Verantwoordelijkheid moet van ´Verdeeld´ naar ´Gedeeld´
3 oktober 2016 -
Meer dan 90 procent van de bedrijven en organisaties werkt met digitale én fysieke (papieren) documenten. Maar van de beide verschijningsvormen, ligt de beheersverantwoordelijkheid volledig verdeeld over de organisatie, met het zwaartepunt op IT en facility management. Dit blijkt uit nieuw Nederlands onderzoek van Iron Mountain.
Informatie is tegenwoordig de brandstof van de organisatie. Het documentbeheer hoort in één hand liggen, om kansen te benutten en risico´s te vermijden. Iron Mountain adviseert daarom om de betrokken afdelingen de bedrijfsinformatie in samenwerking te laten beheren en de verdeelde verantwoordelijkheid om te vormen tot één, gedeeld informatiebeleid.
Eenduidig informatiebeheer is een voorwaarde om de kansen waar informatie voor staat te benutten en de risico´s op bijvoorbeeld datalekken te vermijden. Maar de verantwoordelijkheid voor het documentbeheer ligt vooral verdeeld over facility management, IT, financiën en juridische zaken (in volgorde van belangrijkheid).
Drager en Informatie
Het is de informatiedrager die bepaalt welk informatiebeleid toepasselijk is, terwijl dat hoort te worden bepaald door de aard van de informatie.
Van de ondervraagde IT‑managers, hanteert slechts 52,1 procent van de bedrijven en organisaties strikte autorisaties om bij documenten te komen. Van de facilitair managers is dat zelfs maar 44,2 procent. Dit toont de verdeeldheid van het beheer aan, en laat de lage veiligheidsniveaus zien in een tijd waarin veel te doen is om het risico op datalekken.
Van de respondenten geeft liefst dertien procent dan ook aan dat er datalekken zijn geweest, wat naar ervaring van Iron Mountain een geflatteerd cijfer is - waarschijnlijk uit verlegenheid over het falen.
Praktijken en Trends
Directeur Jeroen Strik leidt uit het onderzoek en uit de ervaring van Iron Mountain de belangrijke trends af die de stand van het documentbeheer nadelig beïnvloeden:
Als gezegd: de over met name IT en facility management verdeelde verantwoordelijkheid voor het documentbeheer, die wordt bepaald door de informatiedrager.
Kostenbesparing is de belangrijkste drijfveer achter de digitalisering, wat weinig ruimte biedt voor investeringen in hoogwaardig documentbeheer.
Traditioneel onttrekken juridische zaken en de financiële afdelingen hun documenten aan het algemene documentbeheer.
Wet- en regelgeving zoals de Europese General Data Protection Regulation (GDPR) is geschreven met een puur digitale wereld voor ogen, die niet reëel is.
Facility management neemt over het algemeen een te beperkte, uitvoerende rol aan en kan strategischer adviseren.
IT neemt over het algemeen een rol als materiedeskundige aan, en kan zich meer faciliterend opstellen.
Eenduidig informatiebeleid
"Grootste winst is het makkelijkst te boeken door met name facility management en IT met elkaar om tafel te zetten en gezamenlijk de verantwoordelijkheid te geven voor een eenduidig informatiebeleid en documentbeheer," zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Nederland en België. "De risico´s op datalekken, maar ook op het niet naleven van de wettelijke bewaartermijnen, kunnen dan flink naar beneden. De huidige situatie is volstrekt onverantwoord. Maar het belangrijkste gemis vanwege ontbrekend beleid, is het laten liggen van commerciële kansen en de mogelijkheid om burgers beter te bedienen, wat toch de bestaansreden is voor bedrijven en overheden.
De helft van de ondervraagde managers geeft aan dat IT en facility elkaar weten te vinden en soepel samenwerken. Dat is hoopgevend. Maar de helft geeft ook aan dat de taken en verantwoordelijkheden onduidelijk zijn, wat toch een voorwaarde is om te komen tot een geïntegreerde beleid voor fysieke en digitale documenten."
Hoop voor de Toekomst
De ondervraagden begrijpen dat er iets moet gebeuren en zijn hoopvol over de toekomst: bijna 80 procent verwacht dat IT en facility de taken en verantwoordelijkheden binnen vijf jaar duidelijk zullen hebben verdeeld, of dat de afdelingen zelfs gefuseerd zullen zijn. Eén van de respondenten heeft de problematiek gelijk grondig aangepakt en een gezamenlijke afdeling informatiemanagement opgericht. "Een schoolvoorbeeld van hoe het optimaal kan," aldus Strik. "Maar begin eens met een taakgroep met een regieafdeling: dan neemt u al een voorsprong op het beeld dat ons onderzoek schetst."
