10 maart 2017 -
"Ons migratie services team wordt nog vaak met spoed aangehaakt in een kritieke fase van een contentmigratieproject van enterprise content management systemen, waarbij een migratie reeds mislukt is en vervolgens een bottleneck vormt voor het slagen van het totale implementatieproject."
Dit stelt Sjoerd Alkema, Manager Professional Services bij Xillio. "Soms worden we na een project gevraagd om de migratie te verbeteren of zelfs nogmaals uit te voeren." Helaas mislukken veel content migraties nog steeds. Er zijn een aantal veel voorkomende redenen die de oorzaak hiervan zijn. Hier volgt een opsomming van zes van die redenen die Sjoerd in de praktijk signaleert.
Standaard boxed oplossing
Er zijn veel ‘off the shelf’ oplossingen voor bekende migraties, denk aan fileshare naar SharePoint. Dit zijn goede oplossingen, maar voor een beperkte use case. Misschien heeft u nog een extra wens of eis is die niet past in deze standaardoplossing, waardoor de migratie net niet uitgevoerd kan worden zoals gewenst. Dit leidt veelal tot maatwerk, met alle risico’s van dien.
Zelf bouwen
Veel organisaties zien een migratie als iets dat hun IT-er wel even zelf kan bouwen. En natuurlijk is dit ook mogelijk maar buiten dat dit in ontwikkeltijd altijd tegenvalt, mist de tooling dan veelal een goede audit trial, uitgebreide logging mogelijkheden, mogelijkheden om content te verrijken etc. Een migratie is meer dan alleen van A naar B verplaatsen.
Laatste moment actie
Een nieuw systeem implementeren is vaak een belangrijke strategische keuze. Wanneer eenmaal heeft, gaat het vooral om de nieuwe mogelijkheden en implementatie en denkt men nog niet na over het overzetten van bestaande data en content naar het nieuwe systeem. Dit resulteert vaak in niet meer in budget passende en niet meer in de tijd passende migraties, die hierom per definitie op kwaliteit en acceptatie inleveren. Een migratie zou bij de start van iedere project meegenomen moeten worden en via een analyse (zie volgende punt) ook meteen goed gepland.
Vergeet de analyse
Een migratieproject wordt vaak gestart met als enige uitganspunt dat er gemigreerd moet worden. Wat precies en hoe lang dit dan zou duren en wat er eventueel nog aan verrijking toegepast zou moeten worden, is niet uitgewerkt en hierdoor valt ofwel de planning extreem tegen of het resultaat.
Gebruikers niet genoeg betrokken
Essentieel in elk IT-project, maar ook zeker in een migratieproject, is het betrekken van de gebruikers. Een migratie is het moment waarop u de kans heeft om nog eens naar de data of de content te kijken. Hiervoor heeft u input vanuit de business nodig. Is iets nog waardevol, waar moet dit in de nieuwe structuur komen te staan? Ook zijn gebruikers nodig bij de acceptatie. ‘Garbage in’ betekent een nog grotere ‘garbage out’ in het nieuwe systeem. Dit komt omdat het daar niet in de structuur past en context verliest ten opzichte van het bronsysteem. Met onvindbaarheid, inefficiënt en in het algemeen zeer slechte adoptie van het nieuwe system tot gevolg.
Geen selectie en of verrijking
Een migratie is een uitgelezen kans om de content nog eens goed te analyseren op waarde en te verrijken waar nodig. U kunt deze kans pakken om bijvoorbeeld metadata toe te voegen, oude bestanden uit te filteren, dubbelen te verwijderen en versies te herkennen. Wanneer u dit niet doet is de kans groot dat het nieuwe systeem met een achterstand begint en nooit volledig wordt geaccepteerd.
Dus hoe zorgt u ervoor dat een content migratie succesvol verloopt? Door op tijd na te denken over een migratie en altijd te beginnen met een analyse op kwantiteit en kwaliteit van de bronnen. Zorg verder dat de oplossing die wordt gebruikt flexibel is, doch robuust, en mogelijkheden heeft om business rules en intelligentie toe te passen voor selectie en verrijking van de content.
