Inhoud komt beter aan via interactieve uitwisseling
18 oktober 2016 -
In de zakelijke wereld van vandaag, met voortdurend nieuwe marktontwikkelingen, waarin teams van over de hele wereld met elkaar samenwerken en de snelle technologische vooruitgang, wordt elke dag geleerd.
Nieuwe kennis en informatie wordt vergaard via trainingen en cursussen, bezoek aan kennisevenementen, door naar lezingen en beurzen te gaan, en op dagelijkse basis via vergaderingen en meetings met collega’s. Maar informatie die via eenzijdige overdracht wordt verkregen, blijft niet altijd even goed hangen. Informatieoverdracht beklijft vaak pas echt als mensen er zelf actief mee aan de slag gaan. "De technologische hulpmiddelen om vergaderingen en presentaties meer interactief te maken en passieve luisteraars te veranderen in actieve deelnemers zijn er tegenwoordig volop," stelt Dick de Vaal, medeoprichter van wePresent.
Drie redenen van eenzijdige informatieoverdracht
Desondanks is de praktijk er vaak nog een van eenzijdige informatieoverdracht, wat terug te voeren is op een drietal redenen:
Mensen die een voordracht, een presentatie of training verzorgen, vervallen vaak in een eenzijdige monoloog. En hoe groter het gehoor in de zaal, hoe minder ruimte ze hun toehoorders vaak bieden om vragen te stellen of hun mening kenbaar te maken.
Daar komt bij dat veel mensen een drempel hebben om in een grote groep op te staan en een vraag te stellen. De wetenschap dat ze dan alle ogen op zich gericht weten, zorgt dat ze veiligheidshalve op hun stoel blijven zitten. Op deze manier krijg de spreker op het podium geen feedback, ook niet als er in de zaal eigenlijk meerdere mensen met dezelfde vragen zitten zonder dat ze dat van elkaar weten.
En ten derde is er nog de technologie die vaak voor problemen zorgt. Organisaties van evenementen, ondernemers die een voordracht willen houden en medewerkers van conferentieoorden hebben vaak moeite om de devices van de spreker aan te sluiten op de reeds aanwezige apparatuur. Dit is helemaal het geval als er meerdere sprekers zijn. De verschillende devices, besturingssystemen en applicaties blijken vaker niet dan wel met elkaar compatibel te zijn. Een situatie waarin ook de laptops, tablets of smartphones van de mensen in de zaal connected zijn met de apparatuur op het podium, was tot voor kort helemaal ondenkbaar.
Geen vloek, maar zegen
Het probleem met veel van de bestaande apparatuur is dat er eerst speciale software op de devices moet worden geïnstalleerd om ze te connecten en inhoud te kunnen delen. Hierbij spelen dikwijls praktische zaken. Zo is het voor veel medewerkers onmogelijk om zonder tussenkomst van de IT-afdeling software op hun device te installeren. Anderen zitten er helemaal niet op te wachten om alsmaar meer applicaties op hun device te installeren, omdat dit de performance niet ten goede komt. En in weer andere gevallen ontbreekt simpelweg de tijd om dergelijke software te installeren.
"Dit soort praktische belemmeringen is zonde," stelt De Vaal. "Het toenemend aantal zelf meegebrachte eigen apparaten is namelijk juist een kans om meer interactie en een actieve uitwisseling van informatie en kennis te bewerkstelligen. Wanneer de devices van sprekers en deelnemers met elkaar verbonden zijn, kunnen ze beter samenwerken, gemakkelijk over en weer voorbeelden met elkaar delen en vragen stellen en zaken aan de orde stellen zonder dat ze daardoor op hoeven staan en het verhaal van de spreker hoeft te worden onderbroken."
Interactie is alles
Met de laatste generatie presentatiesystemen is dit allemaal mogelijk en behoren praktische belemmeringen voorgoed tot het verleden. Zo kunnen gebruikers in plaats van alleen maar passief luisteren, eenvoudig actief deelnemen aan de presentatie en participeren in discussies. Er worden steeds meer IoT-apparaten gebruikt op de werkvloer, tijdens conferenties, in vergaderingen, bij trainingen of wanneer er in teamverband wordt gewerkt. De technologie die dit soort toepassingen mogelijk maakt, wordt steeds verder ontwikkeld en stelt bedrijven in staat om gebruik te maken van de nieuwste mogelijkheden zonder dat ze daarvoor hoge investeringen moeten doen.
De Vaal stelt dat inkopers en facilitair managers bij het selecteren van een presentatiesysteem op een aantal aspecten zouden moeten letten. "Dat is ten eerste het aantal apparaten dat op het systeem kan worden aangesloten." Om een groot aantal apparaten aan te sluiten zijn draadloze gateways onontbeerlijk. "Ten tweede moet het systeem compatibel zijn met zo veel mogelijk apparaten en besturingssystemen." Een derde belangrijk criterium is volgens De Vaal de verbinding met de cloud. Nu de opslagmogelijkheden wat betreft hardware feitelijk onbegrensd zijn, worden cloud-toepassingen om de opgeslagen informatie te ontsluiten steeds belangrijker.Met de nieuwste generatie presentatiesystemen komt dit allemaal samen: technologische comptabiliteit, uitgebreide functionaliteit voor informatie-uitwisseling en een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid. De Vaal: "Dankzij de technologische vooruitgang zoals draadloze gateways kunnen de mogelijkheden van toepassingen als BYOD en IoT ten volle worden benut in het zakelijk verkeer, voor meer interactie en een effectieve kennisuitwisseling tijdens presentaties en op de werkvloer."
