Digitaal verzuimproces vergroot grip op proces en kosten
9 december 2016 -
Unit4 onderzocht samen met Reed Business Information de stand van zaken onder Nederlandse HR-professionals op het gebied van automatisering. Uit dit Nationaal HR Onderzoek 2016 kwamen een aantal aandachtsgebieden naar voren.
In een serie van vier artikelen doet Unit4 aanbevelingen op deze gebieden. Deze week deel 2: verzuimmanagement.
Verzuimmanagement
Verzuimmanagement staat hoog op de agenda bij de ondervraagde HR-professionals. Ze geven aan dit op een goede manier te willen stroomlijnen. Digitalisering, en vooral de inzet van gebruiksvriendelijke software, helpt daarbij. Daarmee geeft u de medewerker bijvoorbeeld inzage in de eigen verzuimhistorie, maar ook afspraken over zaken als re-integratie. Door gebruiksvriendelijke cloudsoftware in te zetten, hebben medewerkers hier continu toegang toe.
Modern werkgeverschap
In het verleden werd er vanuit een IT-perspectief naar systemen gekeken, het ging om hardware en infrastructuur en de mens kwam eigenlijk als laatste. Nu staat de mens centraal. Dat hoort bij modern werkgeverschap, maar brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Zeker als het gaat om verzuimgegevens, moet het bedrijf er voor zorgen dat deze goed zijn beveiligd.
Strenge regelgeving
De regels voor het beheren van verzuimgegevens vallen onder het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens. De regelgeving is streng. Zo mag een werkgever geen gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van de zieke medewerker verwerken. Een bedrijfsarts of arbodienst mag daarom de medische dossiers van werknemers niet opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf gebruikt en beheert. In een extern beheerd verzuimsysteem mag dat dan weer wel. Als de organisatie het verzuimbeheer zelf doet, moet de werkgever continu op de hoogte zijn van al deze regels. Die ook nog eens van tijd tot tijd veranderen. Door het beheer van het verzuimmanagement in de cloud uit te besteden, legt u deze verantwoordelijkheid bij de partner. Die doet namelijk niet alleen het beheer, maar ook de beveiliging, certificering en de audit.
Bij goed digitaal verzuimmanagement vergroot u de transparantie, maar ook de betrokkenheid bij het management, de leidinggevenden en de medewerkers. Daardoor krijgt u veel meer grip op het proces en op de kosten.gegevensuitwisseling en uitgebreide stuurinformatie.
Verzuimbeleid beging meestal te laat, wanneer er verzuim is. Goed verzuimbeleid is gericht op het voorkomen van verzuim. Als we weten dat 80% van het verzuim veroorzaakt wordt door verkeerd (personeel)management, dan is het beter om daar eerst in te investeren, dan in ICT tools als deze. Goed werkgeverschap kan dit soort tools zelfs voor een groot deel overbodig maken.
