Flexibel werken tijdens sportevenementen: zes tips om hier sportief mee om te gaan
12 augustus 2016 -
Het kan u bijna niet zijn ontgaan: het grootste sportevenement van de wereld is in Rio de Janeiro begonnen. Dat betekent bijna 24 uur per dag (en nacht) sport op tv. Hoewel er voor ons in West-Europa veel ’s avonds en ’s nachts plaatsvindt, is het onvermijdelijk dat werknemers ook onder werktijd live naar de prestaties van onze favoriete atleten willen kijken.
Het doel dat managers altijd hebben: houd werknemers gemotiveerd en productief, en dus ook tijdens grote sportevents. Het is wat dat betreft het effectiefst om tijdens grote sportevenementen een flexibel ‘overal werken’-beleid te voeren. Maak bijvoorbeeld werken mogelijk buiten de sport om in plaats van eisen dat medewerkers dagelijks van negen tot vijf op kantoor zijn. De meest logische keus is dus om de sportzomer te integreren in een algemeen geaccepteerde manier van werken.
Flexibel werken
De vraag dient zich echter al snel aan: hoe zorg je hier dan voor? Polycom zet hiervoor zes tips op een rij.
1. Maak gebruik van de kracht van sport
Zie de vele wedstrijden en races als een kans om je medewerkers samen te brengen. Stuur een mail rond, waarin u belooft samen met het team naar een belangrijke wedstrijd te kijken – uiteraard alleen als het werk af is. Het zal u verbazen hoe productief een team kan zijn als het een beloning in het vooruitzicht wordt gesteld. Dat vooruitzicht kan zijn om samen naar een wedstrijd te kijken, maar het kunnen ook het bier en de pizza zijn, die u daarbij aanbiedt. Het belangrijkste is de nadruk op het tijdig afronden van het werk en het samen vieren daarvan.
2. Maak van ‘overal werken’ de norm
Flexibel werken, zowel qua tijd als qua locatie, werkt het best als het is geïntegreerd in de processen van een organisatie. Laat mensen dus niet alleen thuiswerken tijdens de zomer, maar implementeer een eerlijk beleid voor flexibel werken voor alle medewerkers, dat voor het gehele jaar geldt. Op die manier is het echt onderdeel van het bedrijf en voorkomt u issues op dit vlak tijdens grote sportevenementen.
3. Zorg voor de juiste technologie
Werken vanaf elke willekeurige locatie kan alleen als de juiste oplossingen eenvoudig voorhanden zijn. Voor veel organisaties betekent dit het in de cloud beschikbaar stellen van belangrijke oplossingen, zoals je e-mail en agenda in Office 365, en je telefoon als VoIP via Skype for Business. Onderzoek toont aan dat teams die samenwerken vanuit meerdere locaties, productiever zijn als ze elkaar kunnen zien via een video-oplossing. Als u de komende tijd een sterke toename van het aantal thuiswerkers verwacht, denk dan na over oplossingen die een zekere mate van flexibiliteit leveren via ‘cloud bursting’, om te zorgen voor capaciteit op het moment dat het nodig is.
4. Bepaal de basisregels
Maak een helder en concreet beleid op het gebied van flexibel werken rondom sportwedstrijden en deel dat intern. Dit om zo min mogelijk ‘ziekmeldingen’ te krijgen.
5. Denk aan andere landen
Kijk uit dat u niet alleen uitzonderingen maakt voor wedstrijden van sporters uit eigen land, maar pas het beleid toe op alle landen en nationaliteiten. Zo weet u zeker dat u medewerkers van andere nationaliteiten niet benadeelt.
6. Vertrouw uw collega’s
Voel niet de behoefte om uw medewerkers continu te vragen of ze wel aan het werk zijn, alleen doordat er sport op tv is. Vertrouw erop dat ze even productief zijn als op een normale dag dat ze buiten de deur werken.
Samen op de werkvloer kijken naar een finale waaraan Nederlanders meedoen verhoogt de homogeniteit, u kunt ook mooi naar het gedrag kijken wat uw collegae in deze groep ontwikkelen en het kost u nagenoeg niets. U hoeft geen locatie af te huren, diners te verzorgen. Het kost u alleen een paar niet ' productieve' uren, maar het levert u ws. veel meer op. U doet iets voor de sportliefhebber en cijfert u op een bepaalde manier weg. Dat noemt men wel dienend leiderschap.
