Het hele jaar door voorbereid op een software audit
1 juni 2017 -
Softwareleveranciers zijn actief in het auditen van licenties van bedrijven, ongeacht of deze wel of niet worden gebruikt. Het geeft hen de mogelijkheid om meer licenties te verkopen en boetes te innen.
Audits zijn onvermijdelijk voor bedrijven; volgens Gartner is het 68 procent zeker dat een organisatie jaarlijks twee of meer audits krijgt.
Om de impact van een audit te beperken, is voorbereiding cruciaal. Bedrijven moeten zich daarbij zowel focussen op de medewerkers als op de processen binnen het bedrijf. Dit alles moet goed op elkaar zijn afgestemd om goed om te kunnen gaan met wat een audit teweegbrengt. Snow Software deelt de belangrijkste actiepunten:
Stap 1: breng licenties proactief zelf in kaart
Het eerste actiepunt als het gaat om voorbereiding, vereist het proactief, zelf in kaart brengen van licenties. Zorg ervoor dat auditors geen zaken onthullen die het bedrijf zelf nog niet wist over zijn licenties. Niet de softwareleverancier, maar het bedrijf moet de overhand hebben in onderhandelingen dankzij argumenten die zijn gebaseerd op feiten, niet op giswerk. Zorg dat je als bedrijf continu volledig op de hoogte bent van de juiste details en zo het gesprek met de softwareleverancier kunt leiden.
Stap 2: bereid medewerkers voor
Een tweede cruciale stap, is het voorbereiden van de medewerkers. Weet wie de projectmanager is, ben in staat om zijn/haar overige verantwoordelijkheden en projecten onder te brengen en schat in hoeveel tijd het audit-project zal gaan kosten. Breng in kaart met wie de projectmanager zal moeten samenwerken (inkoop, legal). Is IT verantwoordelijk voor de softwareaankopen van de organisatie of niet? Zorg dat alle stakeholders geïnformeerd zijn. Heeft er onlangs een overname plaatsgevonden? Hoe wordt de audit van de systemen en overgenomen licenties van het overgenomen bedrijf geleid? Zorg er daarnaast voor dat softwarelicentiemanagement bij het C-level-management op de agenda komt te staan.
Stap 3: blijf in controle
Zorg er als laatste voor dat er oplossingen beschikbaar zijn om inzicht in het softwarelandschap te creëren. Het is belangrijk om te allen tijde controle te blijven houden op de IT-assets van het bedrijf. Ook nadat een audit is afgerond, moet een bedrijf zich ervan bewust zijn dat software-installaties en het gebruik van software binnen een organisatie snel kan veranderen. Veel softwareleveranciers wijzigen de licentieovereenkomsten van hun applicaties voor iedere versie en ook de manier waarop een bedrijf de licenties gebruikt, kan veranderen.
Self-audit
Angus Cameron, MD & Regional Business Manager bij Snow Software Benelux: "Zodra er zich een wijziging binnen de organisatie voordoet, bijvoorbeeld als er een nieuw kantoor wordt geopend, herhaal dan het proces van de ‘self-audit’. Het geeft de organisatie de mogelijkheid om inzicht te creëren en benodigde actie te ondernemen, zonder de druk van een daadwerkelijke audit. Deze proactieve benadering is de enige manier om klaar te zijn voor een audit en op organisatiekosten te besparen. Voorbereiding is een terugkerend proces op de lange termijn, en zorgt ervoor dat de aanpak van een organisatie verandert van defensief naar offensief."
