Kunt u de kosten van een mobiel abonnement declareren bij uw baas?
6 februari 2017 -
Tegenwoordig is ‘een telefoon van de zaak’ zelfs een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde aan het worden. Werknemers zijn daarmee altijd bereikbaar, ook als zij onderweg of thuis zijn.
Zij moeten dan wel in de mogelijkheid worden gesteld de kosten te declareren bij de werkgever. Hoe kan dit het beste gedaan worden? Lars Braamhaar van MobielAbonnement.nl geeft tips.
Welke criteria hanteert de werkgever?
Of een werknemer een mobiel abonnement kan declareren bij de werkgever, hangt volgens Braamhaar af van het zogeheten ‘noodzakelijkheidscriterium: "Werkgevers kunnen zelf criteria hanteren bij het verstrekken van een mobiel abonnement van de zaak. Bij dit criterium bepaalt de werkgever of een werknemer een mobiele telefoon nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen."
De medewerker mag het toestel zowel privé als zakelijk gebruiken, vertelt Braamhaar. Dat komt volgens hem doordat de werkgever geen fiscale gevolgen ondervindt van privégebruik: "Dat wil zeggen: eventueel voordeel van het privégebruik hoeft niet als loon beschouwd te worden en er hoeven geen sociale lasten over worden afgedragen."
Wie betaalt?
Goed om te onthouden is dat de werkgever de kosten betaalt, onderstreept Braamhaar: "Dit is de kernwaarde van het noodzakelijkheidscriterium. Het is de werkgever niet toegestaan de kosten door te berekenen aan de medewerker. Vraagt een werkgever om een eigen bijdrage, dan kan dit in sommige gevallen toegestaan zijn. Bijvoorbeeld als een werknemer heeft gekozen voor een duurder merk of model toestel dan strikt noodzakelijk is. Bij abonnementen is dit minder eenvoudig hard te maken." Als er een mobiel toestel is verstrekt, dan blijft het toestel eigendom van het bedrijf, legt Lars Braamhaar uit: "Heeft een werknemer het toestel niet meer nodig voor zijn of haar werkzaamheden, dan moet het toestel geretourneerd worden. Hetzelfde geldt bij beëindiging van het dienstverband of als de werknemer een nieuwe functie krijgt binnen het bedrijf."
Tenaamstelling factuur
Om de kosten van een mobiel abonnement te kunnen declareren, is het noodzakelijk dat het abonnement op naam van de werkgever staat. Dat is nodig voor fiscaal voordeel van de werkgever. De werkgever kan namelijk omzetbelasting laten verrekenen.
Volgens Braamhaar kan het onjuist afsluiten van een abonnement voor hoge kosten zorgen: "Indien de factuur op naam van de medewerker staat, dan betaalt de werkgever boven de nettoprijs van het abonnement nog eens 21 procent belasting toegevoegde waarde. Als er veel telefoons met abonnementen worden uitgegeven, kunnen de kosten snel oplopen."
Telefoonovereenkomst
Niet noodzakelijk, maar wel erg handig is een telefoonovereenkomst, stelt Braamhaar. Dit is een overeenkomst tussen werkgever en werknemer waarin beide partijen belangrijke afspraken afleggen. Denk hierbij aan afspraken over het gebruik van bijvoorbeeld internetbundels.
Braamhaar geeft als voorbeeld internet in het buitenland: "Roamingkosten kunnen bijvoorbeeld erg hoog zijn. In het buitenland zijn vaak ook goedkope Wi-Fi hotspots voor handen. Daarmee valt te besparen. Let wel: openbare Wi-Fi kan onveilig zijn. Anderen kunnen meekijken."
Heel belangrijk: telefoons en abonnementen zijn alleen belastingvrij als deze noodzakelijk zijn voor de functie. Controleer daarom of de functie van de medewerker in de overeenkomst wordt vermeld.
Secundaire arbeidsovereenkomst
Braamhaar wijst erop dat het in sommige gevallen niet mogelijk is een mobiel abonnement of smartphone te beschouwen als secundaire arbeidsvoorwaarde voor bestaande of nieuwe medewerkers: "Of dit mogelijk is, hangt af van de werkgever. De werkgever moet namelijk bij de Belastingdienst aannemelijk maken dat het verstrekken van abonnementen en telefoons bijdraagt aan een optimale bedrijfsvoering," zegt hij.
Hij geeft daarbij een toelichting: "De Belastingdienst zal een paar abonnementen en toestellen binnen een bedrijf geen probleem vinden. Ontvangt iedere medewerker een mobiele telefoon, laptop en tablet, dan zal de Belastingdienst daar zeker vraagtekens bij zetten. De werkgever wijst verzoeken voor dit soort acties dan ook meestal af."
