Het Nationale E-maildieet: een week lang afkicken van e-mail
28 november 2016 -
Van 28 november t/m 2 december gaan zo'n 70 organisaties een week lang de strijd aan met overbodige e-mails op de werkvloer tijdens het Nationale E-mail Dieet. Medewerkers gaan vijf dagen lang 'e-toxen' en stellen op basis van hun eigen wensen een 'dieet' samen.
Denk hierbij aan: intern niet meer e-mailen, een verbod op cc's, een gesprek aangaan met uw top vijf 'stalkers' en nog maar één of twee keer per dag e-mail checken en notificaties van nieuwe berichten uitzetten om u zo beter te focussen.
Waarom het e-mail dieet een goed idee is
Op de werkvloer kunt u, als u niet uitkijkt, de hele dag bezig zijn met het versturen en beantwoorden van e-mails in plaats van dingen doen die écht belangrijk zijn. Een werkleven zonder e-mail lijkt voor velen onhaalbaar, maar toch blijft die volle inbox knagen. Een week op e-mail dieet is net lang genoeg om de eerste voordelen te ervaren van een andere manier van werken, een weekje e-mailvakantie als het ware. Deelnemers krijgen iedere dag een zogenoemde 'challenge' om hun manier van werken onder de loep te nemen en het e-mailverkeer terug te dringen.
Kick-off 'Nooit meer te druk'
Het Nationale E-mail Dieet wordt afgetrapt bij uitgeverij Business Contact in Amsterdam door Kim Spinder, auteur en oprichter van de beweging We Quit Mail, in samenwerking met Tony Crabbe, bedrijfspsycholoog en auteur van het boek Nooit meer te druk.
Volgens Spinder pompen we met z'n allen een onverwerkbare hoeveelheid informatie rond en spenderen medewerkers veel te veel tijd in hun inbox. "Ik wil de e-mail terreur op de werkvloer graag tegengaan door meer bewustzijn te creëren dat we elkaar in een digitale wurggreep houden. De werkdruk is hierdoor vaak onnodig hoog, en medewerkers zijn niet bezig met de dingen die er echt toe doen. Ik kom mensen tegen voor wie e-mail hun werk is geworden en die een goede werkdag hebben gehad als hun inbox leeg is. De oplossing zit vaak in kleine dingen als afspraken maken hoe u met elkaar wilt samenwerken, hoe snel u antwoord van elkaar verwacht, nadenken of u een e-mail echt wel moet versturen en stoppen met collega's mailen die in dezelfde ruimte zitten!"
Volgens Tony Crabbe is druk zijn de nieuwe maatschappelijke norm en hét probleem van onze tijd. "Druk zijn kunt u het beste tegengaan door keuzes te maken in wat u wel of niet doet. Er is tegenwoordig gewoon teveel informatie. Heb het lef om tijd te besteden aan die dingen u écht belangrijk vindt."
Doe mee!
Ervaar zelf wat een weekje e-toxen u oplevert tijdens het Nationale E-mail Dieet van 28 november t/m 2 december. Meld uzelf en/of uw organisatie aan voor deelname en kijk voor tips op www.wequitmail.nl.
Zes tips om minder te e-mailen!
1. Maak nieuwe werkafspraken met collega's met wie u veel samenwerkt. Waar wilt u mee stoppen en waar wilt u mee starten?
2. Bekijk wie uw top tien stalkers zijn (dit zijn de mensen die u het meeste e-mailen) en ga in gesprek!
3. Schoon uw inbox op, meld u af van onnodige nieuwsbrieven en stel filters in (bijvoorbeeld cc automatisch verplaatsen naar een aparte map in uw inbox)
4. Stuur zelf minder e-mail. Cliché, maar werkt altijd. Voor iedere e-mail die u verstuurt, krijgt u er gemiddeld twee terug. Denk na voordat u een e-mail verstuurt!
5. Kies als het kan voor een meer persoonlijke variant: loop langs, bel, etc.
6. Begin de dag niet met e-mail, maar start met de belangrijkste zaken. Open nog maar op twee momenten uw inbox: bijvoorbeeld om 11.00 uur en om 16.00 uur.
