Doe je zaken via Whatsapp? Pas dan goed op je woorden
26 februari 2016 -
Whatsapp is superhandig; ook op de werkvloer. Op weg naar je volgende afspraak nog snel even je personeel aan het werk zetten en een paar vragen van klanten beantwoorden. Lekker efficiënt, maar weet je ook hoe het juridisch zit? Zo zijn afspraken die je in een app’je maakt rechtsgeldig. En ook privacy is een aandachtspunt. Zeker als je aan de slag gaat met webcare via Whatsapp.
Door: Ramon van Lieshout, jurist bij Flexx van DAS
Ontslag via Whatsapp
Afgelopen jaar ontsloeg een werkgever een van zijn medewerkers via Whatsapp. Hij liet in een bericht weten dat hij zijn tijdelijk contract niet verlengde. Misschien niet zo’n fraaie actie, maar volgens de rechter mag het wel. Een bericht via Whatsapp kan voldoende zijn om een medewerker de laan uit te sturen. Of om te laten weten of je zijn tijdelijke contract verlengt of juist niet. Er moet dan wel bewijs zijn dat je werknemer het bericht heeft ontvangen en gelezen. En de blauwe statusvinkjes van Whatsapp zijn in de rechtbank dan niet altijd genoeg. Want hoe weet je nu bijvoorbeeld dat het kind van de medewerker niet met het toestel heeft zitten spelen?
Weet wat je zegt
De uitspraak van de rechter maakt het je niet alleen makkelijker om officieel mededelingen te doen aan je werknemers. Want de uitspraak zegt ook dat Whatsapp-berichten tellen als een schriftelijke overeenkomst. En dat betekent dat medewerkers, klanten en leveranciers je mogen houden aan beloftes die je doet op Whatsapp. Dus als je een vakantieaanvraag van een medewerker goedkeurt op Whatsapp kun je daar later niet op terugkomen zonder dringende reden. En beloof je via Whatsapp dat een klant een defect product mag ruilen, of ga je in een bericht akkoord met de prijs van een leverancier? Dan is het vrij zeker dat je aan die afspraken vastzit.
Ook webcare op Whatsapp
Je kunt Whatsapp natuurlijk gebruiken voor alledaagse berichten. Maar er zijn ook steeds meer bedrijven die ook webcare aanbieden via de berichtenservice. En dat roept nieuwe juridische vragen op. Dat blijkt uit onderzoek van socialmedia-expert Jarno Duursma onder 77 bedrijven die in 2015 startten met klantenservice via Whatsapp. Zij worstelen vooral met de privacywetgeving. Moet je klanten ook via Whatsapp bijvoorbeeld lastigvallen met je privacyverklaring?
Het is zeker verstandig om klanten bij de start van een gesprek op je disclaimer te wijzen. Geen fijne binnenkomer, maar dan weten klanten in elk geval wat je met de gesprekgegevens doet. En dan is er nog de Wet bescherming persoonsgegevens. Die zorgt ervoor dat je niet zomaar naar naam en adres mag vragen. Heb je die wel nodig, dan kun je beter even bellen met de klant. Misschien niet de service die je voor ogen hebt, maar je voorkomt in elk geval dat je het aan de stok krijgt met de Autoriteit Consument & Markt.
Een conflict over een afspraak die je via Whatsapp hebt gemaakt? Dat natuurlijk altijd gebeuren. En dan kan het fijn zijn om hulp achter de hand te hebben. Vraag direct jouw Je weet maar nooit-voucher aan voor €25 kennismakingskorting op juridische hulp van Flexx van DAS.
Dit is een gesponsord nieuwsbericht van Flexx van DAS.
Webcare via whatsapp is naar mijn mening de toekomst. Dit is volgens mij voor iedereen een win win. Ik hoop dat er hier binnenkort apps voor komen die het allemaal overzichtelijker maken.
