24 januari 2017 -
Het belang van goede zakelijke presentaties moet niet onderschat worden. Wilt u uw visie over de bühne krijgen en de toehoorders overtuigen van uw boodschap, dan zult u alles uit de kast moeten halen om uw publiek te betoveren.
Dat zegt Leo Wieling, countrymanager Nederland bij Legamaster. "Voor sommigen is dat een fluitje van een cent, voor anderen stof voor nachtmerries en zenuwinzinkingen." Hij geeft de volgende presentatietips.
1. Voorbereiding, voorbereiding en nog meer voorbereiding
First things first: een gedegen voorbereiding is het halve werk. "Oefen voor de spiegel, of voor uw huisgenoten. Zo ziet uw al gauw wat er werkt aan je presentatie en wat er eventueel nog aangescherpt moet worden," zegt Wieling. "Bovendien maakt u zich zo de materie eigen en kunt uw verhaal veel losser en natuurlijker vertellen."Niet alleen komt u veel beter over wanneer u uw verhaal losjes vertelt in plaats van dat je iedere zin voorleest vanaf een blaadje, voorbereiding helpt ook tegen glossofobie, oftewel de angst om te spreken in het openbaar. Die angst is niet gering: in allerlei onderzoeken naar de grootste angsten van mensen, eindigt spreken voor publiek steevast bovenaan. "Gun uzelf dus de zekerheid dat u weet waar je het over hebt, wat u gaat zeggen en wat u gaat laten zien. Hoe minder factoren onzeker zijn, hoe zekerder u straks voor je publiek staat," stelt Wieling. Hij benadrukt dat zenuwachtig zijn niet erg is: zelfs ervaren sprekers zijn dat soms nog. Echter zijn zij hun zenuwen met een goede voorbereiding wel de baas.
2. Bepaal uw doelen en uw doelgroep
Bedenk goed wat u bereikt wil hebben wanneer u de laatste slide toont. Welke boodschap moet uw publiek bijblijven? Waarvan wil u de deelnemers overtuigd hebben? Een presentatie geven aan nieuwe medewerkers over het reilen en zeilen binnen uw bedrijf heeft kennisoverdracht als doel. Uw fantastische businessplan aan de directie presenteren met als doel budget los te krijgen, vraagt meer om een sterke en overtuigende argumentatie. Wieling: "Wees u ook goed bewust van wie u tegenover u hebt. Zijn het mensen uit uw eigen vakgebied? Dan kunt u veel uitleg achterwege laten en meteen tot de kern komen. Zijn het mensen uit een andere sector? Pas dan op dat u niet te veel jargon gebruikt en zorg ervoor dat u specialistische concepten eerst op een eenvoudige manier toelicht."
3. Zorg voor interactiviteit
Presentaties waarin alleen maar informatie op de toehoorder wordt afgevuurd, zijn niet per se de presentaties die het best blijven hangen. Bovendien heeft het publiek niet het gevoel heeft onderdeel te zijn van het verhaal. "U kunt uw presentatie vaak net wat interessanter maken door je publiek erbij te betrekken, bijvoorbeeld door vragen te stellen en om suggesties te vragen," zegt Wieling. "Houd hierbij wel in de gaten dat de mate van interactie aansluit op de gelegenheid, het moment van de dag en de doelgroep. Om vijf uur ’s middags zijn mensen waarschijnlijk minder genegen inbreng te geven dan om elf uur ’s ochtends." En waar personeel uit de communicatiesector doorgaans blij wordt van interactie, kan een overdaad aan interactie bij technici en IT-personeel wellicht voor nervositeit zorgen. Maar in de regel geldt dat interactie zorgt voor meer betrokkenheid en voor luisteraars die meer openstaan voor wat er wordt verteld. Luisteraars kunnen immers ieder moment zelf een vraag voorgelegd krijgen.
4. Maak gebruik van beeld en kernwoorden
Een krachtig beeld zegt vaak meer dan 1000 woorden. Wieling: "Toon dus geen slides met ellenlange teksten, of 35 bullet points, maar houd het bij beelden of kernwoorden die het verhaal kracht bijzetten. Ook hier helpt interactiviteit: betrek het publiek bij de beelden, en vraag bijvoorbeeld welk gevoel uw luisteraars krijgen bij een bepaalde foto. Doet u dat in het begin van uw presentatie, dan pakt u meteen de aandacht."
5. Gebruik de juiste middelen
We hebben tegenwoordig heel veel middelen die we in kunnen zetten om ons te ondersteunen bij presentaties. Van digitale borden, tot analoge blaadjes. "U kunt deze middelen prima inzetten om de interactiviteit van uw presentatie te vergroten," zegt Wieling. "Gebruikt u bijvoorbeeld een touchscreen, dan kunt u een blanco slide invoegen en aanwezigen naar voren halen om hun punten op het scherm te schrijven. Gebruikt u een analoge oplossing als Magic Chart Notes, dan kunt u deelnemers daar hun ideeën op laten schrijven." Zorg er in dat geval wel voor dat er voldoende (volle) stiften en papiertjes in de presentatieruimte zijn, benadrukt hij. Hoe zonde is het als er geniale ideeën naar boven komen, maar er geen middelen zijn om ze op te schrijven?
6. De kracht van herhaling
Wieling: "Ik kan het niet genoeg herhalen: zorg voor herhaling in uw presentatie. Begin met een korte samenvatting van wat u wil gaan vertellen, ga hier vervolgens dieper op in en sluit af met een opsomming van de belangrijkste punten. Mensen zullen zo beter onthouden wat u heeft verteld en u zorgt ervoor dat de boodschap krachtiger overkomt. Dus: vertel uw publiek eerst wat u ze gaat vertellen, vertel het ze vervolgens en vertel tot slot wat u ze net verteld hebt."
Last but not least
"Wat het meeste indruk maakt tijdens een presentatie is niet zozeer wat er gezegd wordt, maar de manier waarop het gezegd wordt," vat Wieling samen. "Uit onderzoek blijkt dat het voorkomen, het gedrag en de intonatie van de presentator de belangrijkste factoren zijn voor een succesvolle presentatie. Zorg er daarom voor dat u er zelfverzekerd bij staat (staan komt overtuigender over dan zitten), maak regelmatig oogcontact met uw publiek, spreek dynamisch (en niet monotoon) en het allerbelangrijkste: deel uw enthousiasme over het onderwerp met uw toehoorders. Want als u het niet interessant vindt, waarom zouden uw luisteraars dat dan wel vinden?"
