19 april 2018 -
Voor veel organisaties is Office 365 praktisch onmisbaar. Een storing van enkele uren kan een enorme impact hebben. "Dat is zeker geen reden om te stoppen met Office 365, maar wel om de afhankelijkheid ervan te verkleinen," stelt Nick Deen, senior marketingmanager bij Mimecast. Hoe doet u dat?
Van het e-mailprogramma Outlook en communicatietools zoals Skype for Business tot kantoorsoftware als Word en opslagdienst OneDrive: elk hebben ze wereldwijd miljoenen zakelijke gebruikers. Deze grote gebruikersschare is onder andere te danken aan de populariteit van Office 365, de cloudoplossing waar bijna alle kantoorsoftware van Microsoft in zit. "Die compleetheid is zowel een kracht als een zwakte," zegt Deen. "Want in het geval van een storing vallen er meteen meerdere belangrijke instrumenten voor de business weg."
Een Office 365-storing leidde begin april dan ook tot het nodige chagrijn. Een deel van de gebruikers had ongeveer drie uur lang geen toegang tot e-mail of documenten. Ook in Nederland zorgde de downtime voor hinder. Zo twitterde ROC Friese Poort dat medewerkers en studenten niet konden inloggen. Op de website allestoringen.nl kwamen honderden meldingen binnen.
De gevolgen van een storing
De meeste bedrijven overleven het wel drie uur zonder Office 365. Toch kan zo’n storing vervelende gevolgen hebben. Deen: "Neem e-mail. Zonder de juiste voorbereidingen zijn e-mails van (potentiële) klanten aan dovemansoren gericht. Zeker als er haast bij is, kan dat omzet kosten. Bovendien kunnen veel medewerkers hun werk niet goed doen zonder e-mail. Binnen bedrijven vervult e-mail vaak een archieffunctie. Als de online e-maildienst niet beschikbaar is, wordt het moeilijker om belangrijke informatie op te zoeken."
"In het ergste geval kan een storing zorgen voor blijvende reputatieschade," vervolgt de marketingmanager. "Klanten verwachten namelijk dat u bereikbaar bent via e-mail. Zij hebben geen boodschap aan de mededeling dat het probleem niet bij uw organisatie ligt. Volkomen terecht, als u het mij vraagt. Want met enkele eenvoudige maatregelen kunnen organisaties de gevolgschade van een storing beperken."
Bouwen aan cyber-resilience
Op een storing bij Microsoft heeft u zelf geen invloed, benadrukt Deen. "Het gaat er dan ook niet om dat u de storing voorkomt, maar dat de impact op de business zo klein mogelijk is. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat het personeel door kan werken en klanten geen problemen ervaren. Dit wordt cyber-resilience genoemd." Hij geeft vijf tips om de digitale veerkracht van uw organisatie te versterken:
1. Maak een plan voor bedrijfscontinuïteit
"Als u pas tijdens een storing bepaalt wat er moet gebeuren, bent u rijkelijk laat. Veel beter is het om de concrete acties en de taakverdeling vooraf op papier te zetten. Wie zoekt uit wat er aan de hand is en hoelang de storing nog duurt? Wie ondersteunt het personeel? En wie verzorgt de communicatie naar klanten? Met zo’n plan bespaart u tijd en bent u sneller weer operationeel."
2. Waarborg de beschikbaarheid van data
"Tijdens een storing is het cruciaal dat u nog steeds toegang heeft tot actuele gegevens. Daar zijn gelukkig technische oplossingen voor. Zo hebben Office 365-gebruikers de mogelijkheid om een kopie van e-mails, OneDrive-bestanden en Skype-gesprekken door een derde partij bij te laten houden in een goed beveiligd datacenter. Voor G Suite-gebruikers is er vergelijkbare dienstverlening. Op deze manier heeft u altijd een actuele back-up van bedrijfskritische data."
3. Informeer klanten snel en accuraat
"Het is heel belangrijk om klanten – maar ook leveranciers en andere belanghebbenden – snel en nauwgezet te informeren over de storing. Plaats in ieder geval een melding op uw website en social media zoals Twitter en Facebook. Geef duidelijk aan wat er speelt en hoe uw organisatie de komende uren dan wel bereikbaar is. Laat het ook weten als de problemen met Office 365 weer verholpen zijn."
4. Zorg ervoor dat u bereikbaar blijft
"Wanneer het gebruik van Outlook geen optie is, kan het verstandig zijn om tijdelijk over te stappen op een andere e-maildienst. Voor een kleine of middelgrote organisatie is één ‘reservemailadres’ misschien al voldoende. Houd er wel rekening mee dat niet alle providers even goed scoren op het gebied van beveiliging. Uit onderzoek blijkt zelfs dat bijna een kwart van door e-mailprovider ‘goedgekeurde’ en doorgelaten e-mail alsnog onveilig is."
5. Werk offline of gebruik alternatieve software
"Het komt zelden voor dat Office 365 helemaal plat ligt. Mogelijk werkt alleen de cloudfunctionaliteit niet en kunt u offline doorwerken. Maar bij een grote storing is het fijn om een alternatief achter de hand te hebben voor de belangrijkste kantoorsoftware. Denk aan gratis pakketten als LibreOffice en OpenOffice. Dit is een tijdelijke oplossing, maar de storing zal ook niet eeuwig duren.
Volledige afhankelijkheid is nooit goed," besluit Deen. "Elke organisatie die essentiële diensten zoals e-mail uit de cloud afneemt, moet zich realiseren dat een storing vooral de eigen bedrijfsvoering treft. Met een doordachte strategie voor cyber-resilience houdt u de regie zelf in handen en bent u snel weer ‘back in business’."
