23 mei 2016 -
"Sluit uw ogen en neem een moment om u dit voor te stellen: 'Nooit meer fileshares'. Wat ziet u? Hoe voelt het? Voor mij is dit allereerst de kern van mijn bestaan als enterprise content management professional," aldus Sjoerd Alkema, Principal Consultant bij Xillio. "Ik kan niet begrijpen dat nog steeds zo'n grote hoeveelheid file shares aanwezig is bij organisaties."
Alkema: "Ik heb een wereld zonder fileshares voor ogen, maar dan wel met de juiste tools voor collaboratie, het delen van content, beheer en archivering. Deze tools zijn er al geruime tijd en hebben hun bestaan bewezen. Mensen zijn gewoontedieren. Het bewijs daarvan is dat veel organisaties een groot, zo niet het grootste, deel van hun content hebben opgeslagen op de aloude fileshares. De manier waarop mensen werken met fileshare is sinds de introductie ervan niet gewijzigd. Echter, alles wat wordt opgeslagen op fileshares is wel gewijzigd. De verscheidenheid, het volume en de snelheid van de content heeft in het laatste decennium een grote sprong voorwaarts gemaakt. Maar in veel organisaties worden deze nieuwe bestandstypes nog altijd opgeslagen op de fileshare."
Beheersbare situatie
Alkema: "Natuurlijk probeert iedere gebruiker een enigszins beheersbare situatie voor zichzelf te creëren, bijvoorbeeld door het toevoegen van metadata aan een mappenstructuur van meer dan twintig niveaus diep, het definiëren van naamgevingsconventie voor bestanden, het toevoegen van versienummers in titels, enz. Ondanks onze goede wil, maken wij er als gebruiker alsnog een puinhoop van. We creëren steeds weer dubbele content. We schenden wet- en regelgeving, omdat we gevoelige content opslaan. En daarom is het tijd voor een verandering en tijd om het volgende initiatief hier en nu te starten: ‘Nooit meer fileshares!’
Iedere content- en informatiemanagement professional en content manager krijgt een warm gevoel bij deze gedachte. Zij zullen erkennen dat het gebruik van fileshares een goede informatiestrategie ondermijnt en daarom is een wereld zonder fileshares een must. Een wereld waarin content goed wordt beheerd. En een wereld waarin gebruikers daadwerkelijk de voordelen ondervinden van de content management systemen, zoals goede vindbaarheid en productiviteit."
