Waarom u als manager nooit uw uren hoeft te registreren
24 oktober 2017 -
U heeft het zo druk, dat u een autorit zonder telefoontjes als vrije tijd beschouwt. Uren moeten registreren is zo’n taak waarvan u wel weet dat hij bestaat, maar die eenvoudig voor u uit te schuiven is.
Als er binnen uw bedrijf gegevens over uw gewerkte uren nodig zijn, bijvoorbeeld bij het samenstellen van de facturen, behelpt u zich met het terugbladeren in uw agenda en een goed staaltje natte vinger werk. Omdat u zelf geen manager heeft, is er niemand die hier in uw beoordelingsgesprek iets van zegt. En wat zou het? U maakt immers zoveel uren, dat het met uw percentage declarabele uren wel goed zal zitten. Hieronder geeeft Appwiki drie redenen waarom u als manager uw uren niet hoeft te registreren. Te mooi om waar te zijn?
Reden 1: u gelooft niet in practice what you preach
Dikwijls zitten managers met hun handen in het haar omdat enkele medewerkers zich gewoonweg niet lijken te kunnen committeren aan het bijhouden van hun urenstaten. Te vaak blijkt bij analyse de manager in de top 3 van deze ranglijst van ‘ontduikers’ te staan. Goed voorbeeld doet goed volgen blijkt in de praktijk echt op te gaan. Helaas geldt het ook andersom: zolang u het signaal af blijft geven dat u het schrijven van de uren niet belangrijk genoeg vindt om dit zelf netjes bij te houden, is elke beleidsmaatregel op dit vlak onbegonnen werk.
Reden 2: u gelooft dat u een bovenmenselijk geheugen heeft
Uit onderzoek blijkt dat de menselijke geest er niet op gemaakt is om nauwkeurig te onthouden waaraan er tijd werd besteed in de afgelopen week. Laat staan de afgelopen maand! Researcher Ebbinghaus kwam zelfs tot de ontstellende conclusie dat een mens tussen de 25 en 75 procent van alle informatie die het op een dag tot zich neemt, vergeten is na een dag of twee. Na een week is 90 procent vergeten. De nauwkeurigheid van gerapporteerde uren hangt samen met de frequentie waarin de uren geschreven worden. Bij het invullen van de uren minder dan een paar keer per week, waren de uren niet meer nauwkeurig te noemen. Mochten klanten vragen om een uitdraai van de gemaakte uren voor een project, kan uw giswerk zich dan weleens duur komen te staan. Uren kunnen in urenregistratie software eenvoudig per project of taak worden geregistreerd. Bekijk hier urenregistratie programma’s met projectregistratie. Ook zijn interne analyses van gemaakte uren aan projecten zo zonde van de tijd, omdat ze zich baseren op fictieve gegevens in plaats van de werkelijkheid.
Reden 3: u gelooft dat het druk hebben gelijk staat aan declarabel zijn
U heeft veel gelezen over timemanagement en het moet gezegd worden: het gaat u lekker af. U werkt zich een slag in de rondte en verspilt geen kostbare tijd aan randzaken zoals de urenregistratie. Maar bent u wel zo declarabel als u denkt? Bij analyse van iemands urenbesteding blijkt tijd vaak op te gaan aan andere zaken dan zij initieel verwachten. Wellicht is dat ene project wat u zo leuk vindt dat u er helemaal in op gaat, helemaal niet zo declarabel als gedacht. Of richt u uw acquisitie pijlen op verkeerde bronnen. Analyses zijn pas inzicht gevend wanneer u op een betrouwbare manier uw uren schrijft. Dus: hoewel al dit dagelijks geschrijf in een urenregistratieprogramma als niet-effectief kan voelen, is het uiteindelijk wel een hele betrouwbare manier om als organisatie steeds te kunnen leren van het verleden, en dus werkelijk effectiever te worden.
Natuurlijk is het zaak het u zichzelf hierbij wel zo makkelijk mogelijk te maken. Met dank aan de moderne techniek zijn er allerlei hippe en handige tools ontwikkelt om u in het dagelijks schrijven van uw uren te faciliteren. Tegenwoordig bieden de leveranciers ook urenregistratie apps aan.
Makkelijk uw uren registreren
De meeste moderne ERP-systemen over een:
-urenregistratie app voor ieder device, waaronder een app voor de tablet en mobiele telefoon;
- urenregistratie balk voor in uw browser;
- synchronisatie mogelijkheid met uw agenda;
- stopwatch die bij automatisch de uren op het juiste project registreert;
- automatische e-mail reminder wanneer er bijvoorbeeld een week geen uren zijn geschreven;
- koppeling met uw rittenregistratiesysteem;
- dashboard waarin eenvoudig te zien is wie zijn urenstaat heeft ingediend en een button om medewerkers direct een reminder te kunnen sturen.
Het loont de moeite eens te informeren naar bovenstaande mogelijkheden bij uw ERP-leverancier. Faciliteert uw huidige ERP-systeem u en uw medewerkers niet voldoende? Door gebruik te maken van een adviessite voor bedrijfssoftware is het eenvoudig mogelijk allerlei systemen en de functionaliteiten met elkaar te vergelijken.
Noodmaatregelen
Lukt het u ondanks een faciliterend systeem niet om uw uren te schrijven? Onderstaande noodmaatregelen zijn in de praktijk heel effectief gebleken:
Medewerker aanstellen om juiste posten op te nemen
Een ander voor u laten schrijven kan gemakkelijk geregeld worden met de toegang- en gebruikersinstellingen in een online urenregistratiesysteem. Zo kunt u desgewenst op de terugweg naar huis uw secretaresse bellen en deze direct uw uren laten schrijven.
Sociale druk
Een maatregel die goed blijkt te werken in de praktijk om iedereen binnen het bedrijf zijn uren te laten schrijven, is sociale druk. Door een koppeling van de urenregistratietool aan bijvoorbeeld uw KPI dashboard is het voor iedereen inzichtelijk te maken wie zijn uren die week nog niet heeft ingediend. Deze namen blijven staan totdat de timesheet is ingediend. Voelt u hem? Uw naam die wekenlang op deze discutabele wall of fame prijkt zal zelfs u over de streep trekken die uren toch maar even bij te werken.
Werkdruk verlagen
Als het geen zaak van discipline is en u het werkelijk te druk heeft om vijf minuten per dag uw uren te registreren, kan het zinvol zijn uw werkdruk onder de loep te nemen. De tijd kan rijp zijn om wat taken te gaan delegeren.
Do something today that your future self will thank you for - Sean Patrick Flanery
