4 november 2016 -
Papier of digitaal - er onbevooroordeeld mee omgaan, is er niet meer bij. Beide kennen hun voor- en nadelen. En beide zouden dus in hun kracht en náást elkaar moeten worden gebruikt.
Maar de scheiding is haast compleet en voor het management zijn parallelle werelden. Vrijdag 4 november 2016 is het World Paper Free Day en dat is een mooi moment om de balans te zoeken en ´Paper Light´ te worden. Voor de gelegenheid zet Jeroen Strik, Iron Mountain-directeur Benelux, de bijbehorende typetjes ook eens naast elkaar.
Documentbeheer
Strik: "Het documentbeheer ligt verdeeld over Facility Management en IT. Toch rekent het hoger management erg vaak op IT voor de oplossing van de beheerproblemen en het voldoen aan wet- en regelgeving. Ook de persoonlijke kloof tussen papiervreters en digi‑junkies is immens, in hoe ze werken en wat ze van elkaar vinden.
Interessant voor de assessment? Printende ´dode bomen‑liefhebbers´ en ´afwezige swipers´, staan voor een andere werkcultuur. Maar ook in hun psychologie verschillen ze sterk. En voor het verantwoord documentbeheer heeft dat gevolgen.
Papiervrienden zijn vaak echte hamsteraars. De Guust Flaters van deze wereld vertrouwen niemand behalve zichzelf met hun stapels.
Opgeruimde digi-types zijn juist dol op lege Postvakken IN en UIT en doen dat vaak door heel veel weg te gooien of klakkeloos weg te vegen naar submappen. Voor hen staat dat ongeveer gelijk aan orde en discipline.
Keerzijde voor beide is dat je zowel teveel en te weinig kunt bewaren, en dat te lang als te kort kunt doen – ook wettelijk bezien."
Papierloze belofte
Strik: "Stapje terug. Het toverwoord ‘papierloos’ zoemt al 30 jaar in het rond. Papierloos roept het beeld op van strakke kantoren en minimalistische mensen. Een (kantoor-) leven waarin alle bestanden digitaal zijn, waaruit ´slakkenpost´ en postvakken zijn uitgebannen en waarin de orde van de werkplek thuis en de bureauladen op kantoor niet langer wordt verstoord door bankafschriften, facturen en persoonlijk papierwerk.
Maar veruit de meeste collega´s van ons zijn zo verknocht aan papier dat het lastig is om te bedenken hoe papierloos werken zou zijn. En papier ís ook uiterst nuttig:
- het maakt een officieel document, een belangrijk evenement of waardevolle informatie uniek, authentiek en tastbaar;
- het is makkelijk te lezen, om er kanttekeningen bij te plaatsen en met anderen te delen;
- het is eenvoudig op te bergen bij vergelijkbare documenten;
- papier helpt lange teksten intuïtiever en effectiever te lezen – een ervaring die lastig valt te evenaren op een scherm, blijkt uit onderzoek, en veel mensen vinden computers en tablets minder bevorderlijk om van te leren dan van papier.
Mensen drukken brieven en documenten dus veel vaker af dan u intuïtief zou vermoeden. Papierloos? In 2003 ontdekten Abigail Sellen and Richard Harper, auteurs van The Myth of the Paperless Office, dat de invoer van e-mail het papierverbruik met 40 procent deed toenemen. Eigenlijk geen verrassing: papier is vaak beter te verteren en ligt op onverwachte momenten makkelijk voor het grijpen."
Hamsteraars
Papier is wel teveel van het goede geworden en onderwerp van wanbeheer. Met onszelf als hamsteraars van overbodige documenten die we achter de hand houden ´voor het geval dat´. Alleen privé al: hoeveel kasten puilen al niet uit met overjarige bankafschriften en verlopen garantiebewijzen? Maar het kost moeite er afscheid van te nemen, en onder het motto ´beter mee verlegen dan om verlegen´, hamsteren we verder.
In de bedrijfsomgeving leidt hamsteren tot zorgwekkende toestanden en risico´s. Er is duidelijke en strenge wet- en regelgeving hoe en hoelang organisaties informatie moeten bewaren. Die is bijvoorbeeld toepasselijk op contracten, personeelsbestanden, klantgegevens. Maar de realiteit is dat we ons massaal schuldig maken aan het te lang rondsjouwen met CV´s van kandidaten, en het op meerdere plaatsen bewaren van klantgegevens, uit gemak of desinteresse. Maar ook uit onwetendheid, want de regels veranderen voortdurend.
Opgeruimde types
Keerzijde van de medaille zijn de opgeruimde types, mensen die in tegenstelling tot de hamsteraars, graag het papierloze leven leiden. U herkent ze bijvoorbeeld aan het gebruik van Evernote voor hun werklijstje; ze bewaken de work-life balance met een online agenda die ze synchroniseren met hun handige apparaatjes en vele apps. Papier past niet in hun systeem, sterker: ze ervaren papier als een hinderlijke belasting. Alles wat ze nodig mochten hebben, kunnen ze bij via hun scherm en schermpjes.
Maar hun opgeruimdheid maakt hen nog geen goede documentbeheerder. Ook hun bureaublad ligt vol, maar dan op de computer of tablet, in plaats dat ze de juiste map op een beveiligde centrale locatie gebruiken, en hoe vaak ze het CV van een kandidaat hebben gedeeld – geen idee. Tegelijkertijd is weggooien voor hen een synoniem voor archiveren en slimme zoekfuncties helpen hen vaak uit de brand met een gevonden kopietje dat daar eigenlijk nooit had mogen slingeren. Papierloos biedt milieutechnische en energiebesparingsvoordelen, maar besef dat de oeverloze, exponentieel groeiende digitale opslag óók een enorme energievreter is.
Wettelijke bewaartermijnen
Goed omgaan met de wettelijke bewaartermijnen blijft een vak apart – papier of digitaal. Dezelfde wettten en regels blijven toepasselijk en een datalek blijft even strafbaar. World Paper Free Day wekt misschien de illusie dat we het met wat toegangsrechten en wachtwoorden afkunnen, maar het hybride kantoor is de realiteit en plaatst ons voor de uitdaging het documentbeheer op orde te hebben in twee parallelle werelden, en dat lukt alleen als we de processen kennen, beheersen en controleren.
Paper Light
Strik: "Ieder bedrijf heeft hamsteraars en al te opgeruimde types op de loonlijst staan. Iron Mountain is daarom ambassadeur van ´paper light´ als haalbaar en gedeeld model. Dat betekent de acceptatie van het bestaan van papier. En digitaliseren lijkt de makkelijke weg naar papierloos, maar is vaak een onnodige, kostbare kwestie." ´Paper Light´ wil daarom in feite zeggen:
- dat mensen werken hoe dat hen het beste bevalt;
- dat papier beveiligd wordt vernietigd;
- dat van ´levende´ documenten een (digitale) kopie wordt bewaard.
´Levend´ wil zeggen: we gebruiken het document, of gaan dat nog doen, en we mogen of moeten het nog bewaren. De Paper Light-benadering met levende digitale en papieren documenten is efficiënt en effectief, en elimineert risico´s.
Het is niet alleen het omgaan met de wet; het aansturen van de mensen die de organisatie maken; en het beheersen van de processen. Er is bovenal een zakelijk doel. Organisaties bestáán tegenwoordig van hun informatie. Paper Light dient daardoor het uiteindelijk hoogste doel: winstgevend en efficiënt zijn, en de allerhoogste klanttevredenheid bereiken.
Ik werk al sinds 2009 papierloos. Zowel thuis als op kantoor. Zeker in de begintijd heeft me dat heel veel tijd gekost om alles in te scannen, maar het heeft me uiteindelijk heel veel tijd voordeel opgeleverd. Verder natuurlijk ook een hoop ruimte, omdat je niet meer al die ordners en archiefkasten nodig heb. Ik kan het iedereen aanbevelen!
