Grip op collaboration? Kies voor de weg van de minste weerstand
29 maart 2016 -
Toen de eerste kantoormedewerkers hun e-mail begonnen binnen te halen op hun smartphone veroorzaakte dat aanvankelijk een schrikreactie bij IT. De eerste stuiptrekking die vaak volgde was een verbod op BYOD, waarna medewerkers via een omweg natuurlijk toch weer met hun privé-apparaten konden inloggen op het bedrijfsnetwerk.
Volgens Erik de Muinck Keizer, Country Manager Benelux bij Google for Work, eindigde dit kat-en-muis-spel pas met mobile device management: "Toen IT met een goed en veilig alternatief kwam voor de zelfredzame collega’s, was BYOD geen probleem meer. Verbijstering, verbieden, en uiteindelijk faciliteren. Eigenlijk volgen alle technologieën die via de werknemers de vloer opkomen dezelfde route. Of het nu gaat om chat, videoconferencing of online storage."
Verbieden of stimuleren
Elke keer is er dus weer die fase waarin IT zich afvraagt of een nieuwe technologie nu moet worden verboden of juist gestimuleerd. De Muinck Keizer: "Er is maar één manier om dat dilemma te slechten: een alternatief bieden dat net zo goed is (of nog beter) dan de tools of devices die medewerkers zelf kunnen vinden."
Grip op strategie
"Collaboration zit op dit moment in die fase: volgens onderzoek van Dimension Data verliest IT steeds meer grip op de aanschaf en strategie van collaboration tools," ldus De Muinck Keizer. "In bijna negen op de tien gevallen zijn het business managers en eindgebruikers die uiteindelijk uitmaken welke collaboration tools er gebruikt worden. De IT-afdeling wordt steeds vaker omzeild in het maken van deze beslissing. Gemiddeld hebben bedrijven met meer dan 3.000 medewerkers meer dan 125 collaboration-apps in gebruik."
Shadow IT
Ook hier weer lijkt de discussie rondom collaboration zich toe te spitsen op de vraag of IT hier korte metten moet maken met shadow IT door deze tools te verbieden, of juist centraal licenties in te kopen. "Het verleden heeft ons geleerd dat verbieden niet heel veel zin heeft en ook nog eens contraproductief kan werken. Wat we wel kunnen doen, is lering trekken uit dat verleden: alleen als we een alternatief kunnen bieden dat net zo goed is of beter dan de tools die mensen zelf kunnen vinden (en soms aanschaffen), dan kan IT weer grip krijgen op collaboration."
Vier taken
Hoe? Om die vraag te beantwoorden, maakt De Muinck Keizer eerst onderscheid in de verschillende aspecten van collaboration. "We kunnen hier onderscheid maken tussen vier verschillende taken: communicatie, storage (en bestanden delen), samenwerken en beheer. Voor al deze taken geldt dat er losse tools zijn waarmee medewerkers samen kunnen werken. Of het nu gaat om Slack voor project management, WeTransfer voor het delen van bestanden of Whatsapp voor het uitwisselen van berichten - al deze tools zijn vrijelijk verkrijgbaar. IT kan ervoor kiezen om ze te verbieden, maar dan is er altijd wel weer een andere tool die een goed alternatief biedt."
Integratie
Integratie is volgens de Country Manager Benelux de enige manier om weer grip te krijgen op de wereld die collaboration heet. "Het grootste nadeel van al deze losse tools is namelijk dat alle platformen hun eigen gebruikersinterface hebben, met aparte logins en dus evenzoveel wachtwoorden – laat staan dat medewerkers een bestand in Dropbox rechtstreeks kunnen delen via Whatsapp of erin samen kunnen werken met collega’s. Om nog maar te zwijgen over compliance en het beveiligen van data.
Collaboration draait om productiviteit en als medewerkers merken dat de ene tool eenvoudiger te gebruiken is dan de ander, dan zullen ze daarvoor gaan. Als er één platform op waarmee ze kunnen communiceren, delen en samenwerken, dan is het voordeel ten opzichte van versnipperde apps en tools al gauw duidelijk.
Verbieden of ontmoedigen gaat niet, wat wel werkt is medewerkers verleiden om de weg van de minste weerstand te kiezen."
