4 februari 2016 -
Steeds meer bedrijven maken de overstap naar Office 365. Deze oplossing biedt vertrouwde programma’s zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint, maar dan in de cloud. Voor veel bedrijven een logische stap, want medewerkers zijn vaak al gewend om te werken met Office en dat maakt de overgang minder groot.
In de praktijk lijkt het slechts een kwestie van migreren naar de cloud: een taak weggelegd voor IT dus. Toch wordt de overstap een groter succes als alle lagen van de organisatie betrokken zijn.
Enthousiasme benutten
Bedrijven doen er goed aan alle lagen van de organisatie al in het begin van de migratie bij het proces te betrekken, stelt Rick van Schaik, VP Cloud Services bij KPN Zakelijke Markt. "Niet iedereen is fan van verandering. Maar er zijn ook medewerkers die juist uitgedaagd worden door nieuwe mogelijkheden en voorop staan om de nieuwe functionaliteiten van Office 365 te gaan gebruiken. Bedrijven kunnen hier slim gebruik van maken, want collega’s leren van elkaars ervaring en enthousiasmeren elkaar. Geef enthousiaste medewerkers dan ook een ambassadeursrol bij de overstap."
Daarnaast is de rol van de afdelingen HR en Communicatie belangrijk om de overstap soepel te laten verlopen. "Bedrijven kunnen niet verwachten dat medewerkers zelf alle nieuwe functies ontdekken en benutten," zegt Van Schaik. "De afdelingen HR en Communicatie zijn belangrijk om medewerkers hierin te begeleiden en te laten zien wat voor hen de toegevoegde waarde is van de nieuwe werkomgeving. Uiteindelijk is het voor iedereen fijn als er meer tijd overblijft voor de belangrijkste taken. Zorg dat medewerkers op de hoogte worden gehouden van het veranderproces en biedt ze begeleiding, bijvoorbeeld in de vorm van video’s, handleidingen of trainingen."
Efficiënter en productiever
Dat veel medewerkers al vertrouwd zijn met het Office-pakket is handig, want het versoepelt de overstap. Tegelijkertijd schuilt er ook een klein risico achter deze vertrouwdheid, stelt Van Schaik. "De gewenning geeft medewerkers het gevoel dat ze de functionaliteiten van binnen en van buiten kennen en het kan verleidelijk zijn daar aan vast te houden. Maar Office 365 biedt juist een heleboel nieuwe functies die het werk efficiënter en productiever kunnen maken. Bedrijven doen er dan ook goed aan om tijd te investeren in het bijspijkeren van medewerkers. Zo wordt er gegarandeerd het optimale uit het nieuwe pakket gehaald."
Tips
Van Schaik geeft de volgende drie tips om meer uit Office 365 te halen:
Werk online en realtime samen
Office 365 kan de productiviteit binnen een bedrijf flink opschroeven dankzij de uitgebreide mogelijkheden om samen te werken. Vaak zijn de onderdelen OneDrive en SharePoint nieuw voor medewerkers. OneDrive is een online opslagdienst die de mogelijkheid biedt documenten in de cloud te bewaren en te benaderen vanaf elke locatie en elk apparaat. Bovendien kunnen de bestanden eenvoudig gedeeld worden. Zo weten medewerkers zeker dat ze altijd en overal over de laatste versie beschikken. SharePoint, het overkoepelende platform, maakt het mogelijk om met elkaar te communiceren in dezelfde omgeving en zelf naar wens nieuwe apps te koppelen, zoals tools voor CRM of task management.
Stimuleer nieuwe communicatievormen
Het softwarepakket in de cloud brengt nieuwe communicatiemogelijkheden met zich mee. Zo biedt Office 365 ook Skype for Business. Hiermee kunnen medewerkers online vergaderingen opzetten via een video conferentie. Ook biedt Skype de optie ‘instant messaging’, waarmee collega’s met elkaar kunnen chatten of praten en tegelijkertijd in een document kunnen samenwerken. Deze mogelijkheden zijn er via de laptop, maar ook via tablet of smartphone.
Verbeter backup en security
Medewerkers zijn er zelf vaak niet actief mee bezig, maar voor de IT-verantwoordelijke is het een essentiële verbetering: de veiligheid. Met Office 365 krijgen medewerkers veel vrijheid om zelf in de cloud-omgeving te werken en bijvoorbeeld apps te kiezen, zonder dat de veiligheid in gevaar komt. Medewerkers kunnen zelf documenten delen en collega’s co-auteur maken in bijvoorbeeld Excel, Word en PowerPoint. Bovendien kunnen ze vanaf elke locatie en vanaf elk apparaat op een veilige manier inloggen in de werkomgeving. Microsofts Data Loss Prevention, Azure Active Directory en Mobile Device Management bieden daarbij een goede basis voor veiligheid. Uiteraard blijft het belangrijk om veiligheid voorop te blijven stellen en zorgvuldig met gevoelige documenten om te gaan.
