6 februari 2017 -
Hoewel organisaties steeds platter worden, zal de functie van manager nooit verdwijnen. Een manager houdt zich bezig met het structureren van een efficiënte interne organisatie, de planning om doelen te behalen en het meten van prestaties om de koers bij te kunnen stellen.
Daarnaast heeft een manager natuurlijk de belangrijke rol om leiding te geven aan medewerkers. Een echte uitdaging, nu de trend is dat steeds meer de nadruk ligt op individuele prestaties. Hoe kan de samenwerking binnen teams verbeterd dan worden, nu organisaties minder managementlagen kennen? Dirk de Zeeuw van Digitransfer.info vertelt er meer over.
Heldere communicatie
Volgens De Zeeuw is communicatie speerpunt bij het verbeteren van de samenwerking binnen een team. "Communicatie lijkt dan wel een vaag containerbegrip, het gaat juist om hele praktische zaken. De prestaties van een team zullen niet optimaal zijn als er bijvoorbeeld onduidelijkheid is bij mensen over hun eigen rol of taak en die van anderen. Daarnaast falen teams nog wel eens, doordat niet bij ieder teamlid helder is wat het uiteindelijke doel is, en hoe dat bereikt moet worden. Deel ook als manager moet het team zaken die goed gaan en verbeterpunten, en laat mensen hier ook zelf mee komen. Zo wordt een proactieve sfeer gecreëerd waarbij mensen weten waar ze aan toe zijn. "
Alle neuzen dezelfde kant uit
Binnen een team moeten medewerkers natuurlijk niet alleen weten wat het doel is, ze moeten hier ook achter staan en zich zo goed mogelijk inzetten om het te bereiken. Het lijkt voor de hand liggend, maar volgens De Zeeuw zijn teams niet altijd succesvol omdat niet alle neuzen dezelfde kant uit staan. "Belangrijk is niet alleen dat het einddoel duidelijk is, maar ook dat dit volgens de teamleden een realistisch doel is dat door middel van een goede samenwerking behaald kan worden. Tijdens het proces moeten er afspraken gemaakt kunnen worden, ervan uitgegaan kunnen worden dat deze worden nageleefd en moet er een open cultuur zijn waarin men elkaar kan aanspreken op het niet naleven hiervan. Dit gaat allemaal om minder tastbare zaken. Samenwerking verbetert echter ook door ‘het team’ juist goed zichtbaar te maken. Het is niet op iedere functie en branche van toepassing, maar bijvoorbeeld in de detailhandel dragen medewerkers vaak uniforme werkkleding. Dit zorgt niet alleen voor een herkenbaar en professioneel uiterlijk, maar benadrukt ook nog eens voor de medewerkers dat ze allemaal hetzelfde doel hebben. Dit ziet u overigens ook terug in kleding van sportteams."
Ken de kwaliteiten van de teamleden
Teamleden blokkeren een goede samenwerking in een team volgens De Zeeuw nog wel eens, doordat ze niet tevreden zijn met hun eigen rol of taak. "Mensen zijn vaak meer tevreden en tonen meer betrokkenheid en inzet als ze het idee hebben zelf voor iets te hebben kunnen kiezen. Hoewel een bepaalde taak bijvoorbeeld snel aan iemand toegekend zal worden op basis van zijn of haar functie, is het mogelijk dat een ander teamlid persoonlijke eigenschappen heeft die beter bij de taak passen. Werken in een team geeft ook een mogelijkheid tot persoonlijke ontwikkeling door juist eens een andere rol te vervullen. Er kan dus ook voor iemand met minder ervaring worden gekozen, zolang maar duidelijk is bij wie hij of zij terecht kan voor hulp. Heeft u als manager het idee dat het mogelijk is, dan kunt u ook de teamleden zelf de taken onderling laten verdelen."
Doordat binnen teams mensen met verschillende persoonlijkheden en achtergronden samenwerken is er sprake van een complexe interactie. Voor managers is het zaak deze tot succes te laten leiden.
Voor goede teamcommunicatie en samenwerking binnen een team zou ook gekeken worden naar verschillende hulpmiddelen. Zo hebben wij een gerichte oplossing voor teamcommunicatie, waar je in een eigen omgeving documenten kunt delen, veilig kunt chatten en slim kunt samenwerken. Naast de functieomschrijving kan iedereen zijn of haar kwaliteiten omschrijven in de persoonlijke profielpagina's van alle teamleden. Zo zie je direct wie je kunt benaderen bij specifieke problemen en oplossingen.
Plek is zeker een goed hulpmiddel om de communicatie binnen een team te verbeteren. Hier gaat het met name om sociale communicatie.
Naast de sociale communicatie zijn er ook zaken die om meer structuur vragen. Denk hierbij HR zaken zoals planning en urenregistratie.
