Vijf belangrijke vereisten voor Smart Document Management
6 april 2016 -
Zo nu en dan komt het voorbij, een onderzoek dat bewijst dat er bij vrijwel elke organisatie jaarlijks duizenden tot honderdduizenden euro’s verloren gaan aan gebrekkig documentbeheer. De kostenpost is opgebouwd uit de tijd die medewerkers kwijt zijn aan simpelweg zoeken en de fouten die vanwege het (op het verkeerde moment) ontbreken van cruciale informatie ontstaan.
Hierdoor ontstaat onnodig druk op het rendement van projecten. Zonde, want dergelijke faalkosten zijn eenvoudig te voorkomen. Onlangs constateerde CTB xRM nog, in een onderzoek onder bedrijven in de bouw, techniek en offshore, dat bijna één op de drie bedrijven in deze sectoren géén gebruik maakt van een Document Management Systeem (DMS) en dat veel bedrijfsinformatie en documentatie wordt gedeeld via e-mail of online down- en uploaddienst. Er zijn ook veel organisaties die wel een DMS in gebruik hebben genomen, maar er slechts beperkt gebruik van maken. Hoe kan het dat het ondanks de goede wil in zoveel gevallen misgaat? Die vraag en de oplossing ervoor wordt in het eBook ‘Document Management in bouw, techniek en offshore’. uitgebreid behandeld. Yuri Ramdhani, commercieel manager bij CTB xRM, gaat kort in op de vijf belangrijkste aandachtspunten bij een strategie voor Smart Document Management.
Centrale projectdossiers met versiebeheer
Yuri Ramdhani: "De primaire reden om een oplossing voor document management in gebruik te nemen, is het bestrijden van de wildgroei aan documenten. Het opzetten van een logische structuur binnen het DMS moet dan ook de hoogste prioriteit krijgen. Niet alleen om de wildgroei binnen het systeem zelf voor te zijn, maar ook zodat de gebruikers niet op eigen houtje naar alternatieven als e-mail of down- en uploaddiensten als WeTransfer of Dropbox grijpen."
Veilige toegang voor alle betrokkenen, intern én extern
Het succes van een DMS staat of valt met een goedwerkende rechtenstructuur. Ramdhani: "Bij een rechtenstructuur horen voor elke gebruiker drie vragen: wat mag ik zien, wat mag ik aanpassen en wat moet ik goed- of afkeuren? Als meerdere bedrijven samenwerken aan (deel)projecten of er is sprake van een consortium, dan is het heel waardevol als alle betrokkenen aan deze rechtenstructuur worden toegevoegd. Dit beperkt de ruis en het risico op fouten."
Goede aansluiting op eigen beschreven werkprocessen
Ramdhani: "Een goed functionerend DMS doet direct ook dienst als complete projecttool en biedt gelegenheid om projecten te monitoren en om kwaliteit te bewaken en risico’s te beperken. Dit kan door eigen beschreven werkprocessen te integreren in het DMS en zo te werken met workflowschema’s, deadlines, stappenplannen en vooraf vormgegeven goedkeuringsprocessen. Zo weten de betrokkenen altijd wat hen te doen staat en kunnen ze de (voor hen) nodige informatie op ieder moment raadplegen."
Fasering in de procesgang en werken met sjablonen
Fouten in documentatie leveren in het beste geval vertraging op en in het slechtste geval leiden ze tot financiële schade of fouten in de uitvoering. Het is dus van onschatbare waarde om de kans op fouten te minimaliseren. Ramdhani: "Een rechtenstructuur draagt sowieso al bij aan het verlagen van foutgevoeligheid, maar een fasering in de procesgang is ook essentieel. Nadat bestanden zijn voltooid en goedgekeurd moet de inhoud wel benaderbaar zijn, maar niet aan te passen. Daarbij leveren sjablonen voor documenten en workflows een flinke tijdsbesparing op."
Een goede lijn met de gebruikers
Ramdhani: "De gebruikers zijn uiteindelijk de bepalende succesfactor in een documentstrategie. Het is belangrijk dat zij de problemen herkennen en onderkennen, gemotiveerd zijn om de problemen op te lossen en de tijd hebben om de nieuwe werkwijze eigen te maken. Dit is de belangrijkste en in de praktijk ook vaak de lastigste vereiste voor een slimme documentstrategie."
De medewerkers van bedrijven in de sectoren bouw, techniek en offshore zijn in de regel vooral geïnteresseerd in het werk dat zij doen en niet in de (administratieve) processen daaromheen. Begrijpelijk, maar juist hierin is een wereld te winnen. Als professionals vooral on the road zijn en veel samenwerken met collega’s en externe betrokkenen op andere locaties, betaalt het zich uit om die samenwerking en kennisdeling te optimaliseren. Yuri Ramdhani: "Laaghangend fruit wil ik dit niet noemen, want het is niet voor niets zo lastig voor organisaties om dit met succes neer te zetten. Maar de aanhouder wint! Er ligt hier veel potentieel om het rendement uit projecten te verhogen."
