Drie redenen waarom automatisering Finance sterkste argument CFO is
11 november 2016 -
Wanneer bedrijven op de proef worden gesteld door ingrijpende geopolitieke gebeurtenissen, duikelende valutakoersen en wisselende grondstofprijzen, is dat geen sinecure.
Om die bedrijven op koers te houden, wordt er steeds meer een beroep gedaan op financiële leiders – niet alleen vanuit budgettair, maar ook vanuit strategisch oogpunt. Nigel Youell, EPM-specialist bij Oracle legt uit hoe dat komt: "Interne en externe belanghebbenden wier vertrouwen is geschokt door de economische onzekerheden, leggen de financiële leiders in dergelijke gevallen onder een vergrootglas. Ze verwachten van CFO’s dat zij sneller nauwkeurige informatie aanleveren."
Geautomatiseerde processen
Volgens Youell gaan bedrijven sneller over op automatisering om financiële processen sneller en efficiënter te laten verlopen. "Dankzij geautomatiseerde processen kunnen CFO’s en hun teams vaker nauwkeurige rapporten afleveren, een financiële afsluiting sneller afronden en bedrijfsgegevens grondig beoordelen waardoor zij direct andere zakelijke leiders van strategische inzichten kunnen voorzien." Uit een nieuw rapport van het CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) blijkt inderdaad dat 83 procent van haar leden voorstander is van meer automatisering bij Finance wanneer dit tijd en geld bespaart of tot een betere besluitvorming leidt.
Handwerk is duurwerk
Automatisering mag dan gunstig zijn voor tijd- en kostenbesparingen en besluitvorming, toch vrezen veel financiële medewerkers dat automatisering een bedreiging voor hun baan is. Youell: "Het tegendeel is echter waar. Door automatisering krijgen medewerkers van de finance-afdeling juist meer tijd voor werkzaamheden die waarde toevoegen en kunnen zij meer bijdragen aan toekomstige strategieën." Twee derde (62 procent) van de respondenten van de CIMA-enquête ziet automatisering inderdaad als de opmaat naar meer efficiëntie.
Financiële specialisten begrijpen deze noodzaak. Uit de enquête ‘Modern Finance: Driving Transformation from Within’, die Oracle onlangs hield onder bijna tweeduizend financieel beslissingsbevoegden, bleek dat meer dan de helft (54 procent) van de financiële leiders voorstander is van het veranderen van de huidige financiële systemen van het bedrijf om te kunnen voldoen aan de vraag naar een hogere productiviteit en meer flexibiliteit. 43 procent van hen ondersteunt het doorvoeren van deze veranderingen om te kunnen beantwoorden aan de grotere behoefte aan innovatie en nieuwe ideeën.
Opvallende punten
Er zijn veel redenen aan te voeren waarom automatisering een van de sterkste argumenten van de CFO is, maar uit de enquête kwamen enkele punten naar voren die extra opvielen. Zo geven veel bedrijven toe dat zij hun rapporten nog altijd opstellen op basis van handmatige invoer van gegevens en spreadsheets. Niet slim, vindt Youell. "Handmatig invoeren leidt tot langdurige processen die op veel punten in de keten kunnen worden opgehouden." In de enquête gaven sommige organisaties aan dat het wel twintig dagen kon duren voordat zij hun financiële afsluiting hadden afgerond, toen zij alles nog met de hand deden.
Met geautomatiseerde processen in de cloud, in plaats van slecht opgezette e-mailprocedures en een frustrerende onduidelijke audit trail, wordt elke invoer of wijziging in een rapport automatisch doorgevoerd in elk ander document waarop dat rapport betrekking heeft. Zo werkt iedereen met dezelfde up-to-date informatie. Dit leidt tot een sneller proces en een duidelijkere audit trail, waardoor bedrijven direct de rapporten bij de hand hebben als en wanneer belanghebbenden inzage willen hebben – en dat niet meer alleen per kwartaal. "CFO's moeten sneller besluiten kunnen nemen en erop kunnen vertrouwen dat de gegevens waarop zij zich baseren, correct zijn. Ervoor zorgen dat de juiste gegevens op het juiste moment bij de juiste personen zijn en dat die gegevens kloppen, is van levensbelang voor een moderne CFO. Met handmatig werk is dat volstrekt onmogelijk."
Aan snelheid winnen zonder in te boeten op kwaliteit
Een uniformer en nauwkeuriger rapportageproces is niet alleen sneller en duidelijker, maar zorgt ook voor meer nauwkeurigheid. Dat weet ook Youell: "Voor handmatige processen zijn doorgaans veel spelers nodig die ieder hun eigen spreadsheet gebruiken – met als gevolg een grote kans op fouten. In het geval van vereffening van rekeningen kan elk traject duizenden vereffeningen omvatten waarbij honderden werknemers betrokken kunnen zijn. Een team dat onder druk een financiële afsluiting moet afronden, zal waarschijnlijk fouten maken – en in dit doolhof van processen kan elke fout voor aanzienlijke vertraging zorgen."
Wanneer iedereen vanuit dezelfde up-to-date informatiebron werkt, is de kans op fouten veel kleiner. Met als gevolg dat bedrijven hun financiële afsluiting veel sneller en met meer vertrouwen kunnen afronden. Zo kon Amazon het aantal dagen voor het afronden van zijn financiële afsluiting door het automatiseren van deze werkzaamheden terugbrengen van vijf dagen naar één dag. Vandaag de dag wordt 80 procent van de vereffeningen bij vaste activa automatisch, dus zonder handmatige tussenkomst, afgesloten.
Veiliger werken met de cloud
Wilt u uw gegevens nog beter beveiligen? Stap dan over naar de cloud, adviseert Youell. "Geautomatiseerde processen in de cloud dragen bij aan een betere beveiliging van gegevens, aangezien gevoelige informatie niet langer onbewaakt wordt rondgestuurd tijdens een rapportageworkflow. Alle gegevens worden centraal opgeslagen en bijgewerkt. Financiële leiders kunnen de toegang tot die gegevens controleren, zodat iedere medewerker alleen die gegevens kan wijzigen die relevant voor hem of haar zijn."
Organisaties zijn van nature – terecht – voorzichtig met het toevertrouwen van hun financiële gegevens aan een externe provider, maar volgens Youell leven degenen die de cloud om die reden links laten liggen, in de waan dat zij veilig zijn. "Hoe goed het IT-team van een organisatie of hun technologische infrastructuur ook is, beter dan een cloudbedrijf kan het niet zijn. Hun specialisten zijn immers constant bezig met het optimaliseren van de beveiliging en beschikbaarheid van de toepassingen ervan."
Vergeet de vaardigheden niet
Youell vindt het bemoedigend om te zien hoe financiële professionals automatisering zien als een kans in plaats van als een bedreiging. Maar terwijl geautomatiseerde processen ervoor zorgen dat CFO’s en hun teams intelligenter gaan werken en voldoen aan de verwachtingen van de belanghebbenden, is de technologie niet meer dan een middel dat dit alles mogelijk maakt.
"De grens tussen mens en machine zijn niet de robots die het van ons overnemen. Het gaat om de integratie van een groeiende schat aan informatie in de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf om ervoor te zorgen dat wij ons werk beter kunnen doen. De strategische beslissingen worden uiteindelijk toch door de mens genomen en voor het begrijpen, interpreteren en verwerken van financiële gegevens is een heldere geest nodig, maar dan wel een geest met een bredere kijk op het bedrijf."
Dit is een andere manier waarop de rol van de financiële medewerker aan het veranderen is. Er is meer expertise nodig om de nieuwe technologie zo te gebruiken dat medewerkers productiever worden, positieve bijdragen kunnen leveren en van waarde kunnen zijn in de directiekamer. Youell: "De beste financiële leiders zitten nu op één lijn met de richting waarin het bedrijf wil gaan, en zien waar de processen die zij beheren, kunnen bijdragen. Dit vereist een diepgaande kennis van gegevens en het vermogen om hun teams te stimuleren omdat die de wil en kennis moeten hebben om met andere afdelingen van het bedrijf samen te werken, zodat elk onderdeel van het bedrijf op dezelfde lijn zit."
Snelle en overtuigende besluiten
Het vermogen om snel en overtuigend strategische besluiten in de directiekamer te kunnen nemen, is eveneens van cruciaal belang. Met de moderne automatiseringsprogramma’s kunnen gebruikers dashboards op maat maken, zodat zij de relevante financiële resultaten met de interne belanghebbenden kunnen delen. Het is vervolgens aan de financiële leiders om deze gegevens van context te voorzien.
Net zoals de financiële afdeling is overgestapt van handgeschreven grootboeken en handmatige berekeningen op Excel-spreadsheets, vindt Youell de tijd nu rijp voor een andere grotere verandering. "Veel manieren waarop wij communiceren en op het werk contact hebben, zijn geautomatiseerd, en wij zijn er nu aan gewend om de gewenste gegevens met één muisklik op te zoeken. Het is niet meer dan vanzelfsprekend dat deze ontwikkeling ook gaande is bij financiële afdelingen. De bevindingen van CIMA laten zien dan men enthousiast is om te veranderen en nu zijn de bedrijven aan de beurt om de overstap te maken."
