’s kunt u de parkeerplekken in de gaten houden en dat verhoogt de veiligheid. Het is zelfs mogelijk om de verlichting te koppelen aan die slimme camera’s, zodat het licht mogelijke indringers verjaagt. Bij de deur kunt u gebruik maken van slimme deursloten of videodeurbellen, zodat u zeker weet dat de juiste mensen toegang krijgen tot het kantoor.
Hietberg: "Sensoren zijn een betaalbare oplossing om zaken meetbaar te maken en te handelen op basis van juiste data in plaats van op onderbuikgevoel. Dat is de eerste stap naar een smart kantoor, want daarna zijn de mogelijkheden eindeloos met een veelvoud aan producten. De werkelijke kracht van smart ligt namelijk in de koppeling tussen deze smart apparaten, zodat ze autonoom met elkaar kunnen communiceren en het leven op kantoor automatisch beter maken. Zo laten we de techniek voor ons werken in plaats van dat we voor techniek werken."
