Dagje minder? Vijf tips om meer uit de laatste dagen van maart te halen
29 maart 2016 -
Tweede Paasdag en, met een beetje geluk, Goede Vrijdag: een extra vrije dag is soms een welkom cadeautje en in maart kunnen we ons hart ophalen. Toch hebben die vrije dagen ook een keerzijde: werkgevers en werknemers hebben immers één of zelfs twee werkdagen minder.
En als de klok dan ook nog eens vooruit gaat (in de nacht van 26 op 27 maart, niet vergeten!) en we een uurtje minder slaap hebben, is het duidelijk: maart is niet onze meest productieve maand. Daarom zetten we vijf tips op een rij om meer uit uw dag te halen. Mét behulp van technologie en data. Uit mkb-onderzoek door Ipsos MORI blijkt namelijk, dat veel werknemers en werkgevers vinden dat een goede toegang tot zakelijke data – met behulp van de juiste technologie – tijd bespaart en productiviteit verhoogt. Lees en doe er uw voordeel mee!
1. E-mail? Ken uw prioriteiten
E-mail, u kunt er niet omheen. Bijna 72 procent van de mkb’ers ontvangt tot wel 25 e-mails per dag, en veel mensen voelen zich verplicht om direct te reageren. Om uw productiviteit te vergroten, is het wel belangrijk om rust te creëren. Plan daarom twee momenten per dag in om met uw e-mail aan de slag te gaan. Of pak eens de telefoon. Soms is bellen veel efficiënter, bijvoorbeeld bij een spoedopdracht of korte vraag. Chatten via Skype for Business kan ook een goede optie zijn. Ook bij het prioriteren van e-mails is technologie – bijvoorbeeld Clutter – uw beste vriend.
2. Met uw hoofd in de cloud
Word-, PowerPoint- of Excel-bestanden: als je er met meerdere collega’s aan werkt, dan blijft u vaak rondmailen. En zo’n document drukt vaak ook flink op de opslagruimte van de e-mailbox. Werk daarom samen aan hetzelfde online document – opgeslagen in de Microsoft-cloud – en bespaar de moeite van heen-en-weer mailen. Met ‘Edit’ in Word ziet u bovendien meteen wat een collega heeft veranderd, of u nu in dezelfde ruimte of aan de andere kant van de wereld zit. Fijn, want 58 procent van de werknemers vindt het belangrijk contact te hebben en te kunnen samenwerken met collega’s vanaf elke locatie.
3. Lijstjes, lijstjes, lijstjes
Hoe haalt u alles uit uw dag? Met lijstjes natuurlijk! Zo heeft u scherp voor ogen waar prioriteiten liggen. Creëer bijvoorbeeld een to-do-lijst in OneNote. Daarin houdt u altijd en overal bij wat u moet doen en, nog beter: wat u al gedaan hebt. Extra pluspunt: met een OneNote-lijst in de cloud houdt u ook anderen op de hoogte van uw voortgang.
4. Zoals het klokje thuis tikt…
De één begint het liefst om zes uur ’s ochtends, de ander is na middernacht op zijn best. Kennis van uw eigen bioritme kan een positieve invloed hebben op uw productiviteit. Dat betekent ook dat het belangrijk is dat werknemers altijd en overal toegang hebben tot zakelijke systemen. Niet voor niets vindt 70 procent van de Nederlandse werknemers een goede toegang tot interne systemen de belangrijkste voorwaarde voor productiviteit.
5. Zeg files gedag
Technologie heeft nog een voordeel: dankzij diensten als Skype for Business wordt werken op afstand een stuk eenvoudiger. Van de mkb’ers die werken met papieren systemen, zegt 68 procent op kantoor te moeten zijn om het werk te kunnen doen. Van de werknemers van geheel of gedeeltelijk ‘papierloze’ kantoren is dat slechts 34 procent. Dat werken op afstand soms heel handig kan zijn, heeft geen uitleg nodig. Vertraging met de trein of in de file staan is immers niet erg productief.
Zakelijke productiviteit
Ron Augustus, directeur Zakelijke Markt bij Microsoft Nederland: "Nederlanders hebben een druk leven. We zijn altijd op zoek naar een goede balans tussen ons werk- en privéleven, en productiviteit speelt daarbij een belangrijke rol. In staat zijn om overal te kunnen werken zonder beperkingen qua toegang, is heel belangrijk voor de zakelijke productiviteit van zowel werknemers als managers. We zijn daarom blij om te zien dat het mkb steeds vaker technologie inzet om contact tussen werknemers mogelijk te maken, en mobiele apparaten gebruikt om de flexibiliteit te vergroten. Zo creëren we samen de werkplaats van de toekomst, die op en top productief is."
