Office 365: waarom overstappen naar de cloud lastiger kan zijn dan u denkt
1 juli 2016 -
Bedrijven zoeken om diverse redenen hun heil in een cloud-oplossing voor hun e-mail, en Office 365 in het bijzonder. Een van de belangrijkste voordelen hiervan is dat bedrijven vanuit elke locatie vanaf elk apparaat toegang hebben tot e-mail. Daarnaast is het terugdringen van de totale eigendomskosten van e-mail is een van de belangrijkste drijfveer.
Stefan Schachinger, consulting system engineer Data Protection bij Barracuda, vertelt meer over de uitdagingen bij het verhuizen naar Office 365 en hoe u hiermee om kunt gaan.
Uitdagen
"Ondanks de voordelen zien we nog steeds veel bedrijven aarzelen om naar de cloud over te stappen," aldus Schachinger. "Veel organisaties beseffen niet goed dat overstappen naar Office 365 geen upgrade inhoudt, maar een heuse migratie is. En dat is niet zomaar gedaan. Bedrijven moeten rekening houden met verschillende potentiële problemen, zoals de noodzaak om tools, werkprocedures en serverfunctionaliteit aan te passen. Bovendien zal er meer bandbreedte nodig zijn voor verbindingen met de cloud-omgeving."
Laten we eens kijken naar de drie belangrijkste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd tijdens de overstap naar Office 365:
Uitdaging 1: Het overzetten van PST-bestanden en legacy e-mail
Bedrijven hebben in de loop der jaren een enorme verzameling van PST-bestanden opgebouwd.
"PST-bestanden worden niet automatisch door Microsoft naar Office 365 overgezet. De enorme hoeveelheid en verspreiding van deze bestanden stelt ICT-afdelingen voor een fikse uitdaging. Gebruikers beschikken gemiddeld over drie tot vijf PST-bestanden met een omvang van 1 tot 2 GB. Vaak zorgen PST-bestanden ervoor dat organisaties er drie keer langer doen om over te stappen naar Office 365 dan verwacht," vertelt Schachinger.
Uitdaging 2: Het onderbrengen van bestanden
Office 365 biedt organisaties verschillende locaties waar ze bestanden kunnen opslaan, uitwisselen, indelen en beheren.
"Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste toegangsrechten voor vertrouwelijke en gevoelige documenten worden aangehouden. Besluitvormers zullen dus goed moeten nadenken over het migratieproces en het inrichten van de nieuwe omgeving," aldus Schachinger.
Uitdaging 3: Een langdurig migratieproces
Overstappen naar Office 365 kan soms maanden of jaren in beslag nemen, in plaats van een paar dagen of weken.
Schachinger licht toe: "De duur van een migratie houdt meestal verband met de complexiteit van de huidige architectuur op locatie en het beoogde resultaat van de migratie naar Office 365."
Aan de slag gaan met uw Office 365-omgeving
De drie belangrijkste problemen die eerder aan bod kwamen, kunnen worden overwonnen. Net zoals bij elk ICT-project zal het opsplitsen van het vraagstuk in hapklare brokken het eenvoudiger maken om het proces te plannen en beheren.
Voor de migratie
"In aanloop naar de migratie moet u op zoek gaan legacy e-mailberichten en PST-bestanden en vaststellen of ze al dan niet moeten worden gemigreerd of gearchiveerd. Archiveren op locatie is in de praktijk een van de beste manieren om te voorkomen dat u bergen data naar de cloud moet uploaden. Zo versnelt u het migratieproces versnellen en begint u in Office 365 met een schone lei," aldus Schachinger.
Tijdens de migratie
"De verbindingen van eindgebruikers met Office 365 zullen van invloed zijn op de internetverbinding. Uw bedrijfscontinuïteit is afhankelijk van de beschikbaarheid van deze verbindingen. Het verkeer van bedrijfskritische applicaties zoals Office 365 zou op intelligente wijze door de IT-afdeling op prioriteit moeten worden ingedeeld," zegt Schachinger.
Na de migratie
Office 365 biedt basisfunctionaliteit voor beveiliging, informatiebeheer en gegevensopslag in het kader van de bewaarplicht. Maar is dat genoeg? Schachinger licht toe: "Evalueer tijdens de planning oplossingen voor realtime beveiliging, encryptie en preventie van datalekken. Vermijd het gebruik van centrale internetverbindingen, zoals wanneer gebruikers binnen filialen een verbinding met het hoofdkantoor maken via langzame verbindingen om vandaar uit toegang tot de cloud te zoeken."
Bereid u voor op wat komen gaat
Overstappen op Office 365 is voor elke organisatie een ingrijpende stap. Het gaat gepaard met productverbeteringen en nieuwe tools, opent de deur naar nieuwe werkpraktijken en biedt kansen voor het opvoeren van de productiviteit.
"Maar het gaat ook gepaard met nieuwe eisen en risico’s. Het is daarom belangrijk om voldoende tijd, energie en middelen in de overstap naar Office 365 te steken. Een succesvolle migratie vraagt om een effectieve voorbereiding, voldoende technische knowhow en een vakkundige uitvoering van het projectplan. Het is daarom raadzaam om hiervoor externe hulp in te schakelen. Dat geldt zeker voor organisaties die beschikken over grote aantallen PST-bestanden of een omvangrijk volume aan legacy e-mail," besluit Schachinger.
