16 december 2016 -
Managers worstelen vaak met kennisborging en het binden en boeien van hun externe medewerkers. Zij zien als geen ander dat kennis vergankelijk is. Marc Loo, directeur bij FastFlex, ziet de flexibiliserende arbeidsmarkt als een grote oorzaak hiervan.
"In veel organisaties blijven kennislekken bestaan door het ontbreken van een goede overdracht wanneer een externe professional het bedrijf weer verlaat. En dat terwijl kennisborging juist essentieel is voor de continuïteit van de organisatie."
Goede kennisborging
Het bewerkstelligen van een succesvol inhuurproces en goede kennisborging blijkt in de praktijk een uitdaging. "Bij veel bedrijven spelen HR, inkoop en de business een grote rol bij het inhuren van externe professionals. Echter wordt een groot gedeelte hiervan vaak pas aan het eind betrokken bij het proces van inhuur. Zonde! Het is namelijk lastig om te achterhalen welke kennis een professional al bezit en welke kennis hij in de organisatie zou moeten brengen. De combinatie van verschillende invalshoeken geeft juist goed zicht op welke kennis er nodig is en welke hard en soft skills er nodig zijn bij een bepaald type project." Er wordt daarnaast vaak gedacht dat het opslaan van enkele procedures al een goede kennisborging is, maar essentiële inhoudelijke kennis en ervaring moeten ook worden vastgelegd, opgeslagen en overgedragen.
Vier tips om kennis te borgen
Kortom: goede kennisborging is belangrijk. Maar hoe realiseert u dit snel en gemakkelijk? Loo geeft vier tips voor kennisborging bij het inhuren van een externe professional.
Maak duidelijke afspraken – "Spreek vooraf af wat de doorlooptijd zal zijn van de externe inhuur en welke kennis er aan het eind van de inhuurperiode opgeleverd en overgedragen moet zijn. Zo wordt kennisoverdracht deel van de opdracht en heeft het dus meer prioriteit vanuit beide partijen. Ook voorkomt u hiermee een vlugge overdracht van slechts de lopende zaken en zorgt u voor volledigheid."
Geef inzicht in de te behouden kennis – "Geef aan welke kennis van de professional onmisbaar is voor de organisatie. Waarom is de professional nou precies zo’n vernieuwer? De externe zelf vindt het vaak lastig om dit te benoemen, aangezien zijn kennis voor hem vanzelfsprekend is. Betrek daarom interne medewerkers bij het in kaart brengen van de onmisbare kennis."
Kies de juiste manier van overdragen – "Er zijn verschillende manieren om kennis over te dragen. De beste manier is afhankelijk van de aard van de kennis en de stijl van de professional. Een effectieve manier van kennis delen is het nauw samenwerken tussen medewerkers en externe professionals, maar ook leerprogramma’s en interne kennisdeelsessies werpen hun vruchten af. Sommige mensen hebben een voorkeur voor presenteren, anderen meer voor begeleiden. Het soort kennis en het type mensen bepaalt dus de keuze."
Bewaak de realisatie van de kennisoverdracht – "Het meest belangrijk is dat er tijd wordt genomen voor de overdracht, want waar meer tijd wordt genomen, wordt meer resultaat behaald. Dit blijkt in de praktijk een groot struikelblok. Ik raad managers aan om regelmatig te controleren of de kennisoverdracht volgens plan loopt. Bewaak de realisatie van de kennisoverdracht gedurende de hele looptijd!"
Kennisoverdracht
Managers zijn vaak allang blij als ze een goede professional hebben gevonden. In de waan van de dag gaat kennisoverdracht aan de aandacht voorbij. "Het is goed om hierbij stil te staan en van te voren een aanpak te bedenken en ook vast te leggen.
Zorg ervoor dat er in het proces van inhuren van extern personeel niets verloren gaat. Documenteren is van groot belang. Leg intakes, opdrachtomschrijvingen, processen en evaluaties vast en gebruik deze weer bij een volgende opdracht of aanvraag. Hier kunt u als organisatie namelijk van leren." Loo raadt bedrijven aan op tijd inzicht te verwerven in de capaciteiten van de professional, zodat u deze optimaal kunt benutten. Vaak wordt namelijk een externe professional maar beperkt ingezet, terwijl hij daarbuiten ook meerwaarde kan hebben.
Geachte heer Loo,
Met name met in het achterhoofd wet DBA is het lastig als interne en externe medewerkers tegen elkaar schuren om kennis overdracht te verwezenlijken. Helemaal als de ZZP-er in eigen tijd en op eigen locatie opdracht mag uitvoeren. Dus nog een verdere beperking voor inhuur van ZZP-ers?
Alhoewel tijd zal bepalen hoe heet de soep gegeten wordt.
