2 januari 2018 -
De vergadering: essentieel binnen elke organisatie, ongeacht grootte of branche. Maar hebben vergaderingen een doel en zijn ze efficiënt?
Volgens Michael C. Mankin en Eric Garton (auteurs van het boek Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power) zitten directieleden tegenwoordig zo'n twee dagen per week aan de vergadertafel en wordt binnen de gemiddelde organisatie zo'n vijftien procent van de tijd besteed aan vergaderen. Wordt deze tijd wel goed besteed? Lossen de vergaderingen iets op of zijn ze op een andere manier nuttig? Volgens Diederick Beels, Sales Director Benelux bij Tableau is dit helaas meestal niet zo.
Onvoldoende informatie
Beels: "Dit blijkt vooral te komen doordat de deelnemers over onvoldoende informatie beschikken. Beslissingen worden uitgesteld in plaats van dat men actie onderneemt. Uit verder onderzoek van Mankin en Garton blijkt dat bijna twee derde van de vergaderingen voor medewerkers te kort is om een belangrijke besluit te kunnen nemen. Wat nog erger is, is dat het ontzettend veel tijd kost om ontbrekende informatie te vinden en een datum te prikken om de juiste mensen opnieuw bij elkaar te krijgen. In de jachtige economie van nu kan een bedrijf in problemen komen omdat het nemen van een beslissing te lang duurt."
Data
Kunnen bedrijven dit probleem actief oplossen? En zo ja, hoe? Beels: "Het antwoord is data. Niet de data die is opgeslagen in de duizenden rijen van een spreadsheet, maar data die dankzij de allerbeste moderne technologie kan worden uitgelicht en gezien, zodat iedereen aan de vergadertafel ermee kan werken en de data ter plekke visueel kan analyseren."
Het centraal stellen van data tijdens vergaderingen lost niet alleen het 'vergaderdilemma' op, maar betekent ook een transformatie van de bedrijfsvoering. Dit heeft wat uitleg nodig.
Van statische spreadsheets tot het besparen van geld
Beels legt uit: "Statische, onpraktische spreadsheets zijn vaak onoverzichtelijk en maken vergaderingen soms onnodig gecompliceerd en verwarrend. En wie kent niet het voorbeeld van een PowerPoint-presentatie met een enorme hoeveelheid tekst. Probeer daar maar eens snel inzichten uit te halen. Dankzij visuele data-analyse, met de mogelijkheid tot daadwerkelijke interactie en het omspitten van de beschikbare data, kunnen teams tijdens vergaderingen vaak in real time vragen stellen en beantwoorden." Dit betekent dat beslissingen sneller kunnen worden genomen, iedereen beter samenwerkt en de productiviteit wordt verbeterd.
Door statische datapunten te presenteren als een interactief, visueel dashboard, hebben teamleden vanaf het begin van de vergadering inzicht in de zakelijke uitdagingen. Zo kunnen sneller trends en uitschieters worden gespot in de data waarmee oplossingen kunnen worden aangestuurd. Dit leidt soms tot aanzienlijk zakelijk voordeel.
Beels vertelt: " Jones Lang Lasalle (JLL) is een organisatie die visuele analyses gebruikt om nieuwe invalshoeken te ontdekken, geld te besparen en slimmere, datagestuurde beslissingen te nemen. Een van de klanten van JLL wist zelfs vij miljoen dollar te besparen op energie door data tijdens een vergadering in een dashboard te analyseren. Men kwam erachter dat er op de verschillende locaties behoorlijk wat verschillen waren in energieverbruik en heeft zo de 8.000 minst efficiënte vestigingen geïdentificeerd. Zulke baanbrekende ontdekkingen zijn alleen mogelijk als data tijdens een vergadering tot leven komt."
Data: uw geheime wapen
Wanneer data tijdens een vergadering actief kunnen worden gebruikt, kan het collectieve analytische denkvermogen van een team worden ingezet. Door tijdens een vergadering actief met toegankelijke data te werken, spreken de data voor zich en hoeven lopende zaken voor de aanwezigen niet meer uitvoerig te worden samengevat. "Dit betekent dat iedereen meteen kan meedoen en meedenken. Dankzij gezamenlijke data-analyse hoeft niet meer eerst te worden verteld wát er gaande is en kan meteen worden gekeken naar waaróm iets gaande is. Zo komt men meteen tot de kern van de zaak en kunnen er efficiënte beslissingen worden genomen," illustreert Beels.
Ook Jaguar Land Rover past tijdens zijn dagelijkse vergaderingen data toe. Na een presentatie door de CEO van de raad van bestuur is de manier waarop het bedrijf rapporteert volledig veranderd. Met visuele analyse gaat niet alleen de rapportage vloeiender, maar zijn ook de vergaderingen interactiever en efficiënter. Doordat informatie duidelijk wordt weergegeven, kunnen medewerkers problemen sneller identificeren en dus sneller met oplossingen komen. Doordat iedereen kan zien en begrijpen waarnaartoe wordt gewerkt, staan de neuzen van iedereen in de ruimte vanaf het begin dezelfde kant op en verkrijgt iedereen sneller meer inzicht.
Mensen zijn gewoontedieren
Dus waarom doen niet alle bedrijven dit? Beels verklaart:" Het grootste struikelblok voor het transformeren van vergaderingen zijn onze eigen gewoontes. Men is gewend geraakt aan een maandelijkse, wekelijkse en soms zelfs dagelijkse vergadering. Het is verworden tot routine en vaak gereduceerd tot een vinkje op de to-dolijst van een medewerker."
Het is niet eenvoudig om dergelijke gewoontes te veranderen, maar senior management kan de eerste stap nemen door binnen een organisatie de mensen te vinden die goed met data overweg kunnen. Met de hulp van deze ‘datakampioenen’ kunnen organisaties medewerkers beter inlichten over de voordelen van visuele analyses om de besluitvorming in zowel de vergaderruimte als tijdens de dagelijkse werkzaamheden te versnellen. Door de overgang naar datagestuurd werken bij leidinggevenden en collega's te laten beginnen, wordt er op natuurlijke wijze een verandering van de bedrijfscultuur ingezet.
Beels sluit af: "Als er sprake is van twijfel bij het in gebruik nemen van nieuwe technieken, is het aan het senior management om het voortouw te nemen. Deze aanpak is niet alleen goed voor medewerkers, maar ook gunstig voor het bedrijf. Eentje dus om toe te voegen aan de goede voornemens voor 2018!"
