Assistant wint van secretaresse: van onzichtbaar naar onmisbaar
17 maart 2016 -
De opmars van Virtual Assistants (VA), de veranderingen van organisatiestructuren en de nieuwe generatie managers zijn ontwikkelingen die zorgen voor de snelle dood van het secretaressevak. Hoe kijkt de moderne Assistant naar deze bedreigingen en hoe kan ze deze weerstaan?
Assistant2 heeft onderzoek gedaan naar de bedreigingen voor het vak onder ruim 2.000 Assistants. Uit dit onderzoek blijkt dat het merendeel van de ondervraagden zich geen zorgen maakt over consequenties van de vergaande digitalisatie zoals de opmars van Virtual Assistants . Deze assistants-op-afstand nemen routinehandelingen en planningstaken over en slokken zo de rol van de traditionele secretaresse op, maar niet de rol van de moderne Assistant. "Intuïtie en contact is nog steeds de kern van het vak," aldus de Assistants van nu. De computer kan de persoonlijke aandacht en hospitality die de Assistants bieden niet overnemen. "Een robot kan niet aanvoelen waar speciale aandacht wordt vereist," aldus Sandra (Assistant bij Assistant2 met ruim tien jaar ervaring in het vak).
Nieuwe Werken
De steeds populairder wordende organisatiestructuur Het Nieuwe Werken (HNW) zou eveneens als bedreiging kunnen worden gezien. Men zou kunnen stellen dat nieuwe communicatiemiddelen taken vervangen en het persoonlijk contact – een van de belangrijkste taken van de Assistant als bemiddelaar – door flexibele werktijden en -plekken lastiger wordt gemaakt. De Assistant anno nu ziet HNW echter niet als een bedreiging, maar als een verandering die mogelijkheden biedt en kansen schept. Zo zijn zij meer in staat zelf taken uit te voeren en keuzes te maken. Uit onderzoek onder de Assistants blijkt zelfs dat het merendeel van de ondervraagden aangeeft dat hun werktijden en -plekken nog niet flexibel genoeg zijn. Hier liggen kansen voor managers en het bedrijfsleven.
Empowered
De voornaamste voorwaarde hierbij is dat de Assistant empowered is. De Assistant kan zichzelf alleen onmisbaar maken door daadwerkelijk bij te dragen aan het succes van het bedrijf. Dit doet de empowered Assistant door zelfstandig complexere taken uit te voeren, mee te denken over inhoudelijke vraagstukken en proactief te werken. Volgens Fons Scheltema, directeur-eigenaar van Assistant2, is ‘dit waar iedere Assistant van nu naartoe moet bewegen’. Het opkrikken van competenties en blijven ontwikkelen is voor de Assistant essentieel om bij te blijven en niet achterover te leunen en onzichtbaar te worden. Wie niet meegaat wordt bedreigd en sterft uiteindelijk een stille dood.
De resultaten van het onderzoek worden op Assistant 2 Day, 21 april (Secretaresse Dag) bekendgemaakt.
