22 augustus 2017 -
Een meeting is een meeting, net zoals een vergadertafel een tafel is waaraan u, nou ja, vergadert. Toch? Dat is niet helemaal waar, want het lijkt er sterk op dat we het plafond letterlijk doorbreken en wegtrekken uit die praktische, maar soms saaie vergaderruimtes.
Wat zijn nu de zeven trends die meetings en incentives zo spannend maken, nu en in de komende jaren? Meetingselect zet ze op een rij.
1. The loft
Schrik niet als u de marketing manager binnenkort in een zitzak met zijn of haar spreadsheets ziet schuiven. Hotels spelen in op de trend om vergaderruimtes aangenamer te maken, met aandacht voor Feng Shui en andere filosofieën die uit het Verre Oosten komen aanwaaien. De lange tafel maakt plaats voor eilandus, met hoge tafels, zacht licht, cosy zithoekjes, loungeplekken en zakelijke deals die worden gesloten rond het haardvuur.
2. The great outdoors
Wie heeft overigens verzonnen dat vergaderingen per definitie binnenskamers moeten plaatsvinden? Een beetje ecologisch hotel denkt helemaal mee met zijn klanten – die behoefte hebben aan duurzaamheid en out-of-the box mogelijkheden – en organiseert efficiënte meetings in de open lucht. Een frisse bries, een vleug vitamine D, en uw zintuigen staan weer helemaal op scherp. The sky wordt letterlijk the limit: in de Alpen kunt u met de gasten naar een berghut. In Singapore organiseert u een ochtendsessie op het dakterras, poolside. Een paar Mifi’s bij de hand (mobiele Wifi routers die de mogelijkheid bieden, ongeacht waar u ook bent, verbinding te maken met het internet) en klaar. Zo kan iedereen verder draadloos door de dag.
3. Bleisure
Tophotels en verkeersbureaus weten dat hun zakelijke gasten niet altijd zakelijke gasten zullen zijn. De meeste hebben een partner, vriend of vriendin, kinderen, vrienden. Een goed hotel of bestemming maakt in de toekomst het strikte onderscheid niet meer tussen zakenlui en mensen die een ontspannen vakantie komen vieren. Want zij weten: als u de zakengast toont wat u verder nog in uw mars hebt, komt die volgende zomer misschien terug met het hele gezin. Succesvolle meeting planners weten: het gaat niet alleen om een goed georganiseerde meeting of een inhoudelijk boeiend congres, het gaat ook om de ervaring eromheen. De fun. Een meeting wordt in de toekomst dus steeds vaker gecombineerd met een sessie ochtendyoga, een stadswandeling of een wijnproeverij in de bar. Het mixen van business met pleasure, oftwel bleisure, is een niet te missen trend. Een win-win-situatie noemen wij dat.
4. Unplugged
Er is niks vervelender dan naar een brainstorm of meeting te moeten met een onafgewerkte klus. Dat blijft in uw hoofd spoken. U weet dat uw collega, drie stoelen verderop, ook op promotie aast en tijdens de pauzes vlugvlug z’n mails checkt en misschien sneller dan u een antwoord stuurt. En hoe goed social media ook kan werken voor de MICE-sector: van altijd ‘aan’ staan wordt niemand echt gelukkiger. Meer en meer bedrijven vinden het dan ook efficiënter als iedereen zich tijdens een meeting op de inhoud concentreert in plaats van aan andere dingen te denken, en in het nu is. Heel mindfull, en goed voor u creativiteit en het doorhakken van knopen. Zo zien we steeds meer WiFi-vriu zones en ruimtes; oprechte aandacht voor uzelf en elkaar ook. Even helemaal focussen, weg met de ratrace, morgen is er weer een dag!
5. Splurge!
Natuurlijk kreeg de hele MICE-sector na 2008 een fikse klap. Er werd op kosten bespaard, budgetten werden teruggedraaid en vergaderingen werden vooral intern georganiseerd. ’s Middags volstond een broodu kaas. Nu, bijna tien jaar later, is een zekere vorm van luxe weer terug. Misschien niet meer die decadente, over-the-top luxe van voor de crisis, maar bedrijven zijn weer bereid om te betalen voor kwaliteit en inhoud. Mét een zekere vorm van diepgang en originaliteit. En het is aan de hotel-en meeting sector om daarop in te spelen, met state of the art apparatuur, een professionele begeleiding, out-of-the-box denken en uitmuntend gastheerschap.
6. Sharing is caring
Er zijn honderden boeken geschreven over de meeting industry, talloze colleges gegeven. Maar uiteindelijk leert u het meeste van best practices uit de praktijk. Waar kunt u die vinden? Precies, bij collega’s in het veld, oftwel u peer-to-peer netwerk. Zij komen vaak dezelfde uitdagingen tegen of hebben juist briljante tips, bijvoorbeeld over die ene, unieke venue of bestemming. Waarom zou u die kennis niet met elkaar delen? Ga met elkaar in gesprek, maak connecties. Dat kan op allerlei manieren: via een Linkedin groep, tijdens een netwerkevenement, via blogs, vlogs, apps en nieuwsbrieven. Scheelt een hoop tijd en u krijgt er nog energie van ook. Van de persoon die naast u zit tijdens een congres kunt u misschien wel meer leren dan van degene die op het podium staat!
7. Technologie als basisbehoefte
Hoeveel behoefte we ook hebben aan een digitale detox zo nu en dan: een locatie die zijn technische voorzieningen niet op orde heeft zal geen tweede keer geboekt worden. Punt. In de top vijf van grootste irritaties tijdens een meeting of congres staan dan ook een slechte internetverbinding en het moeten betalen voor WiFi op resp. nummer drie en vier. En wat dacht u van een beamer die het op het moment suprême niet blijkt te doen, of software die niet compatible is met uw usb-stick? Hebt u dat op de rails, en kunt u als meeting venue ook nog eens zorgen voor technische snufjes als smart boards, social media walls, live streams, audience responsive systemen en 3d presentatie mogelijkheden? Tel uit uw winst.
