Te veel informatie – tips en trucjes uit de zakelijke wereld
20 oktober 2017 -
We kunnen er niet omheen: digitalisering verandert de wereld. Technologie heeft een enorme invloed op ons dagelijkse privé- en werkleven.
Een onderzoek dat Accel and Qualtrics onder 8.000 wereldwijde respondenten heeft uitgevoerd, toont aan dat technologie een positieve invloed heeft op de balans tussen privé en werk voor 73 procent van de Millennials. Doordat het nu ook gemakkelijker is om te communiceren, zijn ook de relaties op het werk en privé verbeterd. Oudere generaties zijn het hier echter niet mee eens. Dat stelt Mary Jane Roy trainer, counselor en presentator en mede-eigenaar van KEYSTONE success.
Verslaafd aan mobiel
Millennials rapen hun telefoon 150 keer per dag op. Het verlangen om constant overal van op de hoogte zijn lijkt bijna op een verslaving. Onderzoek toont aan dat dit ook geldt voor andere generaties en dat dit vooral in grotere bedrijven te merken is. In sommige bedrijfstakken beantwoorden mensen honderden e-mails op een werkdag. Het is gemakkelijk om toegang te krijgen tot informatie over alles en iedereen, zelfs als we er niet speciaal naar op zoek zijn. Natuurlijk speelt social media hier een belangrijke rol bij: we ontvangen constant notificaties van Twitter, Facebook en Instagram. Vaak houden we, en dan ook vooral medewerkers van grotere bedrijven, onze telefoons op het nachtkastje. 79 procent van de Millennials geeft zelfs aan dat ze midden in de nacht hun telefoon nog controleren. Het is geen wonder dus dat we tegenwoordig toegang hebben tot veel te veel informatie. Het is vanzelfsprekend dat technologie zijn voordelen heeft en ons leven beduidend gemakkelijker maakt, maar het heeft ook een enorm negatieve invloed op ons persoonlijke en zakelijke leven.
Herkent u uzelf in het hierboven omschreven gedrag? Of denkt u direct aan een bepaalde collega, vriend of familielid? Lees dan door en ontdek waarom het belangrijk is te erkennen dat te veel informatie ook een probleem kan zijn. Het kan enorme rust geven om een grote hoeveelheid van de beschikbare informatie weg te nemen. Roy geeft u een aantal tips om u hierbij te helpen.
De grote zakelijke wereld en te veel informatie
Dit geeft individuen een zelfscan van hun welzijn, maar helpt bedrijven ook het algehele welzijn van hun medewerkers (anoniem) beter te begrijpen. Meer dan 1.300 respondenten hebben de check doorlopen, waarvan de meeste deelnemers uit de grootzakelijke wereld in Nederland komen. De check is overigens ook in het Engels beschikbaar is. Via de vragenlijst kijkt men naar de dagelijkse druk die mensen ondervinden. Zo zijn er vragen in de scan opgenomen over slaaproutines en wordt er gekeken of mensen een goede werk-/ privébalans hebben. De resultaten zorgen vaak voor verrassende nieuwe inzichten voor bedrijven. Eén van de vragen die de ondervraagden moeten beantwoorden, is of zij dagelijks hun telefoons en e-mails opzij leggen als ze thuis zijn. Maar 3,7 procent van de ondervraagden geeft aan dat zij dit daadwerkelijk doen. "We sluiten ons niet regelmatig af en tijdens onze trainingssessies horen we vaak van deelnemers dat ze direct na het wakker worden, en voor het slapen gaan, hun telefoon controleren. […] Veel leiders in de zakelijke wereld sturen om 03:00 uur nog even een e-mail. Uw telefoon ligt naast het bed, u hoort de notificatie en denkt "oh, deze e-mail moet ik beantwoorden." […] Dit is iets waar veel bedrijven verandering in moeten brengen."
Beantwoorden van e-mails
In de hedendaagse werkomgeving werken veel mensen zestien tot achttien uur per dag. Tijdens deze werkuren zijn ze constant online. Een onderzoek dat in 2012 is uitgevoerd door McKinsey Global Institute, geeft aan dat de gemiddelde werknemer 28 procent van de tijd bezig is met het beantwoorden van e-mails. Hiernaast toont een studie van Gloria Mark van de Universiteit van Californië dat het 25 minuten duurt om hierna weer volledig uw aandacht te richten op de taak waarmee u bezig was. Gemiddeld wordt een taak iedere elf minuten onderbroken.
Roy wijst erop dat de enorme hoeveelheid informatie die we iedere dag ontvangen erg afleidt. Dit kan een negatieve invloed hebben op productiviteit en het maken van beslissingen. We zijn ons er steeds meer van bewust dat stress kan leiden tot een burn-out. Dit kan een bedrijf veel kosten opleveren, omdat het tijd vergt om te herstellen van een burn-out. De trainer vindt dat het tijd wordt dat bedrijven gaan erkennen wat de consequenties zijn van te veel informatie en dat zij eraan moeten werken om dit te voorkomen.
Te veel informatie beheren
Sommige grote bedrijven organiseren trainingen voor hun medewerkers waarin ze leren om met de druk van de digitale wereld om te gaan. Hier vallen ook mindfulness-programma’s onder die helpen om de aandacht te houden voor specifieke taken en helpen met productiviteit. Eén van de belangrijkste lessen die men van deze programma’s kan leren, is hoe belangrijk het is om uw volledige aandacht te houden voor één taak, en deze ook af te maken, voordat u aan een volgende taak begint.
Verwerken van stress
Roy heeft opvallend advies over e-mails en het verwerken van dagelijkse stress. Ze ontvangt haar zakelijke e-mails niet op haar telefoon en controleert deze alleen vanaf haar laptop. Met de toenemende druk die individuen tegenwoordig voelen op het werk, is goed tijdsmanagement cruciaal. Controleer e-mails alleen op bepaalde tijdstippen van de dag, zodat u andere taken niet hoeft te onderbreken. Roy benadrukt ook hoe belangrijk het is om zelf uit te vinden wat uw stressfactoren zijn en wat u de meeste energie kost. "Maak er een gewoonte van om zelfbewust te zijn en regelmatig uzelf te controleren, in plaats van constant (automatisch) uw telefoon te controleren of u een bericht heeft ontvangen – dat is de belangrijkste tip die ik kan geven."
Regelmatige pauzes
Roy legt uit dat het ook belangrijk is om regelmatig een pauze te nemen. We moeten ongeveer iedere 90 minuten een kleine pauze nemen van twee tot drie minuten om even de benen te strekken, op adem te komen of zelfreflectieie beoefenen. Beweging heeft een enorme invloed op de productiviteit en stress, en bovendien is het belangrijk voor onze lichamelijke gezondheid. "Ze zeggen dat zitten het nieuwe roken is. […] Denk na over hoe lang u per dag zit, vanaf het moment dat u wakker wordt, tot het moment dat u naar bed gaat. De gemiddelde werkuren voor werknemers in de zakelijke wereld is veertien uur per dag. Tel hierbij op dat u waarschijnlijk zes tot acht uur per dag slaapt, en u merkt dat u weinig fysiek actief bent."
Het beste advies dat Roy misschien wel heeft, is om grenzen te leggen en leren NEE te zeggen tegen extra werk als u bord al vol is. Proberen te veel taken tegelijk af te ronden kan betekenen dat niets goed gedaan wordt en voedt de stress over hoe goed we presteren. Onderzoek is toont aan dat we echt niet kunnen multitasken.
Zeven tips om om te gaan met te veel informatie
Met het advies van de experts in ons achterhoofd, geeft Roy zeven tips om te leren omgaan met te veel informatie:
Controleer uw e-mails alleen op bepaalde tijden van de dag.
Dit kan meerdere keren zijn, maar houdt u aan de vooraf geplande tijden.
Bekijk uw zakelijke e-mails niet op uw telefoon.
Controleer ze alleen als u op uw computer of laptop werkt.
Wees voorzichtig met stressfactoren en taken die veel energie opzuigen.
Neem iedere 90 minuten een pauze van ongeveer twee tot drie minuten van uw beeldscherm.
Vind manieren om regelmatige beweging een onderdeel van uw dag te maken, zo breekt u lange periodes van zitten op.
Stel uw grenzen vast en leer NEE zeggen.
Vergeet de wereld om u heen niet en begrijp wat er om u heen gaande is.
Volg deze zeven tips om en verminder de hoeveelheid informatie die u ontvangt, en u bent al op weg naar een goede balans tussen uw werk- en privéleven.
