Tijdsregistratie: van controlemiddel naar strategisch inzicht
29 mei 2017 -
Het aloude gezegde ‘tijd is geld’ kent nog altijd veel aanhang in het bedrijfsleven. Tijd is immers een van de belangrijkste assets van bedrijven.
Hoe efficiënter medewerkers met hun tijd omgaan, hoe meer werk zij kunnen verzetten, en hoe beter het bedrijfsresultaat uitvalt onder de streep. Reden te meer dus voor managers om te sturen op tijd. Volgens Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland, is de ouderwetste prikklok bezig met een heuse comeback. Want tijdregistratie is niet langer meer een controlemiddel om uw personeel mee in de gaten te houden, maar biedt juist strategische inzichten voor zowel medewerker als manager.
Stuurmiddel voor HR
"Veel bedrijven die werken met ploegendiensten maken gebruik van klassieke tijdregistratie als meetsysteem voor gewerkte uren," zo legt Polman uit. "U komt binnen, houdt u pasu voor de scanner en de teller begint te lopen. Het is een eenvoudige methode om ‘tijd’ te meten. Maar daarnaast zijn er nog tal van andere toepassingen te bedenken als u weet hoeveel tijd er wordt besteed." Polman noemt daarbij als eerste voorbeeld kostenplaatsregistratie. Door bijvoorbeeld niet alleen bij de hoofdingang van een kantoor te klokken, maar juist op specifieke locaties in een magazijn of fabriek, krijg u meer inzicht in wat de specifieke kosten en opbrengsten zijn van een bepaalde productielijn of taak. Dit geeft bedrijven een nieuw stuurmiddel in handen.
Deze kostenplaatsregistratie biedt ook voordelen voor de planners binnen bedrijven. Polman: "Stel dat u een retail-bedrijf runt, dan hebt u altijd te maken met sterk fluctuerende orders. De ene week zal u te maken hebben met een piek, terwijl er de week erna misschien wel een daling is in het aantal bestellingen. Door inzichtelijk te hebben hoeveel tijd er besteed wordt per taak en dit te combineren met de ordergroottes, kunnen planners ervoor zorgen dat er genoeg mankracht wordt ingeroosterd. Op die manier ondervinden de klanten geen hinder van vertragingen als gevolg van een tekort aan werknemers. Bovendien kunt u met moderne tijdregistratie ervoor zorgen dat het salaris automatisch wordt berekend op basis van de werktijden en arbeidsuren en dat dit direct wordt verloond."
Stuurmiddel voor managers
Naast dat planners in organisaties baat hebben bij een goede registratie van tijd, biedt het managers ook handvatten om hun afdeling of organisatie mee aan te sturen. Waar sturen op output het de afgelopen jaren sterk aan terrein heeft gewonnen, is volgens Polman tijd ook nog steeds een belangrijke factor. "Geen enkele medewerker wil beoordeeld worden op aanwezigheid. Dat zegt immers niets over u prestaties. Wat wel relevant is, is het resultaat. Desalniettemin mag er naar mijn mening wel vaker gesproken worden over wat een realistische tijdsbesteding is om tot dat resultaat te komen. Hoe meer open een manager en medewerker daarover spreken, hoe beter de voortgang. Met tijdregistratie kan u bijvoorbeeld de gewerkte tijd koppelen aan doelstellingen. Door deze gegevens vervolgens vrij te geven, ziet iedereen hoe de organisatie ervoor staat met betrekking tot specifieke doelen. U kunt dit zelfs op individuele basis regelen. Dus persoon x heeft y procent bijgedragen aan doelstelling z. Dit inzicht maakt een team, en medewerkers productiever en meer gemotiveerd."
Waardevolle aanvulling
Polman concludeert dat tijdregistratie een ondergeschoven onderwerp is, maar dat het weldegelijk een waardevolle aanvulling is op de bedrijfsvoering. "Door tijd waardevoller in te richten kan er een flinke optimalisatieslag gemaakt worden in alle gelederen van de organisatie. Het biedt inzichten waarmee medewerker, manager en HR op een constructieve en obuctieve manier over de operatie kunnen praten en waarmee zij het bedrijf continu kunnen bijsturen."
Als ik het artikel lees dan bekruipt me het gevoel dat de tijd heeft stilgestaan, of achteruit is gelopen. In 2008 kwam een boek uit dat zo te lezen rijp is voor herdruk; De intensieve menshouderij.
Wat je denkt te winnen aan efficiëntie zal op termijn weglekken aan ziekteverzuim, want 'Mensen worden niet ziek van werken, wel van de wijze waarop werk is georganiseerd'. Ik zou zeggen; Bezint eer ge begint...
Dank voor uw reactie Marionie! De tijd heeft gelukkig niet stilgestaan en in de HR wereld is men volop concepten aan het ontwikkelen om tegemoet te komen aan de wensen van nieuwe generaties op de arbeidsmarkt. Het is juist interessant om te bekijken hoe deze concepten bij elkaar komen. Het artikel beschrijft een onderdeel daarvan, namelijk een goede planning. En een goede planning voor medewerkers levert een lager ziekteverzuim op.
