Verbeter uw compliance met effectief personeelsmanagement
24 december 2015 -
Organisaties moeten zich aan tal van HR-normen, -wetten, -regels en -richtlijnen houden. Dit zijn regels die vanuit de overheid zijn opgelegd, maar ook zelf opgestelde interne regels dienen nageleefd te worden. De compliance is het naleven van deze afspraken.
Personeelsmanagement kan bedrijven hierbij helpen. Door personeelsmanagement effectief in te regelen en te automatiseren, kunnen organisaties namelijk nauwkeurige berekeningen maken en weloverwogen beslissingen nemen. Rolf van Lierde, general manager MKB bij Kronos, geeft tips.
Consistent bedrijfsregels doorvoeren
"Wanneer HR-managers gebruikmaken van technologie voor personeelsmanagement worden medewerkersgegevens automatisch bijgewerkt en geüpdatet. Met integratiefuncties voor personeelsgegevens, wordt tevens alle data bij elkaar gebracht in één bron. Doordat deze informatie in één systeem wordt opgeslagen, kunnen organisaties bedrijfsregels consistent toepassen en doorvoeren. Zij hoeven immers niet meer handmatig gegevens uit meerdere systemen te trekken en een grote puzzel op te lossen voor zij alle data bij elkaar hebben. En juist hier gaat men onbewust nog wel eens de fout in. Een verkeerde blokkade op een persoon zetten of per ongeluk toegang verschaffen tot geheime documenten, dit zijn menselijke fouten die snel gemaakt zijn. Het risico op dit soort fouten wordt volledig weggenomen als personeelsmanagement in één geïntegreerd systeem wordt verwerkt," aldus Van Lierde.
Eenvoudig beschikken over juiste informatie
Om u als bedrijf goed aan de regels te kunnen houden, is het daarnaast van belang dat het aantal gewerkte uren inzichtelijk is. Van Lierde: "Veel bedrijven hebben het aantal uren wel in kaart, het waar en wanneer ontbreekt echter vaak nog. Als HR-managers dit plaatje compleet hebben, dan zijn zij in staat een compleet beeld te schetsen. Door deze gegevens nauwkeurig en real-time vast te leggen, ontstaat er een solide basis. Het berekenen van het salaris, het aantal vrije dagen, de secundaire voorzieningen waar de werknemer recht op heeft en compliance-kwesties op basis van wanneer, waar en hoeveel een werknemer heeft gewerkt, wordt hiermee een stuk eenvoudiger."
Voorkom boetes en verlaag kosten
Het veiligstellen van de compliance kan naast het voorkomen van overtredingen en het beschikken over complete informatie, nog op andere manieren waarde toevoegen. Organisaties kunnen door goede compliance namelijk het risico afzwakken en zo boetes voorkomen. Deze boetes kunnen bijvoorbeeld op de mat vallen vanwege onopzettelijke non-compliance met wetgeving rondom werktijden en arbeid of regels van vakbonden of andere regelgevende instanties. "De mogelijkheid om rapportages en gegevens in te zien via een geautomatiseerd hulpmiddel verlaagt daarnaast de kosten wanneer problemen ontstaan. Managers hoeven tenslotte minder tijd te besteden aan het achterhalen van informatie, waardoor het probleem sneller en een stuk gemakkelijker kan worden opgelost. Door personeelsmanagement te automatiseren en technologie in te zetten, worden informatiestromen bij elkaar gebracht. HR-managers hoeven zich minder zorgen te maken of zij wel aan de wet- en regelgeving voldoen en zij kunnen voortaan met een gerust hart de salarisuitbetalingen en administratie doen."
