Zeven voordelen van het visueel organiseren van uw kenniswerk
19 augustus 2016 -
Staat u er weleens bij stil dat zo’n 80-90 procent van al uw inzet als kenniswerker onzichtbaar is? Als leerling banketbakker hebt u dat probleem niet. U bakt gewoon die 1.000 gevulde koeken op het bestelformulier. U gaat van deeg kneden naar vulling mixen en van afbakken naar verpakken. Van uur tot uur ziet u of u op schema zit. En uw manager ziet dat ook.
"Wel zo makkelijk, die concrete output," stelt Heidi Does, Slow Working trainer van doesmindful.nl. Maar als kenniswerker levert u een stuk minder zichtbare, fysieke output.
Concrete input
Hoe vaak gebeurt het u dat u pas aan het eind van de week of pas bij afronding van een langer project iets produceert dat u letterlijk in uw hand kan vastpakken? Zoiets als een beleidsstuk, een bestektekening of een offerte?
En stel dat u leidinggeeft aan een team van kenniswerkers. Hoe vaak ziet u dan concrete output voorbijkomen? En hoe houdt u de vinger aan de pols als die zichtbare vrucht van ieders inspanning soms lang op zich laat wachten?
Onzichtbaar kenniswerk zichtbaar maken heeft een enorm effect. Het betekent een significante verandering in uw functioneren. Of u nou kenniswerker bent of leidinggeeft aan kenniswerkers.
Wat is het effect van al uw to-do’s en activiteiten visueel maken met een praktisch dashboard? En waarom is het zo’n goed idee dat iedere kenniswerker dit doet?
Voordeel 1: Uw hoofd is leeg
Door uw taken en opdrachten 100 procent zichtbaar te maken op een dashboard hoeft u niet alles meer te onthouden. Zo voorkomt u dat uw hoofd overloopt met allemaal losse eindjes, waardoor u dingen alsnog vergeet of fouten maakt. Uw dashboard is als het ware een extra werkgeheugen. Een oase van rust in de hectiek van alledag.
Voordeel 2: U pakt de controle terug
Met een visueel overzicht in real-time ziet u in een oogopslag wat er allemaal op uw bord ligt. Waar u mee bezig bent en wat de status ervan is. Hier en nu. Zodat u op het juiste moment de juiste acties inzet, verantwoordelijkheid neemt en doet wat nodig is om de resultaten te halen die collega’s en klanten van u verwachten. Dat zorgt voor grip en controle over uw werk.
Voordeel 3: U voelt zich minder opgejaagd
Uw werk visueel organiseren helpt u van een afstandje kijken naar uw workload. Letterlijk. U valt daardoor niet meer samen met dat vervelende, gejaagde gevoel van druk-druk-druk. Eerder bent u een onpartijdige toeschouwer, die haarfijn ziet wat u te doen staat en rustig en weloverwogen beslist wat u nu en wat u later oppakt.
Voordeel 4: U houdt tijd over
U merkt tijdlekken en knelpunten sneller op. Waardoor u ze al in een vroeg stadium aanpakt. Bij de wortel. De tijd die u voorheen kwijt was aan brandjes blussen en ad-hoc oplossingen gebruikt u nu voor wat écht belangrijk en waardevol is.
Voordeel 5: U stelt makkelijker uw grenzen
U trekt minder snel extra werk naar u toe. Op elk moment weet u immers precies hoe u er voor staat en kan dat ook laten zien aan uw collega’s en je leidinggevende. Hierdoor bent u beter in staat beslist maar integer uw grenzen aan te geven, zonder dat dit u spanning oplevert. Dat vergemakkelijkt onderling overleg.
Does: "Zoals een klant van mij zei: ‘Bizar gewoon hoe goed het nu loopt tussen mij en mijn baas. Voorheen kon hij me flink onder druk zetten. Dan was het steeds van: "Heb je dit en dat al gedaan?" Maar sinds ik mijn werk visueel organiseer doet hij dat niet meer. Onze gesprekken zijn hierdoor een stuk plezieriger geworden.'
Voordeel 6: U ervaart veel meer plezier en voldoening
Uw werk visueel organiseren zorgt voor context: u ziet hoe al uw taken en activiteiten zich tot elkaar verhouden. Welke actie nu nodig is om een taak goed af te kunnen ronden. En met welke actie u direct waarde levert voor uw organisatie en uw klanten en met welke niet. Ook delegeren van taken valt u makkelijker. Met helder zicht op de context van uw werk levert u elke dag de output die ertoe doet. Dat is nog eens met een voldaan gevoel naar huis gaan!
Voordeel 7: U profileert uzelf als A-speler
Omdat u dag na dag de output levert die iedereen graag ziet, krijgt u meer waardering en erkenning. Dat doet niet alleen uw zelfvertrouwen goed. Ook uw leidinggevende, klanten en collega’s krijgen steeds meer vertrouwen in u en uw expertise. U trekt daarmee werk naar u toe waar u goed in bent en waar u plezier in hebt. Een A-speler waardig!
Does: "Uw werk visueel organiseren levert u als kenniswerker dus veel op. U werkt vanuit een ontspannen focus en krijgt de erkenning en waardering die u verdient. Ondanks een hoge werkdruk presteert u uitstekend op senior niveau.
Mijn pleidooi is dus om uw waardevolle kenniswerk visueel te gaan organiseren, omdat uw werk daardoor veel leuker en bevredigender kan worden."
