Zes manieren om diplomatiek en tactvol te communiceren
26 juli 2016 -
U kent ze wel: die manager of collega die altijd exact lijkt te weten wat hij moet zeggen en hoe hij het moet zeggen. Dit zijn mensen die zeer diplomatiek kunnen communiceren, vol tact en zelfvertrouwen.
De manier waarop we communiceren roept positieve of negatieve reacties op. Als we agressief communiceren, zonder respect of gevoel, kunnen boze of verdedigende emoties ervoor zorgen dat de ander de boodschap in zijn geheel niet hoort. Als u daarentegen diplomatiek en tactisch communiceert, zorgt u ervoor dat negatieve emoties de boodschap niet blokkeren.
Dale Carnegie Netherlands presenteert zes regels om diplomatiek en tactvol te communiceren – ook als u het niet met de ander eens bent.
Regel 1: geef de ander het voordeel van de twijfel. Misschien is die persoon die zo generaliserend doet, helemaal niet ongevoelig. Misschien heeft hij of zij een pijnlijke ervaring gehad waardoor hij/zij nu overgevoelig reageert.
Regel 2: luister en probeer te begrijpen waarom deze persoon deze mening is toegedaan. Probeer de dingen vanuit zijn/haar perspectief te zien.
Regel 3: neem de verantwoordelijkheid voor uw eigen gevoelens als u het niet met de ander eens bent. Begin uw reactie steeds met ‘ik’. Als u begint met ‘jij’ komt u namelijk beschuldigend en confronterend over, waardoor de ander in de verdediging zal schieten. En dit vermindert weer de kans dat uw kant van de zaak gehoord wordt.
Regel 4: zorg voor een buffer. Begin uw weerwoord dus met ‘ik begrijp je’ of ‘ik waardeer je mening’. Begin ook nu met ‘ik’.
Regel 5: elimineer woorden als ‘maar’ en ‘misschien’. Dit lijkt uw erkenning namelijk meteen teniet te doen. Nadat u uw waardering voor de mening van de ander heeft uitgesproken, ga dan verder met ‘en’ of zeg even niets.
Regel 6: beargumenteer uw mening met relevant en feitelijk bewijs. Houd uw emoties in bedwang door de volgende formule te gebruiken:
Denk eerst na over de vragen:
-Wat vind ik?
-Waarom vind ik dat?
-Welk bewijs heb ik daarvoor?
En zeg dan:
‘Een voorbeeld is..’
‘Dit toont aan dat…’
‘En daarom denk ik…’
