Voorkom dat uw e-mailomgeving in de cloud vast komt te zitten
24 november 2016 -
Het is tegenwoordig vrij eenvoudig om een e-mailomgeving te verhuizen naar cloud-oplossingen als G Suite of Office 365. Zelfs veeleisende migratietrajecten nemen zelden langer dan drie maanden in beslag. Het komt maar weinig voor dat dit soort projecten de planning overschrijdt.
Maar hoe eenvoudig het ook is om naar de cloud over te stappen, er zijn een aantal risico’s aan verbonden. Daar dient men tijdens het plannen al rekening mee te houden om te voorkomen aan de cloud provider vastgepind te zitten, stelt Raf Vervloessem, Regional Director Benelux, Nordics, France bij Barracuda.
Gratis mail
Voor veel gebruikers zijn gratis e-maildiensten en sociale netwerken de eerste kennismaking met clouddiensten. Deze diensten kunnen snel worden geconfigureerd en in gebruik worden genomen, zijn gebruiksvriendelijk en betrouwbaar. De positieve gebruikerservaringen die mensen hiermee opdoen, spelen vaak onbewust een rol bij zakelijke beslissingen om de eigen e-mailomgeving in de cloud onder te brengen. "Hieraan kleven echter meer haken en ogen dan op het eerste gezicht duidelijk is," zegt Vervloessem. "Het zakelijk gebruik van cloud-gebaseerde e-maildiensten moet aan bepaalde eisen voldoen. Voorbeelden zijn interne richtlijnen, kostenoverwegingen en juridische verplichtingen. Het is waar dat het gemakkelijk is om in de cloud aan de slag te gaan. Maar als bedrijven aan deze bijkomende eisen voorbijgaan, lopen ze het risico dat hun e-mailomgeving in de cloud komt vast te zitten."
Archiveren is een belangrijk aandachtspunt
E-mail is handig en eenvoudig, maar omdat het om bedrijfscommunicatie gaat, moeten zakelijke e-mailberichten vaak een aantal jaar worden bewaard. Als deze correspondentie informatie bevat die belastingtechnisch relevant kan zijn, zoals facturen, rekeninggegevens, budgetten en bedrijfsdocumenten, zullen deze e-mailberichten tot zeven jaar moeten worden bewaard. In sommige sectoren moeten e-mailberichten voor onbepaalde tijd worden bewaard, zodat dossiers op elk gewenst moment kunnen worden ingezien.
Bovendien is er vaak sprake van een vage scheidslijn tussen werkgerelateerde en persoonlijke e-mailberichten. Privéberichten mogen alleen worden opgeslagen met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken werknemer. Bedrijven die werknemers aanmoedigen om hun merken en producten op social media te promoten, komen echter niet ver met een totaalverbod op persoonlijke correspondentie. Ze staan werknemers daarom vaak toe om e-mail voor persoonlijke of semipersoonlijke doeleinden te gebruiken.
Archiveren
Wat archiveren betreft, betekent dit dat sommige e-mailberichten moeten worden opgeslagen, andere berichten zouden kunnen worden opgeslagen en andere berichten weer onder geen enkele omstandigheden mogen worden opgeslagen. "Dit vraagt te veel van de ingebouwde beheermechanismen van de meeste clouddiensten die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn", aldus Vervloessem.
De juridische bewaarplicht vormt een van de belangrijkste vraagstukken die gepaard gaan met de overstap naar een andere cloud provider. Dit kan een van de belangrijkste oorzaken van gebondenheid aan een specifieke leverancier zijn.
De kosten kunnen uit de hand lopen
"Een ander aspect waar u van meet af aan rekening dient te houden, is hoe de in rekening gebrachte tarieven zich verhouden tot het werkelijke gebruik van clouddiensten. Een van de grote voordelen van de cloud is de mogelijkheid om de capaciteit aan te passen aan de actuele bedrijfsbehoeften. Dat werkt prima voor het opvangen van seizoenspieken, maar het kan mislopen met e-mailaccounts en –archieven."
De meeste clouddiensten hanteren tarieven per gebruiker. Wat archiveren betreft, worden er vaak kosten in rekening gebracht voor elk gebruikersaccount die deel uitmaakt van Active Directory. Er kan echter sprake zijn van accounts van voormalige werknemers of andere accounts die niet langer worden gebruikt, bijvoorbeeld omdat een werknemer na een huwelijk van achternaam is veranderd.
Volgens het wereldwijde organisatieadviesbureau Hay Group bedroeg lag het personeelsverloop in Europa in 2013 gemiddeld op 18,3 procent. Het zal dus nog geen acht jaar duren voordat een e-mailarchief twee keer zoveel gebruikersaccounts als werknemers in dienstverband bevat. Maar ondertussen wordt er voor elke gebruikersaccount betaald.
"Deze overbodige kosten zouden makkelijk kunnen worden voorkomen als bedrijven op het moment dat ze naar de cloud overstappen gebruik zouden maken van een afzonderlijk archiveringssysteem van een externe leverancie," aldus Vervloessem.
Standaarden zijn allesbehalve standaard
"Bedrijven proberen tegenwoordig tijdens het ontwerpen van hun ICT-infrastructuur bewust het risico van gebondenheid aan een specifieke leverancier te omzeilen. Dit leidt tot het besef dat zij ook moeten voorkomen dat ze aan een specifieke cloud-provider vastzitten. Zij moeten er niet blind op vertrouwen dat hun nieuwe cloud-provider ondersteuning zal bieden voor dezelfde standaarden en protocollen als hun huidige provider."
De zogenaamde branchestandaarden zijn vaak het resultaat van het marktaandeel en de reikwijdte van bedrijven in plaats van open protocollen of formaten die door normaliseringorganisaties zijn ontwikkeld. Concurrerende leveranciers zullen daarom alleen ondersteuning voor deze standaarden bieden als dat absoluut noodzakelijk is.
Organisaties doen er volgens Vervloessem goed aan om met de nodige scepsis naar open branchestandaarden te kijken, omdat steeds meer leveranciers een strategie van ‘uitbreiden door te omarmen’ hanteren. "Hierbij vullen ze standaarden aan met in eigen beheer ontwikkelde uitbreidingsmodules om ondersteuning te bieden voor verbeterde functionaliteit. De browseroorlogen van het begin van dit decennium worden nu dunnetjes overgedaan in de cloud."
De toekomst is hybride en dat geldt niet alleen voor auto’s
Het verhuizen van een compleet e-mailarchief naar cloud-oplossingen zoals G Suite en Office 365 kan al snel uitmonden in een omvangrijk project als de migratie volgens de eisen van wet- en regelgeving dient te verlopen. Het kan om diverse redenen nodig zijn om een e-mailarchief in een andere cloud onder te brengen, bijvoorbeeld als gevolg van een fusie of overname. Een professionele archiveringsoplossing die onafhankelijk van de gebruikte mailclient werkt, maakt het mogelijk om te voldoen aan de verschillende eisen op het gebied van gegevensopslag. Zelfs als het systeem waaraan het is gekoppeld wijzigingen zou ondergaan.
"De mogelijkheid om een dergelijke migratie te faciliteren moet een belangrijk aandachtspunt zijn tijdens de evaluatie van archiveringsoplossingen van externe leveranciers. Publieke clouds zijn in veel opzichten de kleinste gemene deler voor gebruikers. De noodzaak van toevoegingen op maat geldt net zozeer voor archiveren als voor encryptie, beveiliging en de integratie met andere applicaties.
Uiteindelijk heeft elk bedrijf weer andere wensen en behoeften. Dit is waar een combinatie van publieke en private clouds en systemen op locatie om de hoek komt kijken. Het is in ieder geval van cruciaal belang dat de archiveringsoplossing waarvoor gekozen wordt, soepel fungeert in combinatie met deze cloud-omgevingen en systemen. Dit is de enige manier om gegevens te beschermen ondanks technologische veranderingen, toekomstige ontwikkelingen of eventueel noodzakelijke migraties. Het biedt bedrijven bovendien de mogelijkheid om grip te houden op de kosten en te profiteren van een optimaal flexibele ICT-infrastructuur," sluit Vervloessem af.
