23 augustus 2017 -
Beheert en gebruikt u uw tijd optimaal? Rob Pijlman van Het Effectieve Werken geeft u tien tips om dit optimaal te doen. Doe er uw voordeel mee!
Tip 1 - Wees bewust van uw voorbeeldrol
‘Kinderen doen niet wat u zegt; kinderen doen wat u doet’. Een mooie uitspraak met een grote kern van waarheid. Met volwassen mensen werkt het eigenlijk net zo. Leiding geven aan anderen is pas mogelijk als u leiding kunt geven aan uzelf. Andre Wiersema zegt het nog stelliger: "Top down management werkt niet meer. Top down management is uit." Er is een vorm van topdown management die wel werkt en dat is voorbeeldgedrag. Time management tip één voor managers van Bloemendaal: "Wees u bewust van uw voorbeeldrol." Laat door uw gedrag in de dagelijkse praktijk zien aan anderen wat u belangrijk vindt. Speel hierin geen rol maar wees zoveel mogelijk uzelf. Dit kost nauwelijks energie en inspireert vaak anderen.
Tip 2 - Creëer 100 procent doelduidelijkheid in functiedoelen
Doelen zonder acties zijn als dromen. Acties zonder heldere doelen blijken vaak zomaar tijdverspilling. U doet net iets teveel of te weinig. Of u kiest niet de juiste acties. Time management tip twee voor managers: creëer 100 procent doelduidelijkheid in functiedoelen. Een klein aantal helder omschreven doelen helpt u kiezen om de juiste activiteiten te doen. Een goed functiedoel is als eindresultaat in output geformuleerd. Is meetbaar en objectief vast te stellen. Het geeft de medewerker een vorm van kick om het te gaan behalen. Het is uitdagend en motiveert u om te verbeteren en te vernieuwen. En iedereen begrijpt precies de bedoeling bij een goed omschreven doel. 100 procent doelduidelijkheid is de basis. Pas dan kan een medewerker of team een doel omarmen en gas geven.
Tip 3 - Besteed echt aandacht aan de mate van doelacceptatie
De beste stap direct na doelduidelijkheid is doelacceptatie. Hoe groter de acceptatie, hoe meer eigenaarschap. Omarmt een team of individuele medewerker een 100 procent duidelijk doel, dan helpt u dat als manager enorm. Het team of de medewerker geeft graag gas en verbetert en vernieuwt zichzelf gemakkelijker om het resultaat te behalen. Gelooft u in uw doel? Dan wilt u er echt voor gaan. Is het geloof minder dan gaat u snel in de stand van remmen en gasgeven, remmen en gasgeven. Remmen en gasgeven = aan de slag en twijfelen.
Time management tip drie voor managers: besteed echt aandacht aan de mate van doelacceptatie. Vraag uw team of uw medewerker om zelf de resultaten te benoemen. Waar geloven ze in en waar willen ze echt voor gaan? Laat ze nadenken over een plan: hoe gaat u het resultaat neerzetten? En vraag ze vaker om het geloof uit te spreken. Extra tip: zie of proeft u twijfel, bespreek dit dan ook. Mensen zijn intelligent: geloven ze zelf niet dat ze een resultaat kunnen behalen, dan is gedrag zo maar gericht op het bewijzen hiervan.
Tip 4 - Onderhoud relaties vanuit persoonlijke interesse
Effectiviteit werken en leven vraagt een pro actieve houding. Een goede relatie met mensen om u heen beïnvloed uw effectiviteit positief. Vindt u iemand aardig en leuk dan heeft u er meer voor over. Zo werkt dat biologisch. U houdt meer rekening met de ander en zoekt degene sneller op.
Als manager heeft u natuurlijk vaak contact met collega’s vanuit inhoudelijke redenen. Zorg dat u ook voldoende aandacht besteed aan de relatie vanuit persoonlijke interesse. Plan hiervoor tijd in uw agenda. Toon interesse in de persoon zelf, zijn ideeën, gevoelens en visie zonder verdere bijbedoelingen. Uw collega’s voelen zich meer gewaardeerd. Ze gaan meer met u delen en denken meer met u mee. Een extra voordeel is dat managen gemakkelijker wordt en veel minder tijd kost. Immers iets doen voor een manager is leuk. Iets doen voor de manager, die als mens ook enorm waardeert is logisch en fijn.
Tip 5 – ‘Gun in alle situaties de ander de mond’
Besluitvaardig is een gewaardeerde competentie bij managers. In veel situaties heeft u voordeel van deze kwaliteit. Maar ieder voordeel heeft vaak z’n nadeel. Vooral in lastige situaties zoals menselijke fouten of conflictachtige situaties loopt u de kans als besluitvaardig manager soms te snel te reageren en te oordelen. Time management tip vijf: "Gun in alle situaties de ander de mond." Dit is een Drentse uitspraak. Het betekent: oordeel pas als u van iedereen het verhaal en vooral de achtergrond van het verhaal hebt gehoord. Stephan Covey noemt het principe: eerst begrijpen dan begrepen worden. En in de journalistiek wordt het hoor en wederhoor genoemd. Het dwingt u als manager tot objectief gedrag. Het kost meer tijd maar u neemt er beter gefundeerde besluiten door. En u creëert er een veiliger omgeving voor uw medewerkers mee. Dat levert veel tijd en geld op. Het geeft u een goed en rechtvaardig gevoel. Heerlijk eerlijk en rechtvaardig!
Tip 6 - Neem af en toe bewust afstand
Als manager bent u vaak de spin in het web. U wordt in alles gevraagd en gekend. U bent bezig op operationeel niveau met de dagelijkse praktijk. Ook wilt u graag stilstaan en nadenken over de keuzes voor de langere termijn. Time management tip zes: Neem af en toe bewust afstand. Afstand nemen levert betere inzichten op. Ideeën en inzichten opdoen vragen om ‘lummeltijd’ en rust om u heen. Echt uit de actiestand.
Heeft u zin in een experiment? Pak dan uw agenda eens en plan voor de komende maand iedere week een dagdeel op afstand. Geef collega’s aan dat u op die momenten niet bereikbaar bent. Het is wellicht even wennen maar u merkt dat u het al veel eerder had moeten doen. De bijvangst van afstand nemen is dat de medewerkers sneller zelf keuzes gaan maken en zelfstandiger gaan werken. Een win-win, volgens Bloemendaal.
7. Leg uw eigen prioriteitenfilter aan
Effectief werken betekent doeltreffend werken. U draagt als manager verantwoordelijkheid voor het geheel van bedrijf, afdeling of team. Alle activiteiten die u aandacht geeft, dragen al snel bij aan het resultaat. Maar wanneer heeft u het als manager goed gedaan? Wanneer heeft u een goed jaar ‘gedraaid’? Time management tip zeven voor managers: leg uw eigen prioritietenfilter aan. Kies en formuleer heldere en meetbare doelstellingen. Kies voor maximaal drie scherpe doelen en ‘rank’ ze één t/m drie. U legt bij effectief werken in alles wat u doet en laat verantwoording af aan twee ‘entiteiten’: aan uzelf en aan uw doelen. Met uw prioriteitenfilter scherp voor ogen maakt u bewuster en sneller de juiste keuzes en focust beter. Zo maakt u gemakkelijk het verschil."
Tip 8 - Focus op het vergroten van de medewerker betrokkenheid
Medewerkers met een slechte ‘baas’ lopen 20-40 procent meer kans op een hartaanval. Een groep van 75 procent van alle medewerkers ervaart omgaan met hun leidinggevenden als meest stressvolle deel van het werk. Betrokken medewerkers kiezen minder snel voor een andere werkgever en hebben een betere relatie met uw klanten. De kwaliteit van het werk gaat omhoog.
Uit onderzoek van Gallup blijk dat bedrijven met betrokken medewerkers meer banen, meer omzet en meer winst creëren. Time management tip acht voor managers: focus op vergroten van de betrokkenheid van medewerkers. Ga met medewerkers in gesprek en vraag ze om ideeën. Bekijk en bespreek samen met de medewerkers de werksfeer en optimaliseer deze samen. Extra tip: overweeg een platvorm waar medewerkers verbeter ideeën kunnen aangeven. En onze belangrijkste tip: ga samen met de ideeën ECHT aan de slag. Nederland scoort Europees gezien slecht op, met een duur woord ‘sociale innovatie’. Dit betekent min of meer gelijkwaardig samenwerken. Deze manier van samenwerken levert veel effect, tijd en voldoening op.
Tip 9 - Reflecteer regelmatig op overleggen en vergaderingen
Overleg, vergadering en andere meetings vormen een vast element in de agenda van bijna iedere manager. Bloemendaal stelt in een training met managers vaak de vraag: "hoe vaak komt het voor dat u tijdens een één uur durende vergadering dacht; dit had ook in een kwartier of half uur gekund?" Een feest van herkenning vaak met lachen, zuchten en puffen. Time management tip negen voor managers: Reflecteer regelmatig op overleggen en vergaderingen. Kijk in alle rust rustig terug en noteer: Wat gaat goed ? Wat is effectief? Wat moet beter? Wat kan efficiënter? Extra tip: werk met gewenste resultaten lijst i.p.v. agendapunten. Hierdoor focust u samen beter op wat u wilt bereiken en niet op wat u wilt bespreken. Bespreken neemt vaak de meeste tijd. Andere experimenten: halveer de vergadertijd en overleg eens staand. Meer bereiken samen in minder tijd, maakt iedereen vrolijk. Een u houdt tijd over voor andere prioriteiten. Fijn toch?
Tip 10 - Onderbreek teamleden zo weinig mogelijk
Bijna iedere kenniswerker noemt meer grip op afleiding en onderbrekingen een grote wens. Wat opvalt bij 80-90procent van de deelnemers met deze wens , is dat ze hun leidinggevende / manager als grootste onderbreker ervaren. Time management tip tien voor managers: Onderbreek uw teamleden zo weinig mogelijk. Als iets niet echt 100 procent urgent is, overweeg dan om uw vraag of verzoek via email te sturen. Iedere onderbreking die u voorkomt levert tijdwinst op, hogere kwaliteit van werk en meer energie bij uw collega op. Dat wil toch iedere manager.
