Werken vanuit huis zonder dat iemand het doorheeft
10 november 2016 -
Organisaties geven medewerkers steeds vaker de mogelijkheid om op andere plekken dan kantoor te werken. Vaders en moeders kunnen hun werk daardoor beter aanpassen aan de kinderopvang en medewerkers die met de auto naar hun werk reizen, kunnen thuiswerken tot de ochtendspits voorbij is.
Het komt de efficiëntie (en het humeur) allemaal ten goede. Een goede, snelle laptop is vereiste nummer één om locatie-onafhankelijk werken te faciliteren. Maar wat hebben medewerkers nog meer nodig om op elke locatie te werken, precies zoals ze dat op kantoor ook doen? Joris Beltman is werkzaam bij Voys en geeft vijf tips:
1. Gebruik uw telefoon met 4G als hotspot
Het toverwoord voor locatie-onafhankelijk werken is ‘cloud’. Door je bedrijfsprocessen via het internet toegankelijk te maken, wordt het werken op verschillende plekken stukken eenvoudiger. Een goede internetverbinding is dan ook de belangrijkste voorwaarde voor werken in de cloud. Thuis heeft iedereen wel een wifi-verbinding, maar wat als een medewerker (veilig) op een andere locatie wil werken? In zo’n geval kunt u een mobiele telefoon met 4G gebruiken als wifi-hotspot voor de laptop. Tegenwoordig zijn er grote databundels beschikbaar en bijna overal in Nederland is 4G-dekking. Hierdoor kunt u eenvoudig en vanuit elke locatie in de cloud werken.
2. Zorg voor open bestandsbeheer
Medewerkers moeten, waar ze ook zijn, toegang hebben tot documenten die ze tijdens hun werkzaamheden nodig hebben. Door gebruik te maken van een clouddienst voor bestandsbeheer, hoeven medewerkers bestanden niet lokaal op te slaan. Een open bestandsbeheer zorgt ervoor dat alle medewerkers altijd kunnen inloggen om toegang te krijgen tot documenten. Houd er natuurlijk wel rekening mee dat bestanden met gevoelige informatie versleuteld zijn.
3. Maak gebruik van een webbased CRM-systeem
Hetzelfde geldt voor het CRM-systeem: installeer dit niet lokaal, maar in de cloud. Door met een webbased CRM-systeem te werken, kunnen medewerkers overal inloggen en de communicatie met klanten inzien en beheren. Welke klanten hebben gebeld of e-mails gestuurd? Zijn er deals gesloten of zijn er kansen die kunnen worden benut? Met een webbased CRM-systeem heeft iedereen van het bedrijf toegang tot actuele informatie, waar ze zich ook bevinden.
4. Bel via het internet
Maak het zowel klanten als medewerkers makkelijk om elkaar telefonisch en op hun zakelijke nummer te bereiken. VoIP-telefonie – telefonie via het internet – biedt telefoonnummers, telefoonlijnen en aanvullende functionaliteiten in de cloud. Het maakt niet uit op welke locatie u het telefoontoestel inplugt: zolang er internet beschikbaar is, kunt u bellen met het Nederlandse zakelijke nummer. Dat geldt ook voor uitbellen met een zakelijk nummer via juw smartphone. Tegenwoordig zijn er handige apps die dit mogelijk maken.
5. Download software die samenwerken ondersteunt
Samenwerken met collega’s is een van de grootste voordelen van werken op kantoor. Toch kunt u ook goed met elkaar samenwerken op het moment dat medewerkers zich op verschillende locaties bevinden. Als dit regelmatig het geval is, dan is het belangrijk om te investeren in goede communicatiesoftware. Webbased tools - zoals Slack, Asana, Google Drive en Zoom - stellen het team in staat om snel en efficiënt met elkaar samen te werken; ook al bevinden ze zich niet in dezelfde ruimte. Denk bijvoorbeeld aan het verdelen van taken, checken waar collega’s mee bezig zijn en het monitoren van de vooruitgang van opdrachten. Ook een chattool om snel iets aan een collega te kunnen vragen is handig voor locatie-onafhankelijk werken.
Zakelijke telefoontjes
"De juiste techniek om zonder problemen volledig locatie-onafhankelijk te werken is er. Deze techniek is zo ver ontwikkeld dat niemand het merkt als de betreffende persoon op een andere locatie dan het kantoor werkt," aldus Beltman. "Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een zakelijk telefoonnummer te koppelen aan een smartphone. Hierdoor ontvangen medewerkers geen zakelijke telefoontjes meer op hun privénummer en zijn declaraties van mobiel verkeer verleden tijd. Verschillende opties - zoals doorschakelen naar de receptie, een collega of naar de voicemail van het bedrijf – zorgen ervoor dat bellers zo goed en snel mogelijk geholpen worden."
