Toenemende outsourcing van secretariaatswerkzaamheden
23 maart 2016 -
Wat niet tot de kernactiviteiten behoort, besteedt u uit. Dat gebeurt al jaren. Zo blijft u als organisatie flexibel en spaart u kosten uit. U kunt bepaalde bedrijfsprocessen zelfs naar goedkopere landen verplaatsen. Er is één categorie activiteiten waarvan men zou denken dat ze bij uitstek plaatsvinden binnen de bedrijfsmuren, namelijk: secretariaatsprocessen.
Toch ondervindt ook dat vakgebied momenteel een sterke trend naar outsourcing. Adecco Top Secretaries signaleert die trend in een net verschenen white paper, getiteld ‘De transformatie van het secretaressevak’, te downloaden via topsecretaries.nl.
Nieuwe secretaresserol
De publicatie is gerealiseerd door Liane Duit, Innovator/Trendtrendslator bij Top Secretaries, en professor Alex Klein, lector, bedrijfskundige en auteur van onder meer ‘Regengeluk’, ‘Ster van Succes’ en ‘Starterskompas’. Liane Duit deed de secretaressewereld eerder op haar grondvesten schudden met ‘De essentie van de nieuwe assistant’ (2012). Daarin schetst ze een treffend beeld van de nieuwe secretaresserol in een werkomgeving waarin managers met gebruik van digitale technieken hun eigen agenda bepalen en routinewerk wordt overgenomen door computers of zelfs robots.
Trendbreuk in arbeidsrelatie secretaresse-directie
Nog maar net gewend aan die nieuwe rol, moet de secretaresse alweer rekening houden met een volgende ontwikkeling. Waar vakgebieden als ICT, finance en catering voorop liepen als het om outsourcing gaat, is nu het secretariaat aan de beurt. Dit is van grote invloed op het vak, maar ook op het aantal arbeidsplaatsen dat binnen het vak te verdelen is. Dat aantal loopt de laatste jaren al flink terug – een trend die dit jaar lijkt door te zetten.
De impact van digitalisering en robotisering op de uitvoering en beleving van het secretaressevak – ook wel business support genoemd – is nu al groot en zal veel groter worden, voorspelt Liane Duit. Dit vergt een enorm aanpassingsvermogen van de assistant zelf, maar ook van de bestuurslaag en het management. "Op bestuursniveau moet goed worden nagedacht over wat je wel en niet wilt uitbesteden, over de nieuwe inrichting van het secretariaat en over de vraag hoe je assistants faciliteert om zich te blijven ontwikkelen en verbeteren."
Liane Duit: "Outsourcing van business support is een echte trendbeuk in de jarenlange arbeidsrelatie tussen directie en secretaresse. Het geeft eens te meer aan dat werk er in de toekomst écht anders uit gaat zien en dat we niet vroeg genoeg met de voorbereiding kunnen beginnen.
