In vijf stappen omarmen ook uw medewerkers digitalisatie
10 januari 2018 -
De digitale revolutie is ook binnen de zorg in volle gang, de mogelijkheden aan applicaties zijn eindeloos en digitaal communiceren was nog nooit zo simpel.
Waar er bij de intrede van computers nog cursussen werden gegeven, gaan zorginstanties er op dit moment vaak vanuit dat medewerkers wel om kunnen gaan met de digitale veranderingen die plaatsvinden. Denk hierbij aan de overstap naar Microsoft Office 365, een digitale werkplek, de introductie van tablets of het invoeren van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Het tegendeel blijkt waar. Onderzoek toont aan dat slechts de helft van de zorgmedewerkers de eigen know-how van ICT voldoende acht om het werk goed te kunnen doen. Bovendien verwacht de ruime meerderheid dat het bijbenen van ICT-kennis een uitdaging wordt. Daarom is het belangrijk om medewerkers te begeleiden bij de introductie van een nieuwe technologie. Niet in de vorm van dezelfde programma voor iedereen, maar afgestemd op het kennisniveau en de behoeften. Reno van der Looij, Segment Manager Zorg bij Ictivity, bespreekt hoe u in slechts vijf stappen uw medewerkers klaarstoomt voor het gebruik van ICT bij de dagelijkse werkzaamheden.
1. Digivaardigheden en behoeften inventariseren
In de eerste fase inventariseert u wie binnen de organisatie gebruikmaakt van welke systemen. Van der Looij: "Het succes van digitalisaties wordt in toenemende mate bepaald door de digivaardigheden van medewerkers. Daarom is het goed om allereerst in kaart te brengen hoe medewerkers met ICT werken. Welke devices, tools en applicaties gebruiken zij? Waar werken zij? Iemand uit de thuiszorg is veel onderweg en een fysiotherapeut is daarentegen vaak op één locatie. Via bijvoorbeeld een online intake is snel en gemakkelijk inzicht te krijgen in het ICT-DNA-profiel van uw medewerkers. Hierbij gaat het niet alleen om hoe er gewerkt wordt, maar vooral om wat er beter kan en hoe de persoon in kwestie het liefst nieuwe kennis tot zich neemt. De belangrijkste vraag om te achterhalen tijdens deze fase is hoe u uw medewerkers kunt helpen om productiever te worden met behulp van ICT. Deze eerste fase sluit af met een nulmeting van de digitale vaardigheden van de medewerkers."
2. Persoonlijk leerplan opstellen
Van der Looij vervolgt: "Op basis van de intake en de nulmeting ontwikkelt u voor iedere medewerker een persoonlijk leerplan dat aansluit bij zijn opleidingsvoorkeuren en lacunes in zijn kennis. Een persoonlijk leerplan waarborgt dat medewerkers zo efficiënt en effectief mogelijk leren. Zo blijft tevens de tijdsinvestering die zij en u moeten doen beperkt."
3. Bijscholing op maat
Na het persoonlijke leerplan is het tijd voor de daadwerkelijk bijscholing, die via een opleidingsprogramma op maat wordt aangeboden. "Een opleidingsprogramma kan uit diverse online leermiddelen en korte bijscholingssessies bestaan. Sommige onderwerpen komen bij veel medewerkers terug en kunnen middels klassikale trainingen of interactieve presentatiesessies worden aangepakt. Andere onderwerpen horen wellicht bij een specifieke functie of zijn alleen interessant voor medewerkers met een beperkte digitale vaardigheid. Die kennis draagt u het best één-op-één over."
Tevens geeft Van der Looij mee om bij de derde stap een online leerportaal beschikbaar te stellen. "In dit portaal kunnen de kennismetingstoetsen, instructievideo’s en e-learningtools geplaatst worden. Daarnaast kan dit portaal worden gecombineerd met andere ondersteunende leermiddelen die een organisatie gebruikt, zoals online handleidingen en werkinstructies. Op deze manier vinden medewerkers alles wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren op één plaats."
4. Resultaatmeting
Heeft de medewerker het idee dat hij de nieuwe omgeving onder de knie heeft, dan is hij klaar voor de eindtoets. Dit is een digitale toets die inzicht geeft in de vaardigheden na het doorlopen van de geplande trainingssessies. Deze toets maakt inzichtelijk of meer bijscholing gewenst is.
5. Advies en nazorg
"Tijdens de laatste stap borgt u de aangeleerde vaardigheden, zodat medewerkers de snelle ICT-veranderingen en digitalisatie kunnen blijven bijbenen. Hierbij is het belangrijk dat er extra begeleiding mogelijk is, zowel tijdens de introductie van nieuwe technologieën als gaandeweg. Denk hierbij aan een IT-specialist die beschikbaar is als floorwalker en medewerkers direct kan helpen. Zo’n specialist kan tevens vaststellen wie wat meer moeite heeft met de adoptie van de nieuwe technologie om hen meer digivaardig te maken," aldus Van der Looij.
Houd de digivaardigheden op peil
Tot slot geeft Van der Looij het advies om na het doorlopen van de vijf stappen ervoor te zorgen dat de nieuwe digivaardigheden op peil blijven. Tevens geeft hij aan dat er aandacht voor het verbeteren van de productiviteit en slimmer samenwerken cruciaal zijn. "Het is belangrijk dat medewerkers optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van nieuwe technologieën. Om dit te bevorderen kunt u denken aan de introductie van een innovatieteam, die bestaat uit zogeheten key users. Deze medewerkers geven vaak de beste inkijk in wat er nodig is om de processen binnen een organisatie te verbeteren en welke technologie daar het beste bij past." Deze vijf fases vormen in organisaties met veel digitale veranderingen een continu proces. Veranderingen volgen elkaar immers steeds sneller op en daarom dienen medewerkers constant getraind te worden.
