Vijf manieren om meer werk te verzetten met Google Apps
31 maart 2016 -
Gemiddeld spenderen we twee uur en een kwartier per dag aan het beantwoorden van e-mails. Elke maand gaan er 86 uur op aan het bijwonen van meetings. Een interne e-mail bij Google over time management heeft heel wat los gemaakt. Er is een beweging ontstaan die #maketime promoot: het reserveren van productieve en creatieve tijd in onze kalenders waarin we niet kunnen worden gestoord.
Op de #maketime-website kan iedereen ontdekken hoe ze meer tijd overhouden om daadwerkelijk het werk te doen dat gedaan moet worden, ongestoord.
Om u alvast op weg te helpen: vijf tips om tijd te besparen met Google Apps.
1. Reminders in Google Calendar
In Google Calendar kunt u eenvoudig een to-do-list aanmaken en koppelen aan geplande afspraken. De taken die nog niet zijn afgerond komen bovenaan je to-do-list, totdat u ze markeert als voltooid. Ook kunt u deze Reminders koppelen je contacten, waardoor het mogelijk is om telefoonnummers en e-mailadressen toe te voegen aan reminders. Als het bijvoorbeeld tijd is om een reservering te maken in een restaurant, kunt u meteen bellen vanuit de Reminder.
2. Automatisch e-mails beantwoorden
Nee, geen out-of-office: met Smart Reply kunt u automatisch antwoorden op e-mails zonder dat u zelf hoeft te typen. Dankzij machine learning leert Inbox van Gmail welk kort antwoord waarschijnlijk het meest geschikt is. Als gebruiker kunt u kiezen uit verschillende opties.
3. Onderzoeken met Docs
Constant moeten switchen tussen tabs en vensters kost tijd. In Google Docs en Slides kunt u daarom de Research tool gebruiken om snel een zoekopdracht in te geven die op zoek gaat naar online informatie – dat is zelfs zo in Android.
Na het verzamelen van data helpt de Explore tool met het analyseren van data en het suggereren van grafieken en charts.
4. Documenten delen met instant comments
Bestanden in Google Drive konden altijd al eenvoudig worden gedeeld met andere mensen. Door het toevoegen van een comment in een Doc, Sheet of Slide kunt u ook eenvoudig mensen toevoegen aan de conversatie: u hoeft alleen maar hun naam in te tikken en ze krijgen bericht dat hun naam wordt genoemd.
5. Afbeeldingen converteren naar tekst
Een van de meest recente vernieuwingen in Drive for Work is Optical Character Recognition, waarmee tekst in afbeeldingen kan worden geconverteerd naar tekstdocumenten. Hiermee kunt u bijvoorbeeld een foto maken van aantekeningen van een brainstorm en de tekst omzetten naar een collaboratief document.
Slimmer werken
Erik de Muinck Keizer, Country Manager Benelux bij Google for Work: "We kunnen de hoeveelheid e-mails die gebruikers ontvangen niet verminderen; wel is het mogelijk om tijd te besparen door slimmer samen te werken. Dat zou wel eens heel wat extra #maketime kunnen opleveren."
