Voorkom dat gescande documenten op de digitale stortplaats belanden
20 januari 2017 -
Organisaties hebben jarenlang flink geïnvesteerd in document imaging-systemen. Het digitaliseren van papieren documenten is namelijk een belangrijke eerste stap in het verhogen van de productiviteit binnen een bedrijf.
Eén uitdaging blijft bestaan: hoe helpt u gebruikers documenten terug te vinden zodra ze zijn gescand? Zonder ondersteuning op dit gebied zal snel blijken dat de berg papier enkel is omgezet in een digitale stortplaats voor gescande documenten, die de productiviteit op geen enkele manier bevordert en soms zelfs belemmert.
Enterprise indexing zorgt ervoor dat de inhoud van een document gesorteerd wordt, zodat content vindbaar is. Zo weet een zoekmachine welke content zich waar bevindt en worden resultaten sneller getoond. Konica Minolta legt uit hoe enterprise indexing document management ontlast.
Niet meer coderen
Het moeilijkste en meest tijdrovende deel van document imaging is het handmatig coderen van elk document. Bovendien bestaat er een groot risico op fouten. Is het archief groot, dan kan het maanden kosten om documenten in het systeem te zetten en ze doorzoekbaar te maken met de juiste codering. Deze belasting verdwijnt niet zodra het complete archief is overgezet, aangezien er elke dag nieuwe documenten worden gecreëerd en opgeslagen.
Enterprise indexing werkt zonder intensieve codering en structurering van gescande documenten. Het gaat verder dan het enkel vastleggen van metadata en documentnamen. Alle content in gescande documenten wordt namelijk volledig doorzoekbaar gemaakt. Gebruikers kunnen de informatie vinden die ze zoeken, door zoektermen te gebruiken die voorkomen in het document.
Geen routing-problemen
Beslissen waar een nieuw gescand document opgeslagen moet worden – ook wel ‘routing’ genoemd – veroorzaakt vaak problemen zodra een document later teruggevonden moet worden. Veel organisaties laten gebruikers ongehinderd een eenvoudig proces doorlopen dat bestaat uit coderen en routing, zonder controle-eisen. Het is simpel, maar door het gebrek aan eisen ontstaat er een chaos waarin documenten zoekraken. Bedrijven die de zwakke punten van deze benadering inzien, kiezen vaak voor een meer gestructureerde en gecentraliseerde aanpak door te investeren in documentmanagement-systemen (DMS). Dit blijkt het probleem echter niet op te lossen door de gelimiteerde zoekmogelijkheden. Bovendien is de migratie kostbaar en is het niet erg gebruiksvriendelijk doordat gebruikers hun gehele werkproces moeten aanpassen. Met enterprise indexing kunnen gebruikers documenten opslaan waar ze maar willen, in elk formaat, via elk scanapparaat en met een benaming naar keuze. Zoals eerdergenoemd, zijn bestanden vervolgens eenvoudig terug te vinden met behulp van trefwoorden.
Typfouten zijn geen obstakel
Typfouten in de documentbenaming zijn snel gemaakt. In veel gevallen betekent dit dat het document niet meer gevonden zal worden en belangrijke informatie verloren gaat. Vertrouwen op individuen en hoe ze handmatig namen toekennen aan documenten, zorgt ervoor dat documenten lastig deelbaar zijn binnen de organisatie. Bij enterprise indexing is de beheerder van het document niet nodig om metadata op te roepen. Daarnaast is volledige nauwkeurigheid als het gaat om bestandsnamen niet noodzakelijk. Zelfs als een gebruiker de naam van het document niet weet, kan het bestand toch worden teruggevonden doordat de inhoud van elk document volledig wordt geïndexeerd.
Niet gelimiteerd tot gescande documenten
Gebruikers willen inzage hebben in alle documenten die betrekking hebben tot een bepaalde zoekopdracht. Met toegang tot alle relevante informatie kunnen gebruikers namelijk betere beslissingen maken. Limiteer gebruikers daarom niet tot enkel gescande documenten, waardoor ze vervolgens handmatig individuele applicaties moeten raadplegen om te zoeken naar verwachte documenten. Gescande content en documenten op het netwerk – waaronder Microsoft Office-documenten – worden met enterprise indexing samengevoegd, waardoor alle relevante content direct zichtbaar is voor mensen die het nodig hebben en geautoriseerd zijn om het te zien.
Geen speciale hardware nodig
Het laatste dat bedrijven willen, is gedwongen worden om nieuwe hardware aan te schaffen of softwaresystemen opnieuw in te richten om met nieuwe bedrijfsprocessen om te kunnen gaan. Om over nieuwe servers om de gecentraliseerde documentenopslag te beheren maar niet te spreken. Software voor enterprise indexing draait op de meest gebruikelijke platformen, en alle processen en functionaliteiten zijn opgenomen op één server. Bovendien hoeven gebruikers dankzij de browser-gebaseerde gebruikerstoegang geen extra software te installeren op hun bureaublad.
Verloren uren
"Er gaan veel uren verloren aan het terugzoeken van verkeerd gearchiveerde digitale documenten. Als een document onvindbaar blijkt te zijn, gaat er nog veel meer tijd zitten in het opnieuw creëren van het verloren document," aldus Jeffrey Muller, Business Development Expert ITS bij Konica Minolta. "Het is voor een organisatie zowel vanuit financieel oogpunt als voor de productiviteit van belang dat er goed wordt omgegaan met document management. Enterprise indexing kan bedrijven hier enorm bij helpen."
